2. Disposición de página. Datos.
2.1. Configurar página.
En el grupo “Configurar Página” de la ficha “Disposición de página”, se pueden realizar diversos ajustes que afectan la presentación al imprimir una hoja de cálculo en Excel. Entre las opciones disponibles se encuentran la definición de márgenes de la hoja, la orientación del papel al imprimir, el centrado tanto vertical como horizontal, la especificación de saltos de página, la delimitación del área de impresión, la inclusión de un fondo, la repetición. de filas de título al imprimir y la posibilidad de configurar encabezados y pies de página desde el cuadro de diálogo del grupo.
Para establecer los márgenes, puedes utilizar el botón “Márgenes”, que ofrece márgenes predefinidos o la opción “Márgenes personalizados…” que te lleva al cuadro de diálogo “Configurar página” en la ficha “Márgenes”. Aquí, puedes ingresar valores específicos para los márgenes y encabezados/pies de página, además de centralizar el contenido de la hoja tanto vertical como horizontalmente en la página.
El botón “Orientación” en el grupo “Configurar página” te permite cambiar la orientación de la página entre horizontal y vertical, lo cual impactará la impresión de la hoja de cálculo.
En cuanto al tamaño del papel, el botón “Tamaño” ofrece opciones de tamaños predefinidos, y la opción “Más tamaños de papel…” te lleva al cuadro de diálogo “Configurar página” en la ficha “Página”. Aquí, puedes elegir la orientación del papel entre horizontal y vertical, determinando así la forma en que se imprimirán las hojas de cálculo en Excel 2019.
En la sección “Escala” encontramos dos ajustes clave:
- Ajustar al: Esta opción permite reducir o aumentar el tamaño de la hoja de cálculo impresa. Puedes disminuir la hoja hasta un 10% de su tamaño normal o aumentarla hasta un 400%. Esta configuración es útil para ajustar la impresión según tus preferencias de tamaño.
- Ajustar a: Este ajuste se utiliza para reducir la hoja de cálculo o la selección al imprimir, de manera que se adapta al número de páginas especificadas. Es útil especialmente cuando deseas garantizar que el contenido se imprima de manera legible y bien distribuida en el número deseado de páginas, optimizando así la presentación de tu información al imprimir.
Estas opciones en la zona de Escala brindan flexibilidad al personalizar la presentación de tus hojas de cálculo al imprimir, permitiendo ajustes precisos de tamaño y distribución según tus necesidades específicas.
- Tamaño del papel: Permite seleccionar el tamaño específico del papel en el que se imprimirá la hoja de cálculo.
- Calidad de impresión: Permite elegir la calidad de impresión, lo que puede ser relevante para impresoras que admitan diferentes niveles de calidad.
- Primer número de página: Puede establecer si la numeración de las páginas comienza automáticamente desde el número “1” (si es la primera página de la tarea de impresión) o por el siguiente número en la secuencia (si no es la primera página). También puedes ingresar manualmente un número específico para comenzar la numeración de página desde un valor diferente a “1”.
El botón “Área de impresión” en el grupo “Configurar página” te permite seleccionar un conjunto de celdas y designarlas como el área de impresión, lo que significa que solo esa área se imprimirá. Además, brinda la opción de agregar áreas de impresión a una ya existente y, por supuesto, eliminar las áreas de impresión configuradas previamente. Esto proporciona un control detallado sobre qué parte de la hoja de cálculo se imprimirá, permitiéndote adaptar la impresión a tus necesidades específicas.
El botón “Saltos” en el grupo “Configurar página” facilita la inserción de saltos de página en la fila que se encuentra activa. Además, brinda la opción de eliminar estos saltos y restaurar los saltos de página originales. Los saltos de página indican a Excel dónde comenzar una nueva página en la copia impresa y se insertan encima ya la izquierda de la celda seleccionada.
En cuanto al botón “Fondo” en el grupo “Configurar página”, este permite agregar una imagen de fondo a la hoja de cálculo activa. Para obtener más detalles sobre cómo insertar imágenes desde un archivo, puedes consultar la sección dedicada a las imágenes en este libro.
El botón “Imprimir títulos” en el grupo “Configurar página” posibilita especificar las filas y las columnas que se repetirán en cada una de las páginas impresas. Esta función es útil para asegurar que ciertas filas de encabezado o columnas de datos se mantengan visibles en todas las páginas impresas, proporcionando consistencia en la presentación de la información.
2.2. Encabezados y pies de página.
Un encabezado es la sección de la hoja que se encuentra entre el borde superior de la página y el margen superior. En esta área, es posible insertar texto o imágenes, al igual que en la página principal, pero su acceso se realiza de manera especial. Inicialmente, un encabezado se repetirá en todas las páginas de la hoja de cálculo, aunque, como se verá más adelante, se puede definir que esto no sucederá siempre.
Por otro lado, un pie de página es la porción de la hoja ubicada entre el borde inferior y el margen inferior. Al igual que en el encabezado, en el pie de página se pueden incorporar texto o imágenes, y su acceso se realiza de manera específica.
Es importante destacar que tanto los encabezados como los pies de página operan de manera similar. Por lo tanto, cuando nos referimos a encabezados, también estamos haciendo referencia a los pies de página. Estos elementos permiten personalizar la información que se muestra en la parte superior e inferior de cada página impresa, brindando flexibilidad en la presentación de documentos en Excel.
En Excel 2019, existen dos métodos para trabajar con encabezados y pies de página:
- Desde la vista “Disposición de página”:
- Acceda a esta vista presionando su botón en la barra de estado.
- Luego, haz clic sobre el encabezado o el pastel directamente.
- También puedes acceder a esta vista desde la ficha “Insertar”, presionando el botón “Encabezado y pie de página”, lo que te llevará a la vista “Disposición de página”.
- Desde la ficha “Encabezados y pies” del cuadro de diálogo “Configurar página”:
- Dirígete al grupo “Configurar página” en la ficha “Disposición de página”.
- Desde allí, acceda al cuadro de diálogo “Configurar página”.
- En este cuadro de diálogo, ve a la ficha “Encabezados y pies”.
- Aquí, puedes personalizar los encabezados y pies de página según tus necesidades.
Encabezados y pies en vista Disposición de página.
Cuando presionamos el botón “Encabezado y pie de página” en la ficha “Insertar”, accedemos a la vista “Disposición de página”, y en la cinta de opciones, aparece la ficha “Diseño” de las “Herramientas para encabezado y pie de página”.
Los encabezados y pies se dividen en tres secciones: izquierda, central y derecha. Esta estructura facilita la colocación de texto a la izquierda, en el centro ya la derecha, dado que Excel no utiliza tabulaciones como en Word.
Para escribir en el encabezado, simplemente haz clic en una de las secciones y escribe el texto deseado. Es importante destacar que el encabezado no realiza cálculos; es simplemente una zona para insertar texto y campos como números de página, entre otros.
Si un texto es demasiado largo y no cabe en el encabezado, ocupará las demás secciones como si no hubiera divisiones, convirtiendo el encabezado en una única sección, como se muestra en el ejemplo de la imagen.
En el grupo “Encabezado y pie de página” de la ficha “Diseño” de las “Herramientas para encabezado y pie de página”, encontramos dos botones que permiten insertar autotextos como encabezados y pies predeterminados. La mayoría de estos contienen códigos que muestran información como el número de página, el nombre del autor y el nombre de la hoja de cálculo.
En el grupo “Elementos del encabezado y pie de página” de la ficha “Diseño”, hay botones que permiten insertar códigos individualmente, como la fecha actual, el número de página, la ruta del archivo o una imagen, en una sección específica.
En el grupo “Exploración” de la ficha “Diseño”, encontramos botones que permiten cambiar del encabezado al pie y viceversa. Estas herramientas facilitan la navegación y la edición entre las secciones de encabezado y pie de página.
En el grupo “Opciones” de la ficha “Diseño”, encontramos cuatro casillas de verificación:
- La casilla de verificación “Ajustar la escala con el documento” especifica si el encabezado y el pie de página deben ajustarse para utilizar la función “Reducir hasta ajustar” en el documento.
- La casilla de verificación “Alinear con márgenes de página” alinea los lados del encabezado o pie de página con los márgenes de la página.
- Las casillas de verificación “Primera página diferente” y “Páginas pares e impares diferentes” permiten configurar distintos tipos de encabezados y pies de página para la primera página y para páginas pares e impares, respectivamente.
Es importante recordar que todo lo que se menciona en el encabezado también se aplica de la misma manera para el pie de página. Estas ofrecen opciones de flexibilidad para personalizar la presentación de encabezados y pies de página según las necesidades específicas de formato y contenido del documento.
