5. Gestión de documentos en el Sector Público de la JCCM.
Política de Gestión de Documentos de las entidades que integran el Sector Público de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha.
- Definición.
La Política de Gestión de Documentos de las entidades que integran el Sector Público de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha contiene el conjunto de directrices reguladas por la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha que definen la creación y gestión de documentos en cualquier soporte, auténticos, fiables y disponibles a lo largo del tiempo, de acuerdo con las funciones y actividades de las entidades de su Sector Público y que tiene como finalidad garantizar la gestión y la información administrativa, el derecho de acceso de las personas a los documentos y la conservación del patrimonio documental.
- Objeto, contenido e impulso.
La gestión de documentos, en el ámbito de las organizaciones del sector público, supone la formulación de un tratamiento transversal de la documentación de acuerdo con las normas y procedimientos específicos que se hayan de utilizar en la gestión de los documentos en cualquier soporte material, especialmente aquellos producidos en soporte electrónico o digital, de acuerdo a lo previsto en el artículo 4 de la Ley 19/2002, de 24 de octubre, de Archivos Públicos de Castilla-La Mancha, con el objetivo de promover el control de la gestión de documentos desde su ingreso y captura hasta su eliminación o conservación permanente en el repositorio único de la Administración de la Junta de Comunidades y, de esta forma, garantizar el acceso, seguridad, disponibilidad, confidencialidad y conservación de esos documentos.
Su implantación resulta fundamental para la gestión y funcionamiento interno de la Junta de Comunidades, como garantía para el cumplimiento de las obligaciones de transparencia en el acceso a la información pública y para la conservación del patrimonio documental.
En la Política de Gestión de Documentos se determinan los requisitos mínimos obligatorios a cumplir por cualquier organismo que implemente sistemas o aplicaciones para la gestión de sus documentos, desde su captura hasta su custodia definitiva en el archivo.
Por su carácter transversal, el liderazgo e impulso de esta Política le corresponde a las áreas de Administraciones Públicas, Tecnologías de la Información y Patrimonio Cultural.
- Ámbito de aplicación.
3.1 Entidades.
La Política de Gestión de Documentos será aplicable a la documentación generada, reunida y conservada por:
- – Los órganos de Gobierno y Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha.
- – Las Entidades de Derecho Público con personalidad jurídica propia vinculadas o dependientes de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha.
- – Las empresas del sector público regional cuyo capital social pertenezca mayoritariamente a la Administración de la Junta de Comunidades o a una Entidad de Derecho Público dependiente o vinculada a ésta.
- – Las Fundaciones del sector público regional cuyo patrono fundador sea la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha y dependan directamente de la misma.
- – Las Corporaciones de Derecho Público en la documentación producida en el ejercicio de competencias delegadas de carácter público.
3.2 Instituciones sanitarias del Servicio de Salud de Castilla-La Mancha.
Los documentos que integran las historias clínicas de los centros sanitarios públicos dependientes del Servicio de Salud de Castilla-La Mancha se regirán por su normativa específica.
- Datos identificativos de la política de gestión de documentos.
| Nombre del documento | Política de Gestión de Documentos de las Entidades que integran el Sector Público de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha. |
- Liderazgo, responsabilidad y participación.
5.1 Consejerías encargadas del liderazgo.
- – Consejería competente en materia de administraciones públicas.
- – Consejería competente en materia de tecnologías de la información.
- – Consejería competente en materia de patrimonio cultural.
5.2 Órganos de alta dirección encargados de la planificación e impulso.
- – Órgano directivo competente en materia de calidad, simplificación y racionalización de procedimientos, registros y archivos públicos.
- – Órgano directivo competente en materia de tecnologías de la información.
- – Órgano directivo competente en la propuesta y gestión de los programas de protección, conservación, restauración, promoción y difusión del patrimonio documental de Castilla-La Mancha.5.3 Órganos de alta dirección encargados de la administración y aplicación.
- – Secretarías Generales, Secretarias Generales Técnicas y órganos equiparables.
5.4 Comisiones encargadas de la participación y asesoramiento.
- – Comisión de Administración Electrónica y Simplificación de Trámites Administrativos.
- – Comisión de Simplificación y Actualización de Procedimientos.
- – Comisión Calificadora de Documentos de Castilla-La Mancha.
- – Comisión de Acceso a los Documentos en los Archivos de la Junta de Comunidades.
- – Comisión Técnica de Coordinación de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha.
- – Comité Regional de Protección de Datos.
5.5. Unidades encargadas de la gestión, implantación y desarrollo.
- Unidad responsable del Siaci, Registro y normalización y simplificación de procedimientos administrativos.
- – Unidad responsable de Soluciones TIC.
- – Unidad responsable de Infraestructuras TIC.
- – Unidad responsable de Seguridad y Protección de Datos.
- – Unidad responsable de los archivos de titularidad de la Junta de Comunidades de La Mancha.
- – Unidad responsable de patrimonio documental.
5.6 Personal encargado de la ejecución.
Todo el personal implicado en el tratamiento de los documentos, desde su captura y registro hasta su definitiva conservación y custodia.
- Procesos de gestión documental.
La Política de Gestión de Documentos se deberá aplicar a todos los documentos y expedientes de las entidades afectadas por este Decreto durante todas las etapas de su ciclo vital, desde su inicio hasta su custodia definitiva, para garantizar su autenticidad, integridad, seguridad, confidencialidad, calidad, protección a largo plazo, recuperación, accesibilidad, consulta y trazabilidad.
Los procesos que integran la gestión documental son los siguientes:
- – Identificación de procedimientos y trámites administrativos.
- – Captura.
- – Clasificación.
- – Descripción.
- – Seguridad.
- – Acceso.
- – Valoración.
6.1 Identificación de procedimientos y trámites administrativos.
La identificación de tipos de procedimientos y trámites administrativos comprende el conjunto de operaciones destinadas a analizar la función, el contenido informativo, la estructura y el contexto de los documentos generados en cada actividad administrativa, a fin de determinar los metadatos que deban asociarse desde su inicio.
Esta información estará recogida en el Registro de Procedimientos y Trámites de la Administración Regional, dependiente de la Inspección General de Servicios, que la mantendrá actualizada. En la sede electrónica de la Junta de Comunidades estará disponible el modelo de ficha para recogida de datos de procedimientos y trámites, que servirá para dar de alta los procedimientos y para introducir las modificaciones que se produzcan en los datos de los ya existentes, o en los datos de trámites asociados.
Todos los procedimientos llevarán asociados los siguientes metadatos obligatorios:
- – Código del Sistema de Información y Atención a la Ciudadanía (Siaci) que será determinado por la Inspección General de Servicios.
- – Código del Directorio Común de Unidades Orgánicas y Oficinas (DIR3) que identifica a la unidad responsable del procedimiento.
- – Código K2, que identifica a la aplicación tecnológica y formatos que tramitan el procedimiento, que será determinado por la unidad responsable de Soluciones TIC.
- – Código de Clasificación Funcional que será determinado por el Archivo de Castilla-La Mancha.
- – Código del Lenguaje Documental que será determinado por el Archivo de Castilla-La Mancha.
- – Plazo de acceso público a la información contenida en el procedimiento que será determinado por cada una de las unidades responsables del procedimiento.
- – Nivel de seguridad de los ficheros asociados a los procedimientos y de sensibilidad de los documentos a los datos de carácter personal protegidos que serán determinados por el Servicio de Seguridad y Protección de Datos.
- – Plazo de utilidad administrativa, que identifica el tiempo en que este procedimiento tiene valor administrativo y/o jurídico, que será determinado por cada una de las unidades responsables del procedimiento.
- En el caso de expedientes y agregaciones documentales los metadatos se configurarán por los organismos productores de los mismos de acuerdo a las directrices de la Comisión de Simplificación y Actualización de Procedimientos.A efectos de esta Política, se entiende por expediente el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla.Los documentos administrativos electrónicos, y aquellos susceptibles de formar parte de un expediente, tendrán siempre asociada al menos una firma electrónica de acuerdo con la normativa aplicable.
El expediente electrónico quedará foliado mediante un índice electrónico en el que quedarán reflejados todos los documentos que lo componen. Dicho índice será autenticado garantizando la integridad e inmutabilidad del expediente generado desde el mismo momento de su firma y permitirá su recuperación siempre que sea posible, siendo admisible que un mismo documento forme parte de distintos expedientes electrónicos.
6.2 Captura.
A efectos de esta Política se entiende por captura el proceso de ingreso en el sistema de gestión documental de los documentos procedentes de las personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, a través del Sistema Corporativo de Información, Atención y Registro que está integrado por el Registro Único, las Oficinas de Información y Registro (OIR), las Ventanillas Únicas Empresariales (VUE), el Teléfono Único de Información 012, la Sede Electrónica y el Sistema de Información y Atención a la Ciudadanía (Siaci).
Igualmente se entiende por captura el ingreso en el sistema de gestión documental de los documentos producidos por las entidades del Sector Público de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha a causa de sus procedimientos internos.
La captura de los documentos, dotándoles de un identificador, señala su entrada en el sistema de gestión de documental de la Junta de Comunidades y garantiza su identificación unívoca. En el momento de la captura se establece una relación entre los documentos, su productor o creador y el contexto en que se originó. Esto se consigue mediante la asignación de los metadatos mínimos obligatorios definidos en esta Política.
6.2.1 Registro.
El proceso de registro marca la incorporación de un documento al sistema de gestión documental de una organización.
El proceso de registro es relevante puesto que proporciona rastro evidente de la entrada y la salida de un documento de una organización, lo que asegura su existencia, y sirve para facilitar información al ciudadano respecto a su estado de tramitación.
En la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha existe un Registro Único de documentos, gestionado mediante aplicación informática, en el cual se integran el registro presencial, el registro electrónico de aplicaciones y el registro electrónico de la ciudadanía.
Durante la tramitación administrativa los documentos aportados por los interesados deberán adecuarse a los sistemas de identificación y firma, previstos en los artículos 9 y 10 de la Ley 39/2015, que permitan dejar constancia de la integridad y autenticidad del documento. Los documentos con consideración de copias deberán adecuarse a lo previsto en el Decreto 12/2010.
En el caso de documentos en soporte papel, presentados de forma presencial, preferentemente se incorporará un sello o validación mecánica de la entrada de acuerdo a lo previsto del Decreto 12/2010.
Los documentos reunidos por las entidades del Sector Público de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha en el ejercicio de sus competencias, procedentes de personas físicas o jurídicas, se dotarán automáticamente de los metadatos mínimos obligatorios dispuestos en el Esquema Institucional de Metadatos de la Junta de Comunidades (Emecam) (Anexo III) de acuerdo a la Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de Gestión de Documentos Electrónicos y de los complementarios de acuerdo al Esquema de Metadatos para la Gestión del Documento Electrónico (e-EMGDE) que garanticen su relación con el productor y con el expediente al que pertenece a lo largo de todo su ciclo vital.
6.2.2 Digitalización.
Es el proceso tecnológico que permite convertir un documento en soporte papel, o en otro soporte no electrónico, en un fichero electrónico que contiene la imagen codificada, fiel e íntegra del documento.
Podrá procederse a la digitalización de los documentos presentados en papel cuando formen parte de un expediente cuyo trámite esté normalizado dentro de una plataforma electrónica específica.
Las unidades administrativas tramitadoras de los expedientes valorarán la posibilidad de generar procedimientos en formato electrónico o en papel, impidiendo la existencia de expedientes híbridos que contengan ambos tipos de soportes.
El procedimiento de digitalización se realizará de acuerdo a la Norma Técnica de Interoperabilidad de Digitalización y de Documento Electrónico.
6.3 Clasificación.
La documentación capturada se relacionará con cada una de las series documentales a la que pertenezca y éstas se estructurarán o agruparán en categorías, tanto generales como específicas, de acuerdo al cuadro de clasificación adaptado a las funciones de la Junta de Comunidades (Anexo II).
El Cuadro de Clasificación Funcional de la Junta de Comunidades tiene como objetivos:
- – El establecimiento de vínculos y relaciones entre documentos individuales y la actividad de la Administración Regional y sus Entidades vinculadas.
- – Precisar el contexto funcional para mejorar la formulación de búsquedas documentales.
- – Garantizar que estas actividades y series documentales siempre estarán identificadas, racionalizadas y normalizadas a lo largo del tiempo.
- – La posibilidad de hacer disponibles todos los documentos relacionados con una actividad y un procedimiento administrativo concreto.
- – La valoración por áreas funcionales de los documentos y la definición de los plazos para la conservación y acceso público adecuados para cada procedimiento administrativo.
- – La atribución de la responsabilidad de la gestión de determinadas actividades administrativas y su distribución en la unidad administrativa que corresponda.
A efectos de esta Política, las series documentales se identificarán y equipararán, cuando sea posible, con los trámites administrativos recogidos en el Registro de Procedimientos y Trámites de la Administración Regional y validados por el Siaci.
6.4 Descripción.
Se entiende por descripción el proceso continuo de representación mediante metadatos de la información contenida en los documentos relacionándola con su contexto y con la finalidad de permitir su localización y garantizar su utilización.
La descripción se adecúa a lo dispuesto en el Esquema Institucional de Metadatos de la Junta de Comunidades (Emecam) (anexo III), mediante la inclusión de los metadatos mínimos obligatorios dispuestos por la Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de Gestión de Documentos Electrónicos y los complementarios especificados por el Esquema de Interoperabilidad de Gestión del Documento Electrónico (e-EMGDE), pudiendo ser desarrollada y complementada por aquellos instrumentos y recursos que se consideren necesarios.
6.5 Seguridad.
Se entiende por seguridad el conjunto de medidas que garantizan la disponibilidad, autenticidad, integridad, confidencialidad y trazabilidad de los documentos de acuerdo a lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad.
La supervisión del cumplimiento del Esquema Nacional de Seguridad corresponde, en el ámbito de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha, a la unidad responsable de Seguridad y Protección de Datos, de acuerdo con el Decreto 57/2012, de 23 de febrero, por el que se establece la política de seguridad de la información en la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha.
6.6 Acceso.
Es el proceso que determina el derecho, modo y medios de localizar, usar y recuperar los documentos que cumplen con los requerimientos establecidos en esta Política.
El derecho de acceso a los documentos está regulado por la legislación vigente que establece las condiciones y/o restricciones aplicables según las características y contenido de los mismos.
Los metadatos de acceso serán aplicados por la unidad responsable de cada procedimiento de acuerdo a lo previsto en la legislación básica estatal, en la Ley 19/2002 y en los informes de la Comisión de Acceso a los Documentos.
6.7 Valoración.
Es el proceso por el que se determinan los criterios legales y técnicos para garantizar los plazos y formas de conservación, transferencia, uso, reutilización, conversión, migración y eliminación de los documentos teniendo en cuenta su valor administrativo e informativo.
Estos criterios se sujetarán a las disposiciones específicas sobre la materia reguladas en la Ley 19/2002, en el Decreto 18/2017, de 14 de febrero, por el que se regula la composición y funcionamiento de la Comisión de Acceso a los Documentos del Subsistema de Archivos de los órganos de Gobierno y de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha y el procedimiento de acceso a los mismos y en el Decreto 26/2017, de 28 de marzo, por el que se regula la composición y funcionamiento de la Comisión Calificadora de Documentos de Castilla- La Mancha y el procedimiento de eliminación de documentos de los archivos públicos del Subsistema de Archivos de los Órganos de Gobierno y de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha.
6.7.1 Conservación.
La conservación de documentos será establecida mediante los plazos de utilidad administrativa o jurídica propuestos por las unidades responsables de los procedimientos y por los dictámenes que en esta materia emita la Comisión Calificadora de Documentos de Castilla-La Mancha.
Se establecerán medidas de prevención y custodia permanente para aquellos documentos y sus metadatos asociados cuyos valores legal, histórico, científico o cultural sean necesarios para asegurar el cumplimiento de las obligaciones jurídicas, financieras y administrativas de la Junta de Comunidades, para la consecución de sus objetivos, para garantizar los derechos de las personas y para promover la investigación y la difusión cultural.
6.7.2 Transferencia.
Las transferencias de documentos tienen el carácter de un procedimiento administrativo especial de la Junta de Comunidades consistente en la entrega ordenada y relacionada de uno o varios documentos a la autoridad archivística competente, así como el traspaso de responsabilidades relativas a su custodia y conservación.
Los plazos y condiciones para su ejecución se encuentran regulados en la Ley 19/2002, y deberán atender a los dictámenes que en esta materia emita la Comisión de Acceso a los Documentos.
Las transferencias al repositorio electrónico se realizarán en el momento en que el expediente se encuentre resuelto y su procedimiento finalizado y se tendrán en cuenta las medidas previstas en el Esquema Nacional de Seguridad relativas a los mecanismos de autenticidad, integridad y trazabilidad y demás normativa que les sean aplicables.
El órgano directivo competente en materia de archivos públicos determinará la puesta a disposición de todas las entidades integrantes de la organización de un repositorio electrónico único, similar a las funciones que cumplen las dependencias del Archivo de Castilla-La Mancha para los documentos en soporte físico, en donde se almacenarán, custodiarán y conservarán los documentos y sus metadatos.
6.7.3 Uso y reutilización.
Los documentos deberán mantener la capacidad de uso durante todo el tiempo que se conserven. Las medidas para asegurar la usabilidad serán las siguientes:
- – Aplicar y mantener los metadatos adecuados sobre las características técnicas de los documentos.
- – Crear copias adicionales de los documentos o convertirlos a otros formatos.
- – Migrar los documentos.
- – Supervisar periódicamente las condiciones de almacenamiento. La reutilización del contenido de un documento en otros procesos de trabajo interno o externo creará un nuevo documento en un nuevo contexto, con metadatos independientes en el momento de la captura y en los procesos de gestión documental.
6.7.4 Migración y conversión.
El proceso de migración consiste en trasladar documentos electrónicos de un sistema, repositorio o hardware a otro, sin necesidad de cambiar el formato de conservación, manteniendo la autenticidad, la integridad, la fiabilidad y la disponibilidad de los mismos.
El proceso de conversión consiste en la transformación de un documento u otro objeto digital de un formato, o versión de formato, a otro, manteniendo la autenticidad, la integridad, la fiabilidad y la disponibilidad de los mismos.
Los procesos de migración y conversión entre aplicaciones, incluidos el desmantelamiento de aplicaciones o el paso de formatos analógicos a digitales (digitalización), deberán planificarse, documentarse y comunicarse a las unidades responsables de la Política de Gestión de Documentos.
La eliminación de los documentos originales después de una migración o conversión deberá ser autorizada por la Comisión Calificadora de Documentos. Igualmente, durante este proceso los metadatos asociados al formato o aplicación de origen deberán conservarse hasta que quede garantizada su integridad y fiabilidad.
Todos los procesos de migración y conversión deberán ser autorizados previamente mediante dictamen de la Comisión Calificadora de Documentos.
6.7.5 Eliminación.
La eliminación de documentos tiene el carácter de procedimiento especial consistente en la exclusión, y destrucción de los documentos, incluidos sus metadatos y la firma en el caso de los electrónicos, empleando cualquier método que garantice la imposibilidad de su reconstrucción o de su posterior utilización.
La eliminación deberá ser autorizada por la consejería competente en materia de archivos públicos previo dictamen vinculante de la Comisión Calificadora de Documentos.
En ningún caso, la documentación podrá destruirse mientras posea valor administrativo, jurídico e histórico y no haya sido dictaminada su eliminación por la Comisión Calificadora de Documentos.
No será necesario volver a solicitar un nuevo dictamen de eliminación de documentos cuando se trate de tipos de series documentales o procedimientos que hayan sido ya valorados por la citada Comisión.
- Servicios a los usuarios.
Los procesos de gestión de esta Política tienen como objetivo final garantizar y ofrecer a todas las personas las siguientes prestaciones:
- – Servicio de información, consulta y préstamo de documentos de titularidad autonómica contenidos en los archivos de la Junta de Comunidades.
- – Servicio de asesoramiento técnico en materias relacionadas con la gestión documental.
- – Servicio de obtención de copias.
- Documentación.
Los procesos de gestión documental dispuestos en esta Política deberán estar convenientemente documentados.
Se deberán tener en cuenta las directrices técnicas que puedan establecer las unidades responsables en materia de simplificación administrativa, tecnología, seguridad, archivos administrativos y patrimonio documental así como los dictámenes e informes emitidos por la Comisión de Acceso a los Documentos y la Comisión Calificadora de Documentos de Castilla-La Mancha.
- Formación.
La Escuela de Administración Regional planificará las acciones formativas necesarias para la formación y capacitación de los empleados públicos encargados de la gestión y ejecución de esta Política.
- Supervisión y auditoría.
Los contenidos de la presente Política serán objeto de auditorías periódicas.
- Gestión de la política.
El mantenimiento y actualización de la Política corresponderá a los responsables señalados en el punto 5.1 de este documento, sin perjuicio de la habilitación normativa atribuida a la Consejería competente en materia de Administraciones Públicas en la disposición final primera del presente Decreto.
Anexo IV Glosario
Archivo único: Repositorio único centralizado donde se almacenan y administran documentos electrónicos o analógicos, así como los metadatos asociados a estos.
Ciclo de vida documental: Conjunto de las etapas o períodos por los que atraviesa la vida del documento, desde su identificación en un sistema de gestión de documentos, hasta su selección para conservación permanente, de acuerdo con la legislación sobre Archivos de aplicación en cada caso, o para su destrucción reglamentaria.
Documento: Información de cualquier naturaleza en forma analógica o electrónica, archivada en un depósito físico o en un soporte electrónico, según un formato determinado, y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado.
Esquema de Metadatos: Instrumento que define la incorporación y gestión de los metadatos de contenido, contexto y estructura de los documentos electrónicos a lo largo de su ciclo de vida.
Interoperabilidad: Capacidad de los sistemas de información, y por ende de los procedimientos a los que éstos dan soporte, de compartir datos y posibilitar el intercambio de información y conocimiento entre ellos.
Metadatos de gestión de documentos: Información estructurada o semiestructurada que hace posible la creación, gestión y uso de documentos a lo largo del tiempo en el contexto de su creación. Los metadatos de gestión de documentos sirven para identificar, autenticar y contextualizar documentos, y del mismo modo a las personas, los procesos y los sistemas que los crean, gestionan, mantienen y utilizan.
Registro de Procedimientos y Trámites de la Administración Regional: Relación ordenada de los procedimientos y tramites que gestiona la Junta de Comunidades, incluyendo organismos autónomos y entes públicos, en donde se recopila, clasifica y estructura la información básica de cada procedimiento (forma de inicio de la tramitación, plazo de presentación, órgano de resolución, normativa, etc.).
