5. Régimen jurídico de los Archivos de Castilla-La Mancha. TEMA 6 AUXILIAR – ADMINISTRATIVO – JCCM.

5. Régimen jurídico de los Archivos de Castilla-La Mancha.

A) La Ley 19/2002, de 24 de octubre, de Archivos Públicos de Castilla-La Mancha establece el marco legal para la organización y funcionamiento de los archivos públicos en esta comunidad autónoma. Algunos de los puntos clave:

1. Definición de Archivos: Se consideran archivos los conjuntos orgánicos de documentos generados, reunidos o conservados por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades para la gestión administrativa, la información y la cultura.
2. Ámbito de Aplicación:
   • La ley abarca todos los archivos integrados en el Sistema de Archivos de Castilla-La Mancha.
   • Los archivos de titularidad estatal gestionados por la Comunidad Autónoma se rigen por la legislación estatal y los convenios de gestión.
   • Los documentos del patrimonio documental de Castilla-La Mancha depositados en archivos privados no integrados en el sistema se rigen por disposiciones específicas sobre Patrimonio Histórico.
3. Sistema de Archivos de Castilla-La Mancha:
   • Se configura como un conjunto de subsistemas con autonomía propia.
   • Tiene como finalidad servir a la gestión administrativa, garantizar el derecho de acceso a los archivos y la cultura, y proteger, conservar y difundir el Patrimonio Documental de Castilla-La Mancha.
4. Subsistemas del Sistema de Archivos de Castilla-La Mancha:
   • Órganos de Gobierno y Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha.
   • Cortes de Castilla-La Mancha.
   • Consejo Consultivo de Castilla-La Mancha.
   • Entidades Locales de Castilla-La Mancha.
   • Universidad de Castilla-La Mancha.

El marco legal proporciona la estructura y los principios para la gestión de los archivos públicos, garantizando el acceso a la información y la preservación del patrimonio documental de la región.

B)

El artículo 4 de la Ley 19/2002 establece que se consideran documentos, a efectos de la ley, todas las expresiones en lenguaje natural o codificado, así como cualquier expresión gráfica, sonora o en imágenes, generados o reunidos en cualquier tipo de soporte material por personas físicas o jurídicas, ya sean públicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades.

Se enumeran varias categorías de documentos que son considerados integrantes de los archivos:

1. Documentos resultantes de procedimientos regulados por una norma jurídica: Esto incluiría documentos generados como resultado de procesos o procedimientos que están sujetos a regulaciones legales específicas.
2. Documentos que, sin estar regulados por normas de procedimiento específicas, sirven a personas e instituciones como elementos de información y conocimiento: Aquí se refiere a documentos que, aunque no estén sujetos a normativas específicas, cumplen una función informativa y de conocimiento para personas e instituciones.
3. Documentos en soportes especiales como mapas, planos, fotografías y audiovisuales: Se incluyen documentos que tienen formas especiales de representación, como mapas, planos, fotografías y contenido audiovisual.
4. Ficheros de datos automatizados: Esto se refiere a conjuntos de datos organizados y almacenados de manera automatizada, como bases de datos electrónicas.
5. Documentos en soporte electrónico: Engloba cualquier documento que esté almacenado o generado en formato electrónico, como archivos digitales.

En resumen, la ley establece una amplia definición de documentos, abarcando diversas formas de expresión y soportes, y luego especifica diferentes categorías de documentos que son considerados parte de los archivos, ya sea por su vinculación a procedimientos legales, su función informativa, su formato especial o su naturaleza electrónica.

C)

La Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas (LPACAP), y la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público (LRJSP), establecen disposiciones relativas a la gestión documental y archivos electrónicos en el ámbito de las administraciones públicas en España. A continuación, se destacan algunos puntos clave de estas disposiciones:

Ley 39/2015 (LPACAP):

1. Archivo Electrónico Único:
   • Definición: Cada Administración Pública está obligada a mantener un archivo electrónico único de los documentos correspondientes a procedimientos finalizados.
   • Formato de Conservación: Los expedientes deben conservarse en un formato que garantice la autenticidad, integridad y conservación del documento, así como su consulta independientemente del tiempo transcurrido desde su emisión.
   • Transferencia a Otros Formatos: Se debe asegurar la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que permitan el acceso desde diferentes aplicaciones.
2. Eliminación de Documentos:
   • La eliminación de documentos debe ser autorizada de acuerdo con la normativa aplicable.
3. Seguridad de los Medios o Soportes:
   • Los medios o soportes en que se almacenen documentos deben contar con medidas de seguridad de acuerdo con el Esquema Nacional de Seguridad para garantizar la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos almacenados.
   • Se deben asegurar la identificación de los usuarios, el control de accesos y el cumplimiento de las garantías previstas en la legislación de protección de datos.
4. Compatibilidad con Otros Archivos:
   • La creación del archivo electrónico único debe ser compatible con los sistemas y redes de archivos previstos en la legislación vigente y respetar el reparto de responsabilidades sobre la custodia o traspaso correspondiente.
   • Debe ser compatible con la continuidad del Archivo Histórico Nacional según lo establecido en la Ley 16/1985, del Patrimonio Histórico Español.

Ley 40/2015 (LRJSP):

1. Conservación de Documentos Electrónicos:
   • Los documentos electrónicos que contengan actos administrativos que afecten a derechos o intereses de los particulares deben conservarse en soportes electrónicos, ya sea en el mismo formato de origen o en otro que garantice la identidad e integridad de la información necesaria para reproducirlo.
   • Se debe asegurar la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que permitan el acceso desde diferentes aplicaciones.
2. Copia Electrónica Auténtica:
   • La copia electrónica auténtica generada conforme a lo dispuesto en la LPACAP se considera patrimonio documental a efectos de la Ley 16/1985, del Patrimonio Histórico Español, o la normativa autonómica correspondiente.
   • El periodo de conservación de los documentos se establece por las autoridades calificadoras correspondientes.

5.1. Archivos públicos.

La clasificación de archivos públicos en una región específica.

