3.1. INTRODUCCIÓN.
Según la Real Academia Española, un archivo es el conjunto ordenado de documentos producidos o recibidos por una persona, sociedad, institución, etc. en el desarrollo de sus funciones o actividades. También se refiere al lugar donde se custodian uno o varios archivos. Según el Consejo Internacional de Archivos (ICA/CIA), la palabra “archivo” tiene tres significados:
- Conjunto de documentos, independientemente de su fecha, forma y soporte material, generados o recibidos por cualquier persona física o jurídica, servicio u organismo público o privado, en el ejercicio de su actividad. Estos documentos son conservados por sus creadores o sucesores para sus propias necesidades, o transferidos a la institución de archivos competente debido a su valor archivístico.
- Institución responsable de la recepción, tratamiento, inventariado, conservación y servicio de los documentos.
- Edificio o parte de un edificio donde se conservan y facilitan los documentos.
En resumen, “archivo” es un término polisémico que hace referencia al:
- Fondo documental, como conjunto de documentos producidos o recibidos por una persona física o jurídica en el ejercicio de sus actividades.
- La institución o servicio encargado de la custodia y tratamiento archivístico del fondo.
- El edificio o local donde se custodia dicho fondo.
La Ley 16/1985, del Patrimonio Histórico Español los define en su art. 59.1 como “conjuntos orgánicos de documentos, o la reunión de varios de ellos, reunidos por las personas jurídicas, públicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades, al servicio de su utilización para la investigación, la cultura, la información y la gestión administrativa. Asimismo, se entienden por archivos las instituciones culturales donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden para los fines anteriormente mencionados dichos conjuntos orgánicos”.
Otra forma de describir “archivo” de manera completa sería como “uno o varios conjuntos de documentos, sin importar su fecha, formato o material de soporte, que se acumulan de manera natural por una persona o entidad pública o privada durante su gestión, conservados en su orden original para servir como evidencia e información para la persona o entidad que los generó, para los ciudadanos o como fuentes históricas”.
En resumen, basándose en varias definiciones de otros expertos, “archivo” podría definirse como “El lugar donde se custodian de manera organizada y ordenada los testimonios escritos, gráficos o audiovisuales, generados por cualquier institución pública o privada, conservados con el doble propósito de garantizar los derechos de los administrados y servir como fuentes para la investigación”.
Los conceptos mencionados anteriormente abarcan dos aspectos fundamentales para una definición precisa de “archivo”:
- La importancia del orden, que se refiere a la organización y clasificación como elementos esenciales del archivo.
- La doble finalidad atribuida al conjunto de documentos, que consiste en proteger los derechos de la institución que los genera para facilitar su gestión, actuando como memoria y como fuente de información histórica, en unos límites difíciles de establecer debido a su dinamismo.
Considerando estos aspectos, la función archivística ha evolucionado significativamente en los últimos tiempos:
- De ser una labor eminentemente práctica a convertirse en una profesión con un fuerte componente multidisciplinar.
- De tener una visión unívoca asociada al ámbito histórico-cultural a adoptar una visión bidimensional, transversal, amplia e integradora, en la que se combina la función histórica con la jurídico-administrativa.
En resumen, la archivística ha pasado de ser una tarea meramente práctica a una profesión que requiere conocimientos de diversas disciplinas, y de estar enfocada exclusivamente en el ámbito histórico-cultural a tener una perspectiva más amplia e integradora, combinando su función histórica con la de gestión administrativa y jurídica.
RAZONES FUNDAMENTALES PARA LA EXISTENCIA DE UN ARCHIVO AMINISTRATIVO:
- El significativo aumento del volumen documental en la Administración hace necesario estandarizar la gestión de la documentación administrativa, así como aplicar criterios de calidad y eficacia en la organización y acceso a los documentos generados.
- La legislación española obliga a los organismos públicos a organizar y conservar los documentos que producen en el desarrollo de sus actividades.
- Toda la documentación generada por la Administración forma parte de su patrimonio documental y de su memoria histórica, por lo que debe ser adecuadamente gestionada y preservada.
En resumen, el archivo administrativo es esencial para gestionar eficientemente el creciente volumen documental, cumplir con los requisitos legales y preservar la memoria institucional de la Administración Pública.
DOCUMENTACIÓN QUE FORMA PARTE DE UN ARCHIVO ADMINISTRATIVO.
El Archivo administrativo se compone del conjunto orgánico de documentos de cualquier fecha, formato o soporte material, generados o reunidos por los órganos directivos y de gobierno, así como por las personas físicas que trabajan para la Administración en el desarrollo de su actividad administrativa. Estos documentos se organizan y conservan para:
- La gestión administrativa y la información
- La investigación y la cultura
El archivo administrativo incluye fondos documentales de diversas naturalezas, como:
- Documentos de los órganos de gobierno
- Documentos relacionados con el desarrollo normativo y jurídico de los diferentes ámbitos de la organización administrativa
- Correspondencia y escritos de los diferentes órganos y cargos administrativos
- Expedientes administrativos de cualquier clase
- Documentos del presupuesto
- Expedientes del personal que presta servicios en la organización
- Publicaciones institucionales y memorias
- Todos aquellos documentos y expedientes que reflejen las actividades de la organización administrativa y de sus miembros
En resumen, el archivo administrativo es un conjunto de documentos que reflejan la actividad administrativa de una organización, incluyendo documentos de gobierno, normativos, correspondencia, expedientes, presupuesto, personal, publicaciones y memorias, entre otros.
