5. Funcionamiento electrónico del Sector Público.
5.1. Introducción.
Los artículos 38 a 46 bis de la Ley 40/2015, del 1 de octubre, que regulan el funcionamiento electrónico del sector público, deben ser considerados junto con la Disposición Adicional Novena de esta misma ley. Esta disposición establece lo siguiente:
- La Comisión Sectorial de administración electrónica, que opera bajo la supervisión de la Conferencia Sectorial de Administración Pública, es el órgano técnico encargado de la colaboración entre la Administración General del Estado, las Administraciones de las Comunidades Autónomas y las Entidades Locales en asuntos relacionados con la administración electrónica.
- La Comisión Sectorial de la administración electrónica llevará a cabo, al menos, las siguientes funciones: a) Garantizar que los sistemas y aplicaciones utilizadas por las Administraciones Públicas sean compatibles e interoperables. b) Promover el desarrollo de la administración electrónica en España. c) Fomentar la cooperación entre las Administraciones Públicas para proporcionar información administrativa clara, actualizada y precisa.
Cuando sea relevante en función de los temas tratados, se podrá invitar a organizaciones, corporaciones o agentes sociales que se consideren apropiados en cada caso para participar en las discusiones de la Comisión Sectorial.
En lo que respeta a los procedimientos, se deben seguir las pautas establecidas en la Ley 39/2015, del 1 de octubre, sobre el Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.
5.2. La sede electrónica.
El artículo 38 de la Ley de Régimen Jurídico del Sector Público (LRJSP) establece las disposiciones relacionadas con la sede electrónica de la siguiente manera:
1. La sede electrónica es aquella dirección electrónica, disponible para los ciudadanos a través de redes de telecomunicaciones, cuya titularidad corresponde a una Administración Pública, o bien a una o varios organismos públicos o entidades de Derecho Público en el ejercicio de sus competencias.
2. El establecimiento de una sede electrónica conlleva la responsabilidad del titular respecto de la integridad, veracidad y actualización de la información y los servicios a los que pueda accederse a través de la misma.
3. Cada Administración Pública determinará las condiciones e instrumentos de creación de las sedes electrónicas, con sujeción a los principios de transparencia, publicidad, responsabilidad, calidad, seguridad, disponibilidad, accesibilidad, neutralidad e interoperabilidad. En todo caso deberá garantizarse la identificación del órgano titular de la sede, así como los medios disponibles para la formulación de sugerencias y quejas.
4. Las sedes electrónicas dispondrán de sistemas que permitan el establecimiento de comunicaciones seguras siempre que sean necesarias.
5. La publicación en las sedes electrónicas de informaciones, servicios y transacciones respetará los principios de accesibilidad y uso de acuerdo con las normas establecidas al respecto, estándares abiertos y, en su caso, aquellos otros que sean de uso generalizado por los ciudadanos.
6. Las sedes electrónicas utilizarán, para identificarse y garantizar una comunicación segura con las mismas, certificados reconocidos o cualificados de autenticación de sitio web o medio equivalente.
5.3. Portal de Internet.
A tenor del art. 39 LRJSP, se entiende por portal de Internet el punto de acceso electrónico cuya titularidad corresponda a una Administración Pública, organismo público o entidad de Derecho Público que permite el acceso a través de Internet a la información publicada y, en su caso, a la sede electrónica correspondiente.
5.4. Sistemas de identificación de las Administraciones Públicas.
El art. 40 LRJSP se refiere a los sistemas de identificación de las Administraciones Públicas, disponiendo que:
1. Las Administraciones Públicas podrán identificarse mediante el uso de un sello electrónico basado en un certificado electrónico reconocido o cualificado que reúna los requisitos exigidos por la legislación de firma electrónica. Estos certificados electrónicos incluirán el número de identificación fiscal y la denominación correspondiente, así como, en su caso, la identidad de la persona titular en el caso de los sellos electrónicos de órganos administrativos. La relación de sellos electrónicos utilizados por cada Administración Pública, incluyendo las características de los certificados electrónicos y los prestadores que los expiden, deberá ser pública y accesible por medios electrónicos. Además, cada Administración Pública adoptará las medidas adecuadas para facilitar la verificación de sus sellos electrónicos.
2. Se entenderá identificada la Administración Pública respecto de la información que se publique como propia en su portal de Internet.