Archivos Públicos:

Los archivos públicos son conjuntos orgánicos de documentos, independientemente de la época a la que pertenezcan, que han sido producidos o reunidos en una región específica. Estos archivos son de titularidad pública y están relacionados con diversas entidades y personas que desempeñan funciones públicas.

1. Administraciones Públicas y Entidades de Derecho Público:
   • Incluye documentos producidos o reunidos por las Administraciones Públicas en la región.
   • Abarca también a las Entidades de Derecho Público con personalidad jurídica propia, vinculadas o dependientes de las Administraciones Públicas.
   • Engloba a las empresas públicas que dependen de las Administraciones Públicas.
2. Corporaciones de Derecho Público de la Región:
   • Se refiere a los documentos generados o reunidos por las Corporaciones de Derecho Público en la región.
   • Este ámbito se limita a las funciones públicas que estas corporaciones tengan atribuidas.
3. Personas Físicas o Jurídicas Privadas con Funciones Públicas:
   • Involucra a personas físicas o jurídicas de carácter privado que ejerzan funciones públicas en virtud de algún título jurídico.
   • Los documentos relacionados con estas funciones públicas, generados o reunidos durante su ejercicio, entran en la categoría de archivos públicos.

En resumen, los archivos públicos abarcan una amplia gama de documentos producidos o reunidos por diversas entidades y personas en el ejercicio de funciones públicas en la región. Esta clasificación es fundamental para la gestión y preservación de la documentación que tiene un valor público y puede incluir información relevante para la memoria histórica y administrativa de la región.

Tres clases principales de archivos públicos:

1. Dependencias de Archivos de Oficina:
   • Descripción: Son unidades de archivos ubicadas en oficinas que concentran la documentación generada y reunida por las distintas unidades administrativas de las entidades y personas mencionadas en la definición de archivos de titularidad pública.
   • Objetivo: Su objetivo prioritario es apoyar la gestión de las entidades y personas, brindando acceso eficiente a la documentación necesaria para el funcionamiento y la toma de decisiones.
2. Dependencias de Archivos Centrales e Intermedios:
   • Descripción: Son dependencias de archivos que concentran los documentos generados y reunidos por todas las unidades administrativas de una misma entidad pública, y en su caso, de las instituciones y personas que dependen de ella.
   • Objetivo: El objetivo principal es facilitar el acceso a la información tanto a la administración interna como a los ciudadanos. Estos archivos suelen gestionar documentos de carácter más general y amplio en comparación con los archivos de oficina.
3. Dependencias de Archivos Históricos Definitivos:
   • Descripción: Son unidades de archivos que concentran la documentación que posee un valor histórico.
   • Objetivo: Su objetivo prioritario es conservar los documentos con valor histórico y facilitar la investigación histórica, científica y cultural. Estos archivos históricos definitivos suelen albergar documentos que ya no son de uso corriente pero que tienen importancia para la memoria histórica y cultural.

En resumen, estas clases de archivos públicos están diseñadas para gestionar diferentes tipos de documentos, desde aquellos necesarios para la administración diaria hasta aquellos con un valor histórico que requiere una conservación especializada. Cada tipo de dependencia tiene objetivos específicos alineados con la naturaleza y el propósito de los documentos que gestionan.

Las responsabilidades del personal que trabaja en los archivos públicos incluyen:

1. Conservar el Patrimonio Documental de Castilla-La Mancha:
   • Explicación: Preservar y proteger el conjunto de documentos que constituyen el Patrimonio Documental de la región de Castilla-La Mancha.
2. Organizar los Fondos Documentales:
   • Explicación: Clasificar y ordenar los documentos de manera sistemática para facilitar su localización y gestión eficiente.
3. Garantizar el Acceso Ciudadano a la Información y Documentos:
   • Explicación: Asegurar que los ciudadanos tienen acceso a la información contenida en los documentos archivados, cumpliendo con los principios de transparencia.
4. Facilitar Préstamos y Utilización de Datos:
   • Explicación: Colaborar con los organismos que generan documentos para permitir el préstamo y la utilización de la información contenida en dichos documentos.
5. Impedir Acceso a Documentos Restringidos por la Ley 19/2002:
   • Explicación: Evitar que se acceda a la información contenida en documentos restringidos según las disposiciones establecidas en la Ley 19/2002.
6. Mantener el Secreto de Informaciones Confidenciales:
   • Explicación: Preservar la confidencialidad de la información que conozca debido a su posición, evitando su divulgación no autorizada.
7. Requisitos de Personal en Diferentes Dependencias:
   • Explicación: Cada dependencia, ya sea archivo central, intermedio o histórico en el sistema de archivos de Castilla-La Mancha, deberá contar con un archivero con la titulación adecuada. En el caso de archivos de oficina, el personal administrativo y auxiliar puede encargarse de las tareas correspondientes.

Estas obligaciones buscan garantizar la adecuada gestión, conservación y acceso a la documentación pública, así como el cumplimiento de normativas específicas relacionadas con la divulgación y protección de la información.

5.2. Órganos coordinadores y de participación del Sistema de Archivos de Castilla-LaMancha.

En el contexto del Sistema de Archivos de Castilla-La Mancha, existen órganos coordinadores encargados de ejercer competencias específicas relacionadas con la gestión administrativa, el derecho de acceso de los ciudadanos a los documentos y la protección y conservación del Patrimonio Documental de Castilla-La Mancha. Estos órganos desempeñan un papel fundamental en la coordinación y supervisión de las actividades archivísticas en la región. Sus responsabilidades abarcan:

1. Gestión Administrativa:
   • Coordinar y supervisar las tareas administrativas relacionadas con la gestión de documentos en el ámbito del Sistema de Archivos de Castilla-La Mancha.
   • Implementar procedimientos eficientes para la organización, clasificación y mantenimiento de archivos administrativos.
2. Derecho de Acceso de los Ciudadanos:
   • Garantizar el cumplimiento del derecho de acceso de los ciudadanos a la información contenida en los documentos archivados.
   • Establecer mecanismos que faciliten la consulta y obtención de información por parte de los ciudadanos de manera transparente y conforme a la normativa vigente.
3. Protección y Conservación del Patrimonio Documental:
   • Establecer políticas y directrices para la protección y conservación del Patrimonio Documental de Castilla-La Mancha.
   • Implementar medidas que aseguren la integridad y preservación a largo plazo de documentos con valor histórico y cultural.
4. Coordinación Interinstitucional:
   • Fomentar la colaboración y coordinación entre las diferentes instituciones y entidades que forman parte del Sistema de Archivos de Castilla-La Mancha.
   • Facilitar el intercambio de información y experiencias entre los distintos archivos de la región.