Los principales elementos que conforman el Sistema de Archivos Administrativos son:
- Los Archivos de Gestión u Oficina: Conservan la documentación que generan hasta finalizar su tramitación y durante el periodo de vigencia administrativa, que generalmente se estima entre 3 a 5 años.
- El Archivo General: Es una unidad especializada en las funciones de gestión, conservación (temporal o permanente), acceso y consulta de los documentos.
Ambos tipos de archivos forman parte del Sistema Archivístico de la Administración y responden a las diferentes fases del ciclo de vida de la documentación administrativa. Los documentos de archivo son los mismos desde que se producen en la oficina hasta que son depositados en un archivo histórico, pero su valor y función van cambiando en las sucesivas etapas, correspondiendo a cada etapa un tipo de archivo distinto.
En resumen, el Sistema de Archivos Administrativos está compuesto por los Archivos de Gestión u Oficina, que custodian la documentación a corto plazo, y el Archivo General, que gestiona la documentación a medio y largo plazo, respondiendo a las diferentes fases del ciclo de vida de los documentos administrativos.
3.2. REGULACIÓN LEGAL Y REGLAMENTARIA.
EL ARCHIVO ADMINISTRATIVO EN LA LEY 39/2015.
Según la Ley 39/2015, cada Administración deberá mantener un archivo electrónico único de los documentos electrónicos que correspondan a procedimientos finalizados, en los términos establecidos en la normativa reguladora aplicable.
Los documentos electrónicos deberán conservarse en un formato que permita garantizar la autenticidad, integridad y conservación del documento, así como su consulta con independencia del tiempo transcurrido desde su emisión. Se asegurará en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones. La eliminación de dichos documentos deberá ser autorizada de acuerdo a lo dispuesto en la normativa aplicable.
Los medios o soportes en que se almacenen documentos, deberán contar con medidas de seguridad, de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad, que garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos almacenados. En particular, asegurarán la identificación de los usuarios y el control de accesos, así como el cumplimiento de las garantías previstas en la legislación de protección de datos.
EL ARCHIVO ELECTRÓNICO DE DOCUMENTOS EN LA LEY 40/2015.
Según la Ley 40/2015, todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas se almacenarán por medios electrónicos, salvo cuando no sea posible.
Los documentos electrónicos que contengan actos administrativos que afecten a derechos o intereses de los particulares deberán conservarse en soportes de esta naturaleza, ya sea en el mismo formato a partir del que se originó el documento o en otro cualquiera que asegure la identidad e integridad de la información necesaria para reproducirlo. Se asegurará en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones.
Los medios o soportes en que se almacenen documentos, deberán contar con medidas de seguridad, de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad, que garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos almacenados. En particular, asegurarán la identificación de los usuarios y el control de accesos, el cumplimiento de las garantías previstas en la legislación de protección de datos, así como la recuperación y conservación a largo plazo de los documentos electrónicos producidos por las Administraciones Públicas que así lo requieran, de acuerdo con las especificaciones sobre el ciclo de vida de los servicios y sistemas utilizados.
EL ARCHIVO ELECTRÓNICO EN EL REGLAMENTO DE ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA.
Conservación de documentos electrónicos. Las Administraciones Públicas, así como sus organismos públicos y entidades de derecho público vinculados o dependientes, deben conservar en formato electrónico todos los documentos que formen parte de un expediente administrativo y aquellos con valor probatorio creados fuera de un procedimiento administrativo.
Las copias electrónicas auténticas generadas según la Ley 39/2015 se consideran parte del patrimonio documental para efectos de la Ley 16/1985 del Patrimonio Histórico Español o normativa autonómica correspondiente, con un periodo de conservación determinado por las autoridades competentes.
Cada Administración Pública establecerá los plazos mínimos de conservación de los documentos electrónicos que formen parte de expedientes concluidos, de acuerdo con su normativa específica de archivos y patrimonio documental.
En caso de procedimientos judiciales relacionados con documentos electrónicos, estos deben conservarse disponibles para los órganos judiciales hasta la conclusión del proceso judicial correspondiente.
La conservación de los documentos electrónicos debe permitir su acceso e incluir al menos su identificación, contenido, metadatos, firma, estructura y formato. Se puede incluir la información en bases de datos, siempre que se especifiquen los criterios para reconstruir los formularios electrónicos originales y verificar la identificación o firma electrónica.
Los plazos de conservación de esta información siguen los mismos establecidos para los documentos electrónicos correspondientes. Para garantizar la conservación, acceso y consulta a largo plazo, los datos pueden ser trasladados a otros formatos y soportes que aseguren el acceso desde diversas aplicaciones, conforme a la normativa vigente.
