2. Combinar correspondencia.
La combinación de correspondencia es una herramienta poderosa que te permite crear múltiples documentos personalizados, como cartas, etiquetas, sobres, entre otros, utilizando una plantilla principal y una lista de datos, como una hoja de cálculo o una base de datos. Cómo realizar una combinación de correspondencia en LibreOffice Writer:
Paso 1: Preparar la Plantilla Principal:
- Abre LibreOffice Writer y crea o abre el documento que servirá como plantilla principal para la combinación de correspondencia.
- En el documento, coloca los campos que deseas personalizar con los datos de la lista, como nombres, direcciones, saludos, etc. Estos campos se identificarán mediante un marcador de posición, como por ejemplo:
<<Nombre>>,<<Dirección>>, etc. - Guarda la plantilla principal con un nombre descriptivo para identificarla fácilmente.
Paso 2: Preparar la Lista de Datos:
- Abre la lista de datos que deseas utilizar para la combinación de correspondencia. Puede ser una hoja de cálculo de LibreOffice Calc, un archivo CSV o una base de datos.
- Asegúrate de que los datos estén organizados en columnas, donde cada columna representa un campo que se utilizará en la combinación de correspondencia (por ejemplo, nombre, dirección, ciudad, etc.).
Paso 3: Iniciar la Combinación de Correspondencia:
- En la plantilla principal en LibreOffice Writer, ve al menú “Herramientas” y selecciona “Combinar correspondencia” > “Inicio del asistente para combinación de correspondencia”.
- En el primer paso del asistente, elige el tipo de documento que deseas crear (cartas, etiquetas, sobres, etc.) y haz clic en “Siguiente”.
Paso 4: Seleccionar la Lista de Datos:
- En el siguiente paso, selecciona “Usar la lista actual” si ya tienes abierta la lista de datos en LibreOffice Calc, o selecciona “Usar una lista de direcciones de texto” si tienes los datos en un archivo CSV o una base de datos externa. Haz clic en “Siguiente”.
- Si seleccionaste “Usar la lista actual”, se te pedirá que elijas la hoja de cálculo de Calc que contiene los datos. Selecciona la hoja correcta y haz clic en “Siguiente”.
Paso 5: Insertar Campos de Datos:
- En este paso, se te mostrarán los campos de la lista de datos. Para cada campo en tu documento, selecciona el campo correspondiente en la lista de datos y haz clic en “Insertar campo”.
- Asegúrate de que los campos de la lista de datos se inserten correctamente en la plantilla principal. Puedes utilizar los botones de navegación para verificar que los datos se insertan correctamente en cada registro.
Paso 6: Finalizar y Fusionar:
- Una vez que hayas insertado todos los campos de datos necesarios en la plantilla, haz clic en “Finalizar” en el asistente para combinación de correspondencia.
- Se te pedirá que elijas entre “Editar documento individual” o “Imprimir documento”. Si eliges “Editar documento individual”, se generará un documento separado para cada registro en tu lista de datos. Si eliges “Imprimir documento”, se imprimirán automáticamente todos los documentos fusionados.
- Revisa los documentos fusionados para asegurarte de que se vean como deseas. Si es necesario, puedes realizar ajustes adicionales en los documentos fusionados antes de imprimirlos o guardarlos.
Siguiendo estos pasos, podrás realizar una combinación de correspondencia efectiva en LibreOffice Writer para crear documentos personalizados a partir de una plantilla principal y una lista de datos.