En relación con esta materia, debe tenerse en cuenta la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica (Ley 59/2003, de 19 de diciembre, en otras citas), modificada por la Ley 56/2007, de 28 de diciembre, de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información; por la Ley 9/2014, de 9 de mayo, General de Telecomunicaciones; por la Ley 25/2015, de 28 de julio, de mecanismo de segunda oportunidad, reducción de la carga financiera y otras medidas de orden social, y por la Ley 39/2015, de 1 de octubre.
5.5. Actuación administrativa automatizada.
El art. 41 LRJSP regula la actuación administrativa automatizada, prescribiendo que:
1. Se entiende por actuación administrativa automatizada, cualquier acto o actuación realizada íntegramente a través de medios electrónicos por una Administración Pública en el marco de un procedimiento administrativo y en la que no haya intervenido de forma directa un empleado público.
2. En caso de actuación administrativa automatizada deberá establecerse previa mente el órgano u órganos competentes, según los casos, para la definición de las especificaciones, programación, mantenimiento, supervisión y control de calidad y, en su caso, auditoría del sistema de información y de su código fuente. Asimismo, se indicará el órgano que debe ser considerado responsable a efectos de impugnación.
5.6. Sistemas de firma para la actuación administrativa automatizada.
En el ejercicio de su competencia en la actuación administrativa automatizada, cada entidad pública tiene la facultad de determinar los casos de empleo de los siguientes sistemas de firma electrónica (según el artículo 42 de la LRJSP):
a) Sello electrónico de Administración Pública, órgano, organismo público o entidad de derecho público, basado en certificado electrónico reconocido o cualificado que reúna los requisitos exigidos por la legislación de firma electrónica.
b) Código seguro de verificación vinculado a la Administración Pública, órgano, organismo público o entidad de Derecho Público, en los términos y condiciones establecidos, permitiéndose en todo caso la comprobación de la integridad del documento mediante el acceso a la sede electrónica correspondiente.
5.7. Firma electrónica del personal al servicio de las Administraciones Públicas.
Según el art. 43 LRJSP:
1. Sin perjuicio de lo previsto en los artículos 38, 41 y 42, la actuación de una Administración Pública, órgano, organismo público o entidad de derecho público, cuando utilice medios electrónicos, se realizará mediante firma electrónica del titular del órgano o empleado público.
2. Cada Administración Pública determinará los sistemas de firma electrónica que debe utilizar su personal, los cuales podrán identificar de forma conjunta al titular del puesto de trabajo o cargo y a la Administración u órgano en la que presta sus servicios. Por razones de seguridad pública los sistemas de firma electrónica podrán referirse solo el número de identificación profesional del empleado público.
5.8. Intercambio electrónico de datos en entornos cerrados de comunicación.
El artículo 44 de la Ley de Régimen Jurídico del Sector Público (LRJSP) establece lo siguiente:
- Los documentos electrónicos transmitidos en entornos cerrados de comunicaciones establecidos entre Administraciones Públicas, órganos, organismos públicos y entidades de derecho público, serán considerados válidos a efectos de autenticación e identificación de los emisores y receptores en las condiciones establecidas en este artículo.
- Cuando los participantes en las comunicaciones pertenezcan a una misma Administración Pública, ésta determinará las condiciones y garantías por las que se regirá que, al menos, comprenderá la relación de emisores y receptores autorizados y la naturaleza de los datos a intercambiar.
- Cuando los participantes sean parte de diferentes Administraciones, las condiciones y garantías mencionadas en el punto anterior se establecerán a través de un acuerdo formal celebrado entre dichas entidades.
- En todos los casos, es imperativo asegurar la seguridad del sistema de comunicación interno y la protección de los datos que se transmiten.
5.9. Aseguramiento e interoperabilidad de la firma electrónica.
Sobre el aseguramiento e interoperabilidad de la firma electrónica, dispone el art. 45 que:
1. Las Administraciones Públicas podrán determinar los trámites e informes que incluyan firma electrónica reconocida o cualificada y avanzada basada en certifica dos electrónicos reconocidos o cualificados de firma electrónica.