Se deben planificar acciones de preservación digital para asegurar la conservación a largo plazo de los documentos digitales, cumpliendo con lo establecido anteriormente. Bajo la supervisión de los responsables de seguridad, custodia y gestión del archivo electrónico, se establecerán planes y medios tecnológicos para migrar los datos a formatos y soportes que garanticen la autenticidad, integridad, disponibilidad, conservación y acceso a los documentos cuando el formato original ya no sea compatible con las normativas vigentes.
Archivo electrónico único. El archivo electrónico único de cada Administración comprende los sistemas y servicios que respaldan la gestión, custodia y recuperación de documentos y expedientes electrónicos, así como de otras colecciones documentales o información una vez concluidos los procedimientos administrativos correspondientes.
En el caso del archivo electrónico único de la Administración General del Estado, se podrán acceder a todos los documentos y expedientes electrónicos del sector público estatal una vez finalizados los procedimientos, dentro de los plazos establecidos por la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos según lo que se desarrolle reglamentariamente.
La gestión del archivo electrónico único asegurará la autenticidad, conservación, integridad, confidencialidad, disponibilidad y cadena de custodia de los expedientes y documentos almacenados, así como su acceso conforme a las exigencias del Esquema Nacional de Interoperabilidad, el Esquema Nacional de Seguridad, la normativa de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno, la legislación de archivos y patrimonio histórico y cultural, y cualquier normativa específica aplicable, de acuerdo con lo que se desarrolle reglamentariamente.
3.3. CLASES DE ARCHIVOS.
El patrimonio documental se compone de una variedad de archivos que difieren en su tipología y titularidad. La clasificación tradicional de archivos en administrativos y históricos ya no es adecuada, ya que los archivos históricos también tienen un valor administrativo, pero con el valor adicional de su antigüedad. En lugar de eso, se pueden clasificar los archivos según el tipo de derecho al que se adscribe el organismo que produce los documentos.
Archivos bajo el Derecho Público
- Archivos internacionales (OTAN)
- Archivos europeos (Unión Europea)
- Archivos españoles:
- Administración central (Archivo General de la Administración)
- Administración autonómica (Archivo de la Generalitat)
- Administración local (Archivo Municipal de Salamanca, Archivo de la Diputación Provincial de Salamanca)
Archivos bajo el Derecho Privado
- Archivos civiles:
- Archivos de empresas u organizaciones públicas o privadas (colegios profesionales)
- Archivos de asociaciones (sindicales)
- Archivos familiares
- Archivos personales
- Archivos religiosos:
- Archivos de culto católico (parroquias, catedrales, monasterios)
- Archivos de otros cultos no católicos
En función del ciclo vital y las diferentes edades de los documentos, podemos identificar cuatro categorías de archivos:
Archivos de Gestión o de Oficina
Estos archivos conservan documentos durante un período de 5 a 6 años, lo que se considera la primera etapa de la vida de un documento. Aquí se almacenan los documentos en uso activo para la gestión diaria.
Archivos Centrales
Estos archivos recopilan la documentación de los archivos de trabajo y la conservan durante aproximadamente 10 años. Pueden estar unificados en un solo archivo intermedio. En esta etapa, los documentos ya no son necesarios para la gestión diaria pero aún pueden ser útiles para la organización.
Archivos Intermedios
En este nivel, se transfieren los documentos desde los archivos centrales y se conservan durante un período de 15 a 30 años. Los archivos intermedios actúan como un paso previo antes de que los documentos sean transferidos al archivo histórico. En esta etapa, los documentos ya no son necesarios para la gestión cotidiana pero aún pueden tener un valor administrativo o legal.
Archivos Históricos
Finalmente, los archivos históricos conservan documentos de manera indefinida, lo que se considera la tercera y última etapa de la vida de un documento. En este nivel, los documentos tienen un valor histórico, cultural o científico y se conservan para su estudio y consulta futura.
Otra forma de clasificar los archivos es según la frecuencia de consulta de los documentos que contienen:
Archivos Activos
Estos archivos albergan documentos que se consultan con frecuencia o que aún tienen vigencia administrativa, legal, operativa o fiscal. Por lo general, la fecha de emisión de los registros no es superior a cinco años y se consultan más de una vez al mes. Corresponden a los archivos de gestión o de oficina.
Archivos Semiactivos
Estos archivos conservan documentos que han sido retirados del archivo activo una vez finalizada su vigencia administrativa, legal, operativa o fiscal. Su propósito es proporcionar información para verificar operaciones realizadas. Corresponden a los archivos centrales y/o intermedios.
Archivos Inactivos
Estos archivos conservan documentos que se consultan con poca frecuencia y tienen una utilidad temporal de acuerdo a su valor. Los documentos se almacenan aquí hasta su destrucción una vez que han cumplido su función o hasta su conservación definitiva. También corresponden a los archivos centrales y/o intermedios.
