Este manual contiene la descripción del contexto en que se enmarca el desarrollo de las tareas archivísticas llevadas a cabo por el Archivo de Castilla- La Mancha (en adelante ACLM) como órgano técnico, enmarcado dentro del Subsistema de los Órganos de Gobierno y de la Administración de la Junta de Comunidades, subsistema que forma parte del Sistema de Archivos de Castilla- La Mancha, tal como se define en la Ley 19/2002 de Archivos Públicos de Castilla-La Mancha (en adelante Ley 19/2002).

Se dan a conocer los principios rectores en los que se basa el Sistema de Gestión Documental utilizado en los archivos administrativos, garantizando la homogeneidad en toda la administración regional y priorizando el objetivo fundamental, la localización, la disponibilidad de la documentación y la gestión de espacios necesarios para el depósito o almacén de documentos en papel.

El modelo por sí mismo no es suficiente, sino que es imprescindible la colaboración de los órganos administrativos, introduciendo la fase de archivo en la cultura de la organización.

Por último el Manual aborda un glosario de términos con la normalización semántica, necesaria para consensuar los conceptos y términos
que deben ser utilizados a la hora de incorporar las tecnologías de la información y la comunicación en la gestión documental. Todos los gestores de bases de datos, sistemas de gestión de expedientes y registros, deben utilizar el mismo lenguaje de indización con el fin de poder recuperar de manera eficiente toda la información existente sobre un asunto, independientemente del sistema donde se encuentre almacenada.

El Sistema de Gestión Documental de ACLM entra en el procedimiento administrativo cuando éste ha finalizado, es la fase en que todos los documentos que reflejan los trámites de un procedimiento deben unirse y pasar a la fase de archivo. Está basado en una aplicación informática diseñada ad hoc por el Servicio de Informática de la Consejería de Presidencia y Administraciones Públicas. El programa integra todas las funciones relativas a los archivos administrativos. El procesamiento de la documentación se basa en una metodología única para todas las unidades y servicios, que favorece la uniformidad en todos los procesos desde la creación, utilización y archivo o eliminación de los documentos, independientemente de la unidad que los ha creado. Sobre todo se caracteriza por la facilidad de consultar y recuperar los expedientes y documentos en todo el ciclo.

La información es un recurso tangible dentro de las organizaciones, ya que favorece la toma de decisiones y la transparencia de la gestión para lo cual es necesario asegurar el almacenamiento y la recuperación tanto física como electrónica de los documentos. La administración genera los archivos, formados por documentos, por lo tanto la gestión documental conlleva la planificación de la producción documental, desde el momento en que se crea un documento, y la armonización de la misma dentro de todos los órganos gestores identificados con las distintas áreas funcionales.

Para poder recuperar toda la información recogida en la documentación de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha, hay que partir de una planificación de la información, recogida en este curso de la forma más práctica posible, ajustándonos a la legislación vigente y a las prácticas administrativas derivadas de los Planes y Programas diseñados con el fin de adaptar los recursos disponibles.

Excepciones del Sistema de ACLM:

1. La documentación clínica: referida directamente a la asistencia sanitaria, centrada en un tipo documental de tratamiento especial: la historia clínica sanitaria. Regulada por la legislación vigente en esta materia: (Ley 41/2002, de 14 de noviembre, básica reguladora de la autonomía del paciente y de derechos y obligaciones en materia de información y documentación clínica) y el Decreto 24/2011, de 12/4/2011 de la documentación sanitaria de Castilla-La Mancha (DOCM nº 74 de 15 de abril de 2011).

2. La documentación transferida por la Administración General del Estado a los Archivos Histórico Provinciales de la Región, centros de titularidad estatal y gestión transferida a JCCM. Estos Archivos cumplen la función de archivos intermedios e históricos de la administración territorial del Estado en cada provincia (Decreto 914/1969); de la Administración de Justicia no transferida a las comunidades autónomas; de las Delegaciones de Hacienda; del Notariado, y otras instituciones o personas con competencias delegadas de carácter público.

3. Las colecciones y fondos fotográficos existentes en los archivos públicos gestionados por la Junta de Comunidades, reunidos por la Consejería de Educación, Ciencia y Cultura en un repositorio digital denominado “Archivo de la Imagen”, que recoge las obras de grandes fotógrafos como Luís Escobar o Francisco Goñi con la fotografía popular recogida a través del programa “Los Legados de la Tierra” o con los archivos como el de las Brigadas Internacionales producido durante la Guerra Civil Española.