3. NUEVAS TECNOLOGÍAS EN LOS ARCHIVOS JUDICIALES DE GESTIÓN.
3.1. INTRODUCCIÓN.
Los Archivos Judiciales de Gestión, Territoriales y Central serán gestionados mediante programas y aplicaciones informáticas, compatibles con los ya existentes en juzgados y tribunales, adaptados a las funciones y cometidos de cada uno.
Los programas y aplicaciones informáticas serán aprobados por el Consejo General del Poder Judicial a propuesta del Ministerio de Justicia o de las comunidades autónomas con competencias en materia de provisión de medios materiales y económicos para el funcionamiento de la Administración de justicia, y deberán cumplir los requisitos exigidos en la legislación vigente.
Los documentos judiciales cuyo soporte sea papel, que se hallen almacenados y custodiados en los archivos judiciales, podrán convertirse a soporte magnético o cualquier otro que permita la posterior reproducción en soporte papel, a través de las técnicas de digitalización, microfilmación u otras similares, siempre que se garantice la integridad, autenticidad y conservación del documento, con el fin de obtener una fácil y rápida identificación y la búsqueda de la documentación.
Asimismo, los documentos judiciales que estén contenidos en soportes electrónicos podrán ser transformados a soporte escrito mediante mecanismos de reproducción. En este caso hay que tener en cuenta que la Ley 18/2011, reguladora del uso de las tecnologías de la información y la comunicación en la Administración de Justicia, establece que podrán almacenarse por medios electrónicos todos los documentos utilizados en las actuaciones judiciales.
Añade que los documentos electrónicos que contengan actos procesales que afecten a derechos o intereses de los particulares deberán conservarse en soportes de esta naturaleza, ya sea en el mismo formato a partir del que se originó el documento o en otro cualquiera que asegure la identidad e integridad de la información necesaria para reproducirlo. Se asegurará en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones.
Los medios o soportes en que se almacenen documentos deberán contar con medidas de seguridad que garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos almacenados y ajustarse a los requerimientos que garanticen la compatibilidad e interoperabilidad de los sistemas informáticos. En particular, asegurarán la identificación de los usuarios y el control de accesos, el cumplimiento de las garantías previstas en la legislación de protección de datos, así como lo previsto en los artículos 234 y 235 de la Ley Orgánica 6/1985, del Poder Judicial, y en las leyes procesales:
– Las partes y cualquier persona que acredite un interés legítimo y directo tendrán derecho a obtener, en la forma dispuesta en las leyes procesales y, en su caso, en la Ley 18/2011, reguladora del uso de las tecnologías de la información y la comunicación en la Administración de Justicia, copias simples de los escritos y documentos que consten en los autos, no declarados secretos ni reservados. También tendrán derecho a que se les expidan los testimonios y certificados en los casos y a través del cauce establecido en las leyes procesales.
– Los interesados tendrán acceso a los libros, archivos y registros judiciales que no tengan carácter reservado, mediante las formas de exhibición, testimonio o certificación que establezca la ley.
Sin perjuicio de lo dispuesto en la Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, el CGPJ regulará reglamentariamente la reutilización de sentencias y otras resoluciones judiciales por medios digitales de referencia o reenvío de información, sea o no con fines comerciales, por parte de personas físicas o jurídicas para facilitar el acceso a las mismas de terceras personas.
El CGPJ también tiene la responsabilidad de proporcionar los medios tecnológicos necesarios para atender las necesidades de los jueces y magistrados en el ejercicio de su labor jurisdiccional.
En la actualidad la aplicación de las TIC ya está permitiendo el intercambio eficaz de información entre los diferentes Órganos Judiciales y también con otras administraciones. De hecho, el CGPJ lidera iniciativas para facilitar la integración e interoperabilidad de los diferentes Sistemas de Gestión Procesal y entre éstos y otros sistemas de información relacionados con el funcionamiento de la Administración de Justicia, como el Punto Neutro Judicial. Para hacer viable esta apuesta definitiva por las TIC se han de afrontar una serie de elementos necesarios para consolidarla:
– Se ha de continuar el esfuerzo presupuestario llevado a cabo para la dotación y el mantenimiento de medios que permitan contar con la infraestructura tecnológica necesaria para su implantación.
– Contar con una colaboración fluida entre CGPJ, Ministerio de Justicia y CC.AA. con competencias que acompañe a todo el proceso de adopción de nuevas tecnologías por parte de éstos.
Esta iniciativa está totalmente alineada con el Plan de Modernización de la Justicia, aprobado por el CGPJ el 12 de noviembre de 2008, y que se ha convertido en una hoja de ruta para el reto de convertir a la Administración de Justicia en un servicio público moderno y eficiente.
3.2. ACTUACIONES AUTONÓMICAS SOBRE INFORMATIZACIÓN DE ARCHIVOS JUDICIALES.
La Administración de Justicia, entendida como Poder Judicial encargado de juzgar y hacer ejecutar lo juzgado, es competencia exclusiva del Estado, siendo el Consejo General del Poder Judicial su máximo órgano de gobierno.
En materia de la denominada “Administración de la Administración de Justicia”, intervienen tanto la Administración del Estado‐Ministerio de Justicia, como las Comunidades Autónomas que, a través de sus Estatutos de Autonomía, han podido asumir la gestión de competencias que sirven de soporte al Poder Judicial. De esta forma muchas CC.AA. asumen como competencia propia la provisión de medios personales, materiales y económicos, para el funcionamiento de los órganos judiciales y del Ministerio Fiscal.
En ejercicio de dichas