4. CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS DE ACLM

El sistema archivístico de la administración autonómica, se compone de tres elementos básicos, gestionados por el Archivo de Castilla-La Mancha, como órgano coordinador del Subsistema de los órganos de Gobierno y de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha, adscrito a la Consejería de Presidencia y Administraciones Públicas. Se trata de una técnica de estructuración de los archivos con el fin de organizar la gestión del grandes volúmenes de documentación, en el ámbito institucional, en el ámbito documental, en el ámbito temporal y siempre optimizando la gestión de espacios.

1. Archivos de gestión o de oficina
2. Archivos centrales
3. Archivos intermedios e históricos.

La configuración y estructura de estos tres archivos se ha hecho en función de la cantidad de documentos producidos por cada organismo,
teniendo en cuenta el ciclo de vida de los documentos, el valor de los mismos y la frecuencia de uso. El objeto de esta distribución es conseguir la mayor eficacia en la gestión de los espacios destinados a depósito y establecer los canales más ágiles de circulación de documentos, tanto para las transferencias, como para las consultas y préstamos.

4.1. El ciclo de vida de los documentos:

Este concepto es del que se parte en archivística para establecer el tipo de archivo dentro de la estructura administrativa, ya que abarca todo el procedimiento administrativo, desde que los trámites se inician en la unidad administrativa correspondiente hasta que son transferidos al archivo definitivo para ser conservados o eliminados.

Las distintas fases por los que pasan los documentos, teniendo en cuenta su valor, es decir, valores primarios (administrativo, fiscal o contable) o secundarios (informativo o histórico) son:

– Documentación activa (archivo de oficina): En esta fase la documentación tiene un valor administrativo y su consulta es muy frecuente. Valor primario
– Documentación semiactiva (archivo central): Es la fase en que el trámite administrativo ha terminado, la frecuencia de consulta de esa documentación es menor. Valores primarios
– Documentación inactiva (archivo intermedio e histórico): La documentación ha perdido alguno de los valores primarios; con carácter general sólo tiene valor como información e investigación. Su consulta es puntual. En este momento van adquiriendo valores secundarios, por lo que pasarán a la fase de archivo histórico, aunque existen documentos con perdurabilidad jurídica a lo largo de los siglos.

Siguiendo estas fases, los archivos se pueden clasificar en administrativos e históricos. Por lo tanto no debemos olvidar que la gestión realizada por el Archivo de Castilla-La Mancha prioriza el trabajo en el contexto de archivos administrativos, documentos con menos de 30 años de antigüedad, fundamentales para la eficacia y eficiencia de la administración.

Ciclo de vida de los documentos siguiendo la legislación vigente:

4.2. Archivos de gestión o de oficina:

Recogen la documentación de los órganos de gobierno y las unidades administrativas y de servicios en la etapa inicial o activa del ciclo de vida de los documentos, es decir, mientras dura su tramitación o su nivel de utilización por parte de la unidad productora es elevado. La ley 11/2002 de APCLM determina que los archivos de oficina custodiaran la documentación un máximo de cinco años.

Siguiendo la Ley 11/2002:

– Existirá un archivo de oficina al menos en cada órgano de la administración de JCCM, ya sea de gobierno, de apoyo, directivo, de asistencia o consultivo, central o periférico, así como los órganos de dirección y administración de las personas y Entidades que forman los archivos públicos de Castilla-La Mancha.
– Los archivos de oficina concentran los documentos generados por las unidades administrativas dependientes del correspondiente órgano. El archivo es la última fase del procedimiento administrativo; los expedientes una vez archivados permanecen en el archivo de oficina con el fin de apoyar la gestión, y garantizar el al art. 35 y 37 de la Ley 30/1992.
– El funcionamiento de los mismos, las directrices técnicas y la asistencia técnica será prestada desde el archivo de Castilla-La Mancha, a través del personal técnico encargado del área de gestión documental a la que pertenezca dicho organismo.

Como norma general, en el archivo de oficina permanecerán los documentos cuando estén en trámite o sometidos a continúa utilización y consulta administrativa por parte de las oficinas. No pueden custodiar documentos de más de 5 años de antigüedad desde la resolución del expediente.

Con Objetivo optimizar y gestionar el espacio, es necesario un equipamiento adecuado de los espacios de trabajo y de los espacios destinados a archivos de oficina, teniendo en cuenta:

– Accesibilidad.
– Permitir una rápida identificación de los documentos.
– Buena comunicación con el Archivo Central (transferencias)
– La documentación debe estar controlada por un responsable de la oficina, y siempre debe estar relacionada la instalación física con las bases de datos de control interno de la documentación.
– Es recomendable utilizar una zona centralizada de archivo.

4.3. Archivo Central:

Recoge y custodia la documentación administrativa procedente de los archivos de gestión o de oficina, una vez transcurrido el período de permanencia en los mismos. La Ley 11/2002 de APCLM establece un máximo de 15 años de permanencia de los documentos; transcurrido este plazo pasarán al archivo intermedio que les corresponda.

En cada Consejería, Delegación Provincial y en aquellos organismos que posean cierta autonomía existirá un archivo central.

Por motivos de eficacia en la gestión de la documentación, teniendo en cuenta los cambios en la estructura del gobierno, la creación de archivos centrales se ha estructurado teniendo en cuenta los siguientes puntos de vista:

– Las áreas de gestión documental, es decir, las grandes funciones de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha.
– Los espacios disponibles.

* La Ley 19/2002 establece que al frente de cada archivo central exista un archivero adscrito al ACLM, con una doble función, gestionar documentación de la Consejería correspondiente y controlar el envío de ésta a la siguiente fase de archivo, es decir, al archivo Intermedio.

4.4. Archivos Intermedios e Históricos:

Se trata de la última fase del tratamiento de la documentación, es decir el destino definitivo de los expedientes que se iniciaron en la oficina. Como el tema que estamos tratando se refiere únicamente al archivo administrativo, simplemente citamos estos archivos para que se tenga conocimiento de ellos a título meramente informativo para saber que los documentos cuando pasa un determinado tiempo van perdiendo su vigencia administrativa y adquieren otros valores, son depositados primero en los archivos intermedios y luego en los históricos para seguir prestando sus servicios a la Administración pero fundamentalmente a la investigación y a la cultura. En Castilla-La Mancha, el archivo intermedio e histórico de la administración regional es el Archivo de Castilla-La Mancha, completado por la Red de Archivos Históricos Provinciales en la administración periférica.

Nota: La distribución en las distintas fases de archivo, es un esquema de organización del que se parte a priori, ya que la puesta en funcionamiento del sistema hace que el ciclo de vida de los documentos no coincida con el depósito de los mismos en dependencias de archivos de oficina, centrales o intermedios. Se trata de una clasificación previa a nivel intelectual, reflejada en el sistema informático para controlar los documentos. Físicamente los documentos están distribuidos por los edificios en función del espacio disponible para archivo, tanto en oficinas, archivos centrales de Consejerías o Delegaciones, en el Archivo de Castilla-La Mancha, y en las provincias de Albacete, Ciudad Real, Cuenca y Guadalajara en la Red de Archivos Históricos Provinciales.

La Ley 19/2002 establece la existencia de Archivos Territoriales en cada una de las provincias. Por motivos presupuestarios y racionalización de las instalaciones, estos centros no han sido creados y en las provincias se utilizan las instalaciones de los Archivos Históricos Provinciales, de titularidad Estatal y Gestión Transferida a la Comunidad Autónoma.