Estos órganos coordinadores son clave para garantizar el correcto funcionamiento y la eficacia de las actividades archivísticas en Castilla-La Mancha. Su labor contribuye a la salvaguarda del patrimonio documental, promoviendo el acceso a la información y cumpliendo con las normativas y disposiciones legales pertinentes.

El Consejo de Archivos de Castilla-La Mancha desempeña un papel crucial como el órgano superior consultivo, cooperativo y participativo en asuntos relacionados con archivos en la Comunidad Autónoma. Sus funciones son las siguientes:

1. Informar Preceptivamente los Reglamentos de Desarrollo de la Ley 19/2002:
   • El Consejo tiene la responsabilidad de proporcionar informes obligatorios sobre los reglamentos que se desarrollen en cumplimiento de lo establecido en la Ley 19/2002. Estos reglamentos pueden tener implicaciones en la gestión y funcionamiento de los archivos en la región.
2. Informar Preceptivamente los Planes de Política Archivística:
   • Debe emitir informes preceptivos sobre los planes relacionados con la política archivística propuestos para su aprobación por el Consejo de Gobierno de la Junta de Comunidades. Esto garantiza que las decisiones relacionadas con la política archivística sean revisadas y respaldadas por el Consejo de Archivos.
3. Proponer Actuaciones e Iniciativas para el Mejor Funcionamiento del Sistema de Archivos:
   • Tiene la facultad de proponer medidas y acciones que contribuyan al mejor funcionamiento del Sistema de Archivos de Castilla-La Mancha. Esto implica sugerir mejoras y ajustes que beneficien la eficacia y eficiencia de las actividades archivísticas en la región.
4. Emitir Informes sobre Asuntos Sometidos a su Consideración:
   • El Consejo emite informes sobre diversos asuntos que le son presentados por las Cortes, el Consejo de Gobierno, los órganos coordinadores del sistema y los órganos directivos de los respectivos subsistemas. Esta función proporciona asesoramiento experto en asuntos archivísticos relevantes.

Además, se destaca que el funcionamiento y la composición del Consejo de Archivos de Castilla-La Mancha están regulados por el Reglamento aprobado mediante el Decreto 6/2005, de 18 de enero. Este reglamento establece las normas y procedimientos que rigen el trabajo y la estructura del Consejo para cumplir con eficacia sus funciones en el ámbito archivístico de la Comunidad Autónoma.

El Consejo de Archivos de Castilla-La Mancha desempeña un papel fundamental como el principal órgano consultivo, cooperativo y participativo en asuntos relacionados con los archivos en la Comunidad Autónoma.

1. Informar Preceptivamente los Reglamentos de Desarrollo de la Ley 19/2002:
   • El Consejo tiene la responsabilidad de ofrecer informes obligatorios sobre los reglamentos que se desarrollen en concordancia con lo establecido en la Ley 19/2002. Estos reglamentos pueden tener un impacto significativo en la gestión y operación de los archivos en la región.
2. Informar Preceptivamente los Planes de Política Archivística:
   • Debe emitir informes preceptivos sobre los planes relacionados con la política archivística que se propongan para su aprobación por el Consejo de Gobierno de la Junta de Comunidades. Esto garantiza que las decisiones estratégicas vinculadas a la política archivística cuenten con el respaldo y análisis del Consejo de Archivos.
3. Proponer Actuaciones e Iniciativas para el Mejor Funcionamiento del Sistema de Archivos:
   • Tiene la capacidad de proponer medidas y acciones que contribuyan a optimizar el funcionamiento del Sistema de Archivos de Castilla-La Mancha. Esto implica la identificación y sugerencia de mejoras y ajustes que beneficien la eficacia y eficiencia de las actividades archivísticas en la región.
4. Emitir Informes sobre Asuntos Sometidos a su Consideración:
   • El Consejo emite informes sobre diversos asuntos presentados por las Cortes, el Consejo de Gobierno, los órganos coordinadores del sistema y los órganos directivos de los respectivos subsistemas. Esta función proporciona asesoramiento especializado en cuestiones archivísticas relevantes, contribuyendo así a la toma de decisiones informada.

Además, cabe destacar que el funcionamiento y la composición del Consejo de Archivos de Castilla-La Mancha están normativamente regidos por el Reglamento aprobado mediante el Decreto 6/2005, de 18 de enero. Este reglamento establece las normas y procedimientos que rigen el trabajo y la estructura del Consejo, garantizando su eficacia en el ámbito archivístico de la Comunidad Autónoma.

El Subsistema de Archivos de los órganos del Gobierno y de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha se define de acuerdo con el artículo 17 de la Ley 19/2002. Este subsistema abarca los archivos vinculados a diversas entidades, y su coordinación y normativas están a cargo del órgano coordinador correspondiente. Aquí se detallan las entidades que forman parte de este subsistema y algunas responsabilidades asociadas:

1. Órganos de Gobierno y de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha:
   • Incluye los archivos dependientes de los órganos de gobierno y administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha.
2. Entidades de Derecho Público con Personalidad Jurídica Propia Vinculadas o Dependientes de la Junta de Comunidades:
   • Comprende los archivos de estas entidades que están vinculadas o dependen de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha.
3. Empresas cuyo Capital Social Pertenezca Mayoritariamente a la Administración de la Junta de Comunidades o a una Entidad de Derecho Público Dependiente o Vinculada:
   • Incluye los archivos de empresas cuyo capital mayoritario está en manos de la Administración de la Junta de Comunidades o de entidades dependientes o vinculadas.
4. Fundaciones cuyo Patrono Fundador Sea la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha:
   • Abarca los archivos de fundaciones cuyo patrono fundador es la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha.
5. Corporaciones de Derecho Público en el Ejercicio de Competencias Delegadas de Carácter Público:
   • Incluye los archivos de corporaciones de derecho público que ejercen competencias delegadas de carácter público.

