3. Bases de datos (Listas) en Excel.
Los pasos para ordenar alfabéticamente una lista en Excel:
Ordenar Lista Alfabéticamente:
Seleccionar Rango:
Selecciona el rango de celdas que deseas ordenar. En este caso, el rango A1:D10.
Ir a la Pestaña Inicio:
Ve a la pestaña “Inicio” en la cinta de opciones.
Grupo Modificar:
En el grupo “Modificar”, busca la opción “Ordenar y Filtrar”.
Elegir Orden Personalizado:
Selecciona “Ordenar y Filtrar” y elige “Orden Personalizado”.
Configurar Opciones de Orden:
En el cuadro de diálogo “Ordenar”, puedes configurar las opciones de orden. En “Columna”, selecciona la columna por la cual deseas ordenar (por ejemplo, Nombre y luego Apellido).
Seleccionar Criterios:
Puedes agregar múltiples niveles de ordenación seleccionando “Añadir Nivel” y especificando criterios adicionales.
Aceptar:
Haz clic en “Aceptar” para aplicar el orden personalizado.
Siguiendo estos pasos, podrás ordenar los datos alfabéticamente según los criterios que hayas seleccionado. Repite estos pasos para las otras hojas de cálculo si es necesario.
Los pasos básicos para filtrar datos en Excel 2019:
Filtrar Datos en Excel:
Seleccionar la Lista:
Selecciona el rango de celdas que contiene la lista que deseas filtrar.
Ir a la Pestaña “Datos”:
Dirígete a la pestaña “Datos” en la cinta de opciones.
Habilitar el Filtro:
En el grupo “Ordenar y Filtrar”, busca y haz clic en el botón “Filtro” o “Ordenar y Filtrar” para activar el filtro.
Aparecerán Flechas de Filtro:
Verás flechas de filtro en la parte superior de cada columna del rango seleccionado.
Filtrar por Columna:
Haz clic en la flecha de filtro de la columna por la cual deseas filtrar y selecciona los criterios que desees aplicar.
Filtrar Múltiples Columnas:
Puedes aplicar filtros en múltiples columnas al mismo tiempo.
Limpiar Filtros:
Para quitar los filtros, vuelve a la pestaña “Datos” y haz clic en “Limpiar” o “Eliminar Filtro”.
Al seguir estos pasos, podrás filtrar fácilmente los datos de tu lista en Excel.
Subtotales
los pasos para agregar subtotales en Excel después de ordenar los datos:
Seleccionar el Rango de Datos:
Asegúrate de tener seleccionado el rango de datos completo, incluyendo la columna por la cual deseas calcular los subtotales.
Ir a la Pestaña “Datos”:
Dirígete a la pestaña “Datos” en la cinta de opciones.
Seleccionar “Subtotales”:
En el grupo “Datos”, busca y haz clic en “Subtotales”.
Configurar Opciones de Subtotales:
Aparecerá un cuadro de diálogo. En este cuadro, selecciona la columna para la cual deseas calcular los subtotales y elige la función de resumen (suma, promedio, etc.) que deseas aplicar.
Configurar “En cada cambio de”:
Selecciona la columna que contiene los cambios en los cuales deseas que se apliquen los subtotales.
Elegir las Funciones de Resumen:
Puedes elegir diferentes funciones de resumen para distintas columnas si lo deseas.
Hacer Clic en “Aceptar”:
Una vez configuradas las opciones, haz clic en “Aceptar”.
Excel insertará automáticamente las filas de subtotales en los cambios especificados y realizará la función de resumen que hayas seleccionado. Puedes contraer o expandir los niveles de subtotales haciendo clic en los símbolos “+” o “-” junto a los encabezados de fila.
Este es un resumen básico de cómo agregar subtotales en Excel.
La inserción de los subtotales en Excel:
Configurar las Opciones de Subtotales:
En el cuadro de diálogo “Subtotales”, asegúrate de que las opciones sean las deseadas. En este caso, has seleccionado “Curso” para calcular los subtotales y has elegido la función de resumen “Suma” para la columna de precios.
Hacer Clic en “Aceptar”:
Una vez que hayas configurado las opciones según tus preferencias, haz clic en “Aceptar”.
Observar los Subtotales Insertados:
Excel insertará automáticamente filas de subtotales después de cada cambio en la columna especificada (en este caso, “Curso”). Además, colocará un total general al final si has marcado la opción de Resumen debajo de los datos.
Usar Controles de Grupo:
Observa los controles de grupo que Excel coloca a la izquierda de la hoja de cálculo. Estos controles te permiten expandir o contraer los grupos de datos según los subtotales. Haz clic en alguno de estos controles para ver cómo se expanden o contraen los grupos correspondientes.
Ahora, deberías tener subtotales insertados en tu hoja de cálculo según la configuración que especificaste.
Vamos a seguir con los siguientes pasos:
Agregar un Nuevo Subtotal por Aula:
Ordena los datos por el campo “Aula” manteniendo el orden actual por “Curso”. Ve a la ficha “Datos” y utiliza la opción “Ordenar” para agregar un nuevo nivel de ordenación.
Ordenar por Aula sin Eliminar Subtotales:
Al ordenar por “Aula”, es posible que Excel te pida eliminar los subtotales existentes. Sin embargo, como deseas mantener los subtotales por “Curso”, asegúrate de desmarcar la opción que sugiere eliminar subtotales al ordenar.
Crear Subtotales por Aula:
Después de ordenar por “Aula”, vuelve a la opción “Subtotales” y configura el nuevo subtotal por “Aula”. Asegúrate de desmarcar la opción de “Reemplazar subtotales existentes”.
Verificar los Resultados:
Observa cómo ahora tienes subtotales tanto por “Curso” como por “Aula”. Los subtotales de “Curso” se calculan primero, seguidos de los subtotales de “Aula” para cada “Curso”.
Con estos pasos, deberías haber añadido con éxito un nuevo nivel de subtotales por “Aula” sin eliminar los subtotales existentes por “Curso”.
Si deseas eliminar un subtotal específico sin afectar los demás, puedes seguir estos pasos:
Eliminar un Subtotal Específico:
Ve a la ficha “Datos” y selecciona “Subtotales”.
En el cuadro de diálogo “Subtotales”, selecciona el campo para el cual deseas eliminar el subtotal. Por ejemplo, si deseas eliminar el subtotal por “Aula”, selecciona “Aula”.
Después, en la sección “Quitar subtotales en”, marca la casilla correspondiente al campo para el cual deseas eliminar el subtotal.
Haz clic en “Aceptar”.
Estos pasos deberían permitirte quitar un subtotal específico sin afectar los demás.