2. Con el fin de favorecer la interoperabilidad y posibilitar la verificación automática de la firma electrónica de los documentos electrónicos, cuando una Administración utilice sistemas de firma electrónica distintos de aquellos basados en certificado electrónico reconocido o cualificado, para remitir o poner a disposición de otros órganos, organismos públicos, entidades de Derecho Público o Administraciones la documentación firmada electrónicamente, podrá superponer un sello electrónico basado en un certificado electrónico reconocido o cualificado.
5.10. Archivo electrónico de documentos.
El artículo 46, que trata sobre el archivo electrónico de documentos, establece lo siguiente:
- Todos los registros utilizados en los procedimientos administrativos se guardarán en formato electrónico, al menos que resulte imposible.
- Los registros electrónicos que contengan actos administrativos que afecten los derechos o intereses de los individuos deberán preservarse en formatos electrónicos, ya sea en el mismo formato original del documento o en otro formato que asegure la identidad y la integridad de la información necesaria para su reproducción. En todos los casos, se garantizará la capacidad de convertir los datos a otros formatos y medios que permitan el acceso desde diversas aplicaciones.
- Los medios o soportes utilizados para almacenar los registros deberán cumplir con las medidas de seguridad estipuladas en el Esquema Nacional de Seguridad (regulado por el Real Decreto 3/2010, de 8 de enero, y modificado por el Real Decreto 951/2015, de 23). de octubre). Estas asegurarán la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos archivados. En particular, se garantizará la identificación de los usuarios, el control de accesos, el cumplimiento de las disposiciones de la legislación de protección de datos, así como la recuperación y preservación a largo plazo de los documentos electrónicos producidos por las entidades gubernamentales que lo requieran de acuerdo con las pautas relativas al ciclo de vida de los servicios y sistemas utilizados.
5.11. Ubicación de los sistemas de información y comunicación es para el registro de datos.
Por último, el artículo 46 bis (añadido por Real Decreto-ley 14/2019, de31 de octubre, por el que se adoptan medidas urgentes por razones de seguridad pública en materia de administración digital, contratación del sector público y telecomunicaciones) señala que:
Los sistemas de información y comunicaciones para la recogida, almacenamiento, procesamiento y gestión del censo electoral, los padrones municipales de habitantes y otros registros de población, datos fiscales relacionados con tributos propios o cedidos y datos de los usuarios del sistema nacional de salud, así como los correspondientes tratamientos de datos personales, deberán ubicarse y prestarse dentro del territorio de la Unión Europea.
Los datos antes referidos no podrán ser objeto de transferencia a un tercer país u organización internacional, con excepción de los que hayan sido objeto de una decisión de adecuación de la Comisión Europea o cuando así lo exija el cumplimiento de las obligaciones internacionales asumidas por el Reino de España.
No obstante, para su aplicación se ha de tener en cuenta la disposición transitoria 2 del citado Real Decreto-Ley 14/2019, que especifica:
1. Las entidades pertenecientes al Sector Público deberán adoptar las medidas necesarias para cumplir la obligación prevista en el artículo 46 bis de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, en el plazo máximo de seis meses a partir de la entrada en vigor de este real decreto-ley cuando gestionen directamente o a través de medios propios los sistemas de información y comunicaciones a que dicho precepto se refiere.
2. En el caso de que la gestión de los sistemas citados en el apartado anterior se lleve a cabo mediante la licitación de contratos del Sector Público, directamente por los sujetos a los que es de aplicación la Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público o por sus medios propios, la obligación de adaptarse a lo preceptuado en el artículo 46 bis de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, no se aplicará a los expedientes de contratación iniciados antes de la entrada en vigor de este real decreto-ley, que se regirán por la normativa anterior.
Los contratos adjudicados en virtud de dichos expedientes, aun cuando mantendrán su plena validez y eficacia, no podrán ser objeto de modificación que vulnere lo establecido en los citados preceptos. Tampoco podrán ser objeto de prórroga salvo que previamente sean objeto de modificación para adaptarse a las disposiciones que en ellos se contienen.
3. A los efectos de lo dispuesto en esta disposición se entenderá que los expedientes de contratación han sido iniciados si se hubiera publicado la correspondiente convocatoria del procedimiento de adjudicación del contrato. En el caso de procedimientos negociados sin publicidad, para determinar el momento de iniciación se tomará en cuenta la fecha de aprobación de los pliegos.