Las responsabilidades asociadas a este subsistema son gestionadas por el órgano coordinador, que establece directrices y normas aplicables a la documentación generada y reunida por los archivos de estas entidades. Además, los Secretarios Generales, Secretarios Generales Técnicos, Secretarios de las Delegaciones Provinciales y responsables de los servicios generales de los organismos e instituciones mencionados deben garantizar la adecuada instalación y funcionamiento de los archivos.

La Comisión de Acceso a los Documentos en los Archivos de la Junta de Comunidades tiene la responsabilidad de asesorar y establecer criterios relacionados con el acceso a los documentos en el subsistema de archivos de los órganos de gobierno y administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha.

1. Asesorar en el Régimen de Transferencias de Documentos:
   • La comisión brinda asesoramiento en la definición del régimen de transferencias de documentos entre las distintas fases de los archivos. Este aspecto implica el flujo y la gestión de documentos a lo largo de su ciclo de vida.
2. Asesorar en la Definición de Criterios de Acceso de los Ciudadanos:
   • La comisión juega un papel clave en asesorar sobre la definición de criterios que regulen el acceso de los ciudadanos a la información contenida en los archivos. Esto se relaciona con la transparencia y la disponibilidad de la información para el público.
3. Informar sobre Recursos Administrativos:
   • La comisión informa sobre los recursos administrativos que se presenten contra las resoluciones relacionadas con solicitudes de acceso a los documentos administrativos. Este papel contribuye a la revisión imparcial de las decisiones administrativas en relación con el acceso a la información.

La composición y el funcionamiento de la Comisión de Acceso a los Documentos del Subsistema de Archivos de los órganos de Gobierno y de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha, así como el procedimiento de acceso a los mismos, están regulados por el Decreto 18/2017, de 14 de febrero. Este decreto establece las normas y procesos que rigen el trabajo y la estructura de la comisión para garantizar la transparencia y el acceso adecuado a la documentación en el ámbito de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha.

En el subsistema de archivos de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha se encuentran integradas diversas dependencias archivísticas que abarcan la documentación generada por los organismos mencionados en el artículo 17 de acuerdo con la Ley 19/2002. Estas dependencias se distribuyen en varios edificios, instalaciones o dependencias con el objetivo de optimizar la eficacia de los servicios públicos. Las siguientes son las dependencias que forman parte de este subsistema:

1. Dependencias de Archivos de Oficina de los Organismos Relacionados en el Artículo 17:
   • Incluye las dependencias de archivos ubicadas en las oficinas de los organismos mencionados en el artículo 17.
2. Dependencias de Archivos Centrales de las Consejerías y de los Organismos Relacionados en el Artículo 17:
   • Engloba las dependencias de archivos centrales de las Consejerías y de los organismos vinculados en el artículo 17.
3. Dependencias de Archivos Territoriales en Cada Provincia, en su Caso:
   • Se refiere a las dependencias de archivos territoriales situadas en cada provincia, cuando aplique.
4. Edificio del Archivo de Castilla-La Mancha:
   • Comprende el edificio del Archivo de Castilla-La Mancha, que probablemente sirve como el centro principal para la gestión y conservación de documentos relevantes para la región.
5. Archivos Históricos Provinciales en lo Relativo a la Documentación Depositada por la Junta de Comunidades:
   • Incluye los Archivos Históricos Provinciales en lo que respecta a la documentación que ha sido depositada por la Junta de Comunidades. Esto puede abarcar documentos de valor histórico y cultural.

Estas dependencias, distribuidas en diferentes niveles y ubicaciones, constituyen un sistema integral que facilita la gestión, preservación y acceso a la documentación generada por los organismos vinculados a la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha.

A) Los archivos de oficina están sujetos a las siguientes prescripciones:

1. Existencia en Cada Órgano de la Administración de la Junta de Comunidades:
   • Se establece la obligatoriedad de contar con al menos un archivo de oficina en cada órgano de la Administración de la Junta de Comunidades. Esto abarca órganos de gobierno, apoyo, dirección, asistencia o consulta, ya sean centrales o periféricos. Asimismo, la misma exigencia se aplica a los órganos de dirección y administración de otras entidades mencionadas en el artículo 17.
2. Concentración de Documentos Generados por Unidades Administrativas:
   • Los archivos de oficina tienen la función principal de concentrar los documentos generados por las unidades administrativas que dependen del órgano correspondiente. El objetivo prioritario es apoyar la gestión eficiente de dicho órgano.
3. Dependencia Orgánica y Funcional:
   • Aunque los archivos de oficina están orgánicamente vinculados a los órganos correspondientes, en lo que respecta a su funcionamiento, dependen de las directrices técnicas, asistencia e inspección proporcionadas por el organismo coordinador del subsistema. Esta coordinación asegura la coherencia y eficacia en la gestión de los archivos de oficina en todo el sistema.

En resumen, los archivos de oficina desempeñan un papel crucial en la gestión cotidiana de la documentación generada por las unidades administrativas, y su estructura y funcionamiento se rigen por las normativas establecidas para garantizar una gestión eficiente y coordinada en el ámbito de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha.

B) Los archivos centrales desempeñan un papel crucial en la gestión de la documentación, y están sujetos a las siguientes prescripciones:

1. Recolección, Organización y Conservación de Documentación:
   • Los archivos centrales tienen la responsabilidad de recoger, organizar y conservar la documentación que proviene de los archivos de oficina. Además, se espera que proporcionen asesoramiento al personal encargado de los archivos de oficina y coordinen su organización y funcionamiento.
2. Prescripciones para los Archivos Centrales:
   • En cada Consejería, Delegación Provincial y en aquellos organismos que, por disposición legal expresa, posean cierta autonomía, se establece la obligatoriedad de contar con un archivo central.
3. Archivero al Frente de Cada Archivo Central:
   • Cada archivo central debe tener un archivero a su cargo, siendo este profesional perteneciente al Archivo de Castilla-La Mancha. El archivero desempeña un papel fundamental en la gestión y preservación de los documentos.
4. Dependencia Orgánica y Funcional:
   • Aunque los archivos centrales están orgánicamente vinculados a los órganos correspondientes (Consejerías, Delegaciones Provinciales u organismos con autonomía legal), en lo que respecta a su funcionamiento, dependen de las directrices técnicas, la asistencia y la inspección proporcionadas por el órgano coordinador del subsistema.

En resumen, los archivos centrales desempeñan un papel esencial en la gestión y preservación de la documentación a nivel central en diferentes entidades. Su funcionamiento y coordinación están regulados para garantizar la coherencia y eficacia en la gestión de la información en el ámbito de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha.

C) Los archivos territoriales también desempeñan un papel crucial en la gestión de la documentación y están sujetos a ciertas prescripciones:

1. Recolección, Organización y Conservación de Documentación:
   • Al igual que los archivos centrales, los archivos territoriales tienen la responsabilidad de recoger, organizar y conservar la documentación que proviene de los archivos de oficina. Además, se espera que proporcionen asesoramiento al personal encargado de los archivos de oficina y coordinen su organización y funcionamiento.
2. Prescripciones para los Archivos Territoriales:
   • Se establece que en cada provincia, y en aquellos organismos que por disposición legal expresa posean cierta autonomía, debe existir un archivo territorial. Esto asegura la presencia de archivos territoriales a nivel local para gestionar la documentación de manera más descentralizada.
3. Archivero al Frente de Cada Archivo Territorial:
   • Cada archivo territorial debe contar con un archivero a su cargo, siendo este profesional perteneciente al Archivo de Castilla-La Mancha. El archivero en este contexto también juega un papel fundamental en la gestión y preservación de los documentos a nivel territorial.
4. Dependencia Orgánica y Funcional:
   • Aunque los archivos territoriales están orgánicamente vinculados a los órganos correspondientes a nivel provincial u otros organismos con autonomía legal, en lo que respecta a su funcionamiento, dependen de las directrices técnicas, asistencia y supervisión proporcionadas por el órgano coordinador del subsistema.

En resumen, los archivos territoriales complementan la labor de los archivos centrales y contribuyen a una gestión descentralizada de la documentación, asegurando la coherencia y eficacia en la preservación de la información a nivel provincial en el ámbito de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha.

D) El Archivo de Castilla-La Mancha desempeña un papel central en el subsistema de archivos de los órganos de Gobierno y de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha, cumpliendo funciones tanto de archivo intermedio como histórico. A continuación, se detallan las funciones específicas asignadas al Archivo de Castilla-La Mancha:

1. Funciones de Archivo Intermedio e Histórico:
   • El Archivo de Castilla-La Mancha cumple las funciones tanto de archivo intermedio como histórico. El archivo intermedio se encarga de la gestión y conservación de documentos en una fase intermedia de su ciclo de vida, mientras que el archivo histórico se focaliza en la preservación de documentos de valor histórico.
2. Recoger, Organizar, Conservar y Difundir Documentación:
   • El Archivo de Castilla-La Mancha tiene la responsabilidad de recoger, organizar, conservar y difundir la documentación que proviene de los archivos centrales de las Consejerías y de las entidades señaladas en el artículo 17 a nivel regional.
3. Gestión de Documentación de Organismos Suprimidos:
   • Asimismo, el Archivo de Castilla-La Mancha tiene la tarea de recoger, organizar, conservar y difundir la documentación de los organismos, instituciones y entidades de carácter regional dependientes de la Junta de Comunidades que hayan sido suprimidos, independientemente de su antigüedad. Esto asegura la preservación de documentos incluso después de la supresión de entidades.

En resumen, el Archivo de Castilla-La Mancha juega un papel fundamental como centro de gestión, conservación y difusión de la documentación clave para la región, desempeñando funciones esenciales tanto en la fase intermedia como en la histórica del ciclo de vida de los documentos.

E) Los Archivos Históricos Provinciales desempeñan un papel fundamental como archivos históricos en la administración periférica del subsistema de archivos de los órganos de Gobierno y de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha.

1. Funciones de Archivo Histórico en la Administración Periférica:
   • Los Archivos Históricos Provinciales cumplen las funciones de archivo histórico en la administración periférica del subsistema de archivos, contribuyendo a la preservación y difusión de documentos de importancia histórica.
2. Recoger, Organizar, Conservar y Difundir Documentación:
   • Tienen la responsabilidad de recoger, organizar, conservar y difundir la documentación que proviene del archivo territorial, en su caso, o de los archivos centrales de las Delegaciones y de las entidades señaladas en el artículo 17 a nivel provincial.
3. Gestión de Documentación de Organismos Suprimidos:
   • Deben encargarse de recoger, organizar, conservar y difundir la documentación de los organismos, instituciones y entidades de carácter provincial dependientes de la Junta de Comunidades que hayan sido suprimidos, independientemente de su antigüedad. Esto garantiza la preservación de documentos incluso después de la supresión de entidades provinciales.

En resumen, los Archivos Históricos Provinciales contribuyen significativamente a la preservación del patrimonio documental en el ámbito provincial, desempeñando funciones clave para garantizar el acceso y la conservación de documentos de valor histórico en la región de Castilla-La Mancha.

5.4. Funciones de los archivos del Sistema.

A) Los archivos del sistema desempeñan funciones fundamentales relacionadas con la gestión administrativa.

1. Custodia de Documentos:
   • Los archivos públicos tienen la responsabilidad de custodiar documentos con el propósito de justificar las actuaciones y actividades de las instituciones. Esto implica almacenar de manera segura y organizada la documentación generada en el curso de las actividades administrativas.
2. Testimonio de Derechos y Deberes:
   • Los archivos públicos actúan como testigos de los derechos y deberes tanto de las instituciones como de los ciudadanos. Documentan y preservan información relevante que respalda la toma de decisiones y la ejecución de acciones por parte de las entidades públicas.
3. Garantía de Transparencia y Legalidad:
   • Contribuyen a garantizar la transparencia y legalidad de las actuaciones de las administraciones públicas en el ejercicio de sus competencias. La documentación almacenada en los archivos proporciona una base fidedigna para evaluar la conformidad con las normativas y regulaciones.
4. Apoyo a Medidas de Simplificación y Racionalización:
   • Participan en el apoyo de medidas necesarias para la simplificación y racionalización de los procedimientos administrativos. Esto implica la organización eficiente de la documentación para facilitar la toma de decisiones informadas y mejorar la eficacia en la gestión administrativa.

En resumen, las funciones de los archivos del sistema están intrínsecamente ligadas a la gestión administrativa, asegurando la integridad, transparencia y eficacia en el manejo de la documentación que respalda las actividades de las instituciones públicas.

B) Las funciones de los archivos públicos en el campo de la información administrativa abarcan diversas tareas esenciales:

1. Elaboración de Informes y Estadísticas:
   • Los archivos públicos tienen la responsabilidad de elaborar informes y estadísticas utilizando los datos contenidos en los archivos, según lo requerido por las instituciones a las que están subordinados. Esto implica analizar y presentar información relevante de manera organizada y comprensible.
2. Facilitar Consultas a la Institución Dependiente:
   • Deben facilitar a la institución de la cual dependen la consulta de los datos necesarios para el cumplimiento de las actividades relacionadas con su ámbito de competencia. Esto garantiza el acceso oportuno a la información administrativa clave.
3. Préstamo de Documentos Originales:
   • Se encargan de prestar a la institución productora los documentos originales que sean necesarios para cumplir con las actividades relacionadas con su ámbito de competencia. Esto facilita el uso directo de la documentación original cuando sea necesario.
4. Facilitar Datos y Documentos a Personas e Instituciones Públicas Reconocidas:
   • Los archivos públicos deben proporcionar a las personas e instituciones públicas reconocidas por la legislación vigente los datos y documentos originales que necesiten para ejercer sus competencias de inspección, jurisdicción y control. Esto respalda la labor de supervisión y control de diversas entidades.

Estas funciones aseguran que la información administrativa almacenada en los archivos esté disponible para su uso, promoviendo la transparencia, el cumplimiento normativo y la eficacia en la toma de decisiones y la ejecución de actividades administrativas.

5.5 Acceso de los ciudadanos a la información contenida en los archivos públicos.

Derecho de acceder a los documentos.

Las responsabilidades de los archivos públicos en el ámbito de la información administrativa abarcan diversas funciones esenciales:

Generación de Informes y Estadísticas: Los archivos públicos tienen la tarea de crear informes y estadísticas utilizando la información contenida en los archivos, según las necesidades de las instituciones a las que están vinculados. Esto implica analizar y presentar datos de manera organizada y comprensible.

Facilitación de Consultas a la Institución Principal: Deben proporcionar a la institución a la que están subordinados acceso a la información necesaria para llevar a cabo las actividades relacionadas con su ámbito de competencia. Esto garantiza un acceso oportuno a la información clave para la administración.

Préstamo de Documentos Originales: Los archivos públicos son responsables de prestar a la institución productora los documentos originales que sean necesarios para llevar a cabo las actividades relacionadas con su ámbito de competencia. Esto facilita el uso directo de la documentación original cuando sea necesario.

Facilitación de Datos y Documentos a Entidades Reconocidas: Los archivos públicos deben proporcionar a las entidades e instituciones públicas reconocidas por la legislación vigente los datos y documentos originales necesarios para ejercer sus competencias de inspección, jurisdicción y control. Esto respalda las funciones de supervisión y control de diversas entidades.

Estas funciones aseguran que la información administrativa almacenada en los archivos esté disponible para su utilización, promoviendo la transparencia, el cumplimiento normativo y la eficacia en la toma de decisiones y la ejecución de actividades administrativas.

El proceso para acceder a los documentos sigue un procedimiento establecido:

1. Forma de Solicitud: Las solicitudes de acceso a los documentos deben presentarse por escrito y dirigirse al órgano responsable del archivo correspondiente.
2. Órganos Competentes para Resolver: En el subsistema de archivos de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha, la resolución de las solicitudes de acceso corresponde a los siguientes órganos:
   • Para documentos en archivos de oficina: al órgano directivo del cual dependa la unidad administrativa correspondiente.
   • Para documentos en archivos centrales: a los Secretarios generales y Secretarios generales técnicos de las Consejerías respectivas.
   • Para documentos en el Archivo de Castilla-La Mancha y Archivos Históricos Provinciales: a los órganos directivos de quienes dependan.
3. Plazo de Resolución: Las solicitudes de acceso deben ser resueltas y notificadas al solicitante en un plazo de un mes desde que la solicitud llega al registro del órgano competente para su resolución.
4. Consecuencias del Silencio Administrativo: Si pasado este plazo la Administración no ha resuelto ni notificado la resolución al solicitante, este puede entender que la petición ha sido denegada.

La impugnación de las resoluciones relacionadas con el acceso a la documentación sigue un proceso establecido:

1. Recurso Administrativo: Contra los actos expuestos o supuestos de las solicitudes de acceso a la documentación, se puede interponer el recurso administrativo correspondiente.
2. Recurso ante Órganos de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha: Cuando se presenten recursos administrativos contra resoluciones de órganos de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha, el órgano competente deberá solicitar el informe preceptivo de la Comisión de Acceso a los Documentos de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha. La Comisión tiene un plazo de quince días para emitir dicho informe.
3. Inadmisión del Recurso: El órgano competente para resolver el recurso puede decidir, de manera motivada, la inadmisión a trámite del recurso sin requerir el dictamen de la Comisión de Acceso a los Documentos de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha. Esto puede ocurrir cuando ha vencido el plazo para recurrir o cuando el documento en cuestión no está en posesión de la Administración de la Junta de Comunidades.
4. Comunicación del Informe: El contenido del informe de la Comisión deberá ser comunicado al interesado, junto con la notificación de la resolución del recurso.
5. Otros Subsistemas del Sistema de Archivos: En el caso de los demás subsistemas que componen el sistema de archivos de Castilla-La Mancha, se puede establecer un proceso similar, involucrando a un órgano con funciones análogas a la Comisión de Acceso a los Documentos de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha.

El derecho de acceso a la documentación conlleva la posibilidad de obtener copias o certificaciones de los documentos, aunque este derecho puede estar sujeto a ciertas limitaciones:

1. Estado de Conservación: El acceso puede limitarse si el estado de conservación de los documentos solicitados requiere un tratamiento previo de restauración, o si su manipulación podría causar un posible deterioro.
2. Volumen de Solicitudes: En casos en los que el número de peticiones de reproducción de documentos o los documentos a reproducir puedan afectar el funcionamiento normal de los servicios del Archivo, la resolución puede establecer limitaciones. En estos casos, la resolución debe especificar un plazo o programa para la completa restauración o reproducción de los documentos solicitados en el menor tiempo posible.
3. Propiedad Intelectual: Cuando las solicitudes de reproducción se refieran a documentos sujetos a propiedad intelectual y que no hayan pasado al dominio público, las reproducciones se realizarán de acuerdo con las condiciones establecidas por la legislación vigente en materia de propiedad intelectual.

En resumen, las limitaciones al derecho de obtener copias o certificaciones se establecen para preservar la integridad de los documentos, garantizar la eficiencia en la gestión de servicios de archivos y respetar los derechos de propiedad intelectual en caso de aplicar. La resolución que establezca estas limitaciones debe proporcionar un plazo o programa para abordar las restricciones de manera oportuna.

En cuanto a las contraprestaciones económicas relacionadas con el acceso a la documentación, se establece lo siguiente:

1. Consulta Directa y Uso de Instrumentos de Búsqueda:
   • La consulta directa de los documentos.
   • La utilización de los instrumentos de búsqueda.
   Ambas actividades son gratuitas, lo que significa que los usuarios pueden acceder y examinar los documentos, así como utilizar herramientas de búsqueda, sin incurrir en costos.
2. Obtención de Copias o Certificaciones:
   • Para obtener copias o certificaciones de los documentos, puede aplicarse el pago de tasas.
   • Estas tasas deben estar legalmente establecidas.
   • Es importante destacar que las tasas no deben tener un carácter disuasorio, es decir, no deben ser excesivas ni impedir el acceso a la documentación.

En resumen, mientras que la consulta directa y el uso de instrumentos de búsqueda son servicios gratuitos, la obtención de copias o certificaciones puede estar sujeta al pago de tasas, siempre y cuando estas estén establecidas legalmente y no representen un obstáculo significativo para el acceso a la documentación.

Se establecen límites al derecho de acceso a la documentación, especificando que dicho derecho no abarcará aquellos documentos cuya divulgación podría afectar a los intereses y derechos indicados en la legislación básica estatal.

A pesar de estos límites, se destaca que determinados instrumentos de identificación de los documentos contenidos en los archivos públicos, como catálogos, repertorios, guías, inventarios, entre otros, están disponibles para consulta pública. Esto implica que, aunque el acceso directo a ciertos documentos pueda restringirse, la información sobre su existencia y características está accesible a la consulta pública a través de estos instrumentos de identificación.

Se establecen plazos específicos para el acceso a la documentación en archivos públicos:

1. Documentos Generales:
   • En términos generales, se tiene derecho a acceder a documentos depositados en cualquier archivo público después de treinta años desde la finalización de su trámite o vigencia administrativa. No obstante, esta regla tiene excepciones:
     • Cuando la comunicación pudiera afectar a materias clasificadas de acuerdo con la Ley de Secretos Oficiales.
     • Cuando los documentos no deban ser públicamente conocidos por disposición expresa de una ley.
2. Documentos Relativos a Funciones Estatutarias:
   • En el caso de documentos relacionados con las funciones estatutarias desempeñadas por el Presidente y el Consejo de Gobierno de la Junta de Comunidades, el plazo de acceso es de treinta años a partir de la fecha de los documentos.
3. Documentos con Datos Personales Sensibles:
   • Documentos que contengan datos personales que revelen información sobre infracciones penales o administrativas de carácter policial, procesal y tributario, así como aquellos que revelen la ideología, afiliación sindical, religión, creencias, salud, origen racial o étnico, filiación y vida sexual, podrán ser consultados después de veinticinco años desde la muerte del afectado, si su fecha es conocida, o después de cincuenta años a partir de la fecha de los documentos.
   • Se considera que afecta al derecho a la intimidad personal y familiar la comunicación de documentos que revelen informaciones sobre personas físicas, incluyendo apreciaciones subjetivas o juicios de valor que afecten a su honor e imagen, así como la comunicación de datos identificativos que permitan relacionar a las personas con los supuestos antes mencionados.

Se contemplan excepciones y posibilidades adicionales en relación con los plazos de acceso a la documentación:

1. Excepciones al Derecho de Acceso:
   • En situaciones donde se aplique alguna excepción al derecho de acceso, el órgano competente deberá evaluar la opción de proporcionar una reproducción del documento en la que se eliminen las informaciones consideradas confidenciales.
2. Autorización Excepcional para Acceso Anticipado:
   • Se permite solicitar de manera fundamentada una autorización excepcional para acceder a los documentos antes de que expiren los plazos establecidos en los apartados anteriores.
   • En caso de autorización, el acceso debe otorgarse en condiciones iguales para todos los ciudadanos que soliciten información idéntica.

Se establecen condiciones especiales en relación con la excepción al derecho a la intimidad personal y familiar:

1. No Aplicación de la Excepción:
   • No se aplicará la excepción al derecho a la intimidad personal y familiar en los siguientes casos:
     • Cuando la solicitud de acceso sea realizada por los propios afectados por la información contenida en los documentos. En este caso, los afectados pueden exigir la cancelación, rectificación o completación de los datos si observan que están incompletos o inexactos.
     • Cuando los solicitantes demuestren haber recibido permiso expreso de los afectados.
     • En expedientes o documentos que contengan datos personales de más de una persona, el acceso completo requerirá la autorización de todos los afectados. En ausencia de esta autorización, el archivo proporcionará la documentación parcialmente, incluyendo solo los documentos o la parte de los mismos relacionados con la persona que haya dado su consentimiento.
     • En caso de fallecimiento del afectado y hasta que transcurran los plazos establecidos en el artículo 40.3 mencionado, sus herederos pueden dar su conformidad para el acceso.

5.6. Transferencias de documentos en los archivos.

Las transferencias de documentos se definen como un procedimiento administrativo especial de las Administraciones Públicas. Este procedimiento implica la entrega organizada y documentada por escrito de documentos de un archivo a otro, así como el traspaso de las responsabilidades asociadas a su custodia y conservación.

Los órganos de las Administraciones Públicas y otras entidades dentro del Sistema de Archivos deben realizar transferencias de documentos de acuerdo con los siguientes plazos:

1. Archivos de Oficina: Custodiarán un documento durante un máximo de cinco años. Pasado este período, transferirán el documento al archivo central correspondiente.
2. Archivos Centrales: Custodiarán un documento durante un máximo de quince años. Al finalizar este plazo, transferirán el documento al archivo intermedio correspondiente.
3. Archivos Intermedios: Custodiarán un documento durante un máximo de treinta años. Transcurrido este tiempo, realizarán la transferencia del documento al archivo histórico definitivo correspondiente.

En términos de expedientes administrativos, se considera que constituyen una unidad documental, y el cómputo del plazo máximo comienza desde la fecha de la resolución o acto que pone fin al procedimiento. En el caso de expedientes de información y conocimiento que no cuenten con una resolución o acto de conclusión, el plazo para la transferencia se computará a partir de la fecha del primer documento.

Las transferencias de ficheros automatizados seguirán el régimen general de transferencias de documentos, y el plazo se calculará desde la fecha del primer dato introducido.

Los plazos máximos para transferir la documentación pueden ampliarse en casos donde la eficacia en la gestión de los servicios públicos así lo requiera. La decisión de ampliar estos plazos debe estar motivada por el órgano responsable de la custodia y ser aprobada por las Comisiones de Acceso a los Documentos establecidas en los respectivos subsistemas.

El traspaso de funciones y servicios entre diferentes organismos y entidades dentro del Sistema de Archivos de Castilla-La Mancha implicará la transferencia de la documentación esencial para la gestión administrativa, y se deberá levantar un acta de entrega de dicha documentación.

En caso de supresión, extinción o privatización de actividades de entidades o personas dentro del Sistema de Archivos de Castilla-La Mancha, se llevará a cabo la transferencia de la documentación que no sea indispensable para la gestión al archivo público correspondiente.

5.7. Eliminación de documentos en los archivos.

La eliminación de documentos en los archivos es un procedimiento especial de las Administraciones Públicas que implica la exclusión y destrucción física de los documentos como bienes del patrimonio documental. Sin embargo, la documentación custodiada en los archivos públicos no podrá ser destruida mientras tenga valor administrativo, jurídico e histórico.

Los responsables de los archivos públicos tienen la facultad de proponer a la Comisión Calificadora de Documentos de Castilla-La Mancha la eliminación de aquellos documentos o series documentales que carezcan de utilidad administrativa.

Los dictámenes de la Comisión Calificadora de Documentos de Castilla-La Mancha son vinculantes, y las resoluciones del órgano competente se publicarán en el “Diario Oficial de Castilla-La Mancha.”

Una vez autorizada y ejecutada la destrucción de documentos, la unidad responsable debe expedir una certificación de la misma y enviarla al Secretario de la Comisión Calificadora de Documentos de Castilla-La Mancha.

Si la Comisión Calificadora de Documentos de Castilla-La Mancha determina que los documentos o series documentales deben conservarse de forma permanente, se realizará la transferencia de estos al archivo histórico correspondiente.

De acuerdo con el artículo 53 del Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos, se establecen las siguientes disposiciones sobre la conservación y destrucción de documentos presentados en soporte papel o electrónico:

1. Documentos en Soporte Papel:
   • Si los documentos presentados en soporte papel no pueden ser devueltos al interesado en el momento de su presentación, una vez digitalizados, serán conservados a su disposición durante seis meses para su recogida.
   • Este período de seis meses es independiente del procedimiento administrativo al que se incorporen o de la Administración Pública a la que estén dirigidos, a menos que la Administración correspondiente establezca reglamentariamente un plazo mayor.
   • Transcurrido este plazo, la destrucción de los documentos se realizará de acuerdo con las competencias del Ministerio de Cultura y Deporte o del órgano competente de la comunidad autónoma, a menos que se trate de documentos con valor histórico, artístico u otro relevante, o de documentos en los que la firma u otras expresiones manuscritas o mecánicas confieran al documento un valor especial.
2. Documentos en Formato Electrónico:
   • Los documentos presentados en formato electrónico dentro de un dispositivo, que no pueden ser devueltos al interesado en el momento de su presentación, serán conservados a su disposición durante seis meses una vez incorporados al expediente.
   • Al igual que con los documentos en soporte papel, este plazo de seis meses es independiente del procedimiento administrativo o la Administración Pública a la que estén destinados, a menos que se establezca reglamentariamente un plazo mayor.
   • La destrucción de los documentos electrónicos después del plazo establecido se llevará a cabo de acuerdo con las competencias del Ministerio de Cultura y Deporte o del órgano competente de la comunidad autónoma, excluyendo aquellos con valor especial.
3. Generación de Copias Electrónicas Auténticas:
   • Si se generan copias electrónicas auténticas a partir de documentos originales o copias auténticas en soporte no electrónico, conservados como parte de expedientes y series documentales, estos se restituirán a sus oficinas, archivos o dependencias de origen después de la generación de las copias.
   • La normativa específica en materia de archivos y conservación del patrimonio documental en el ámbito correspondiente se aplicará a estos documentos restituidos, siguiendo las directrices de las autoridades calificadoras pertinentes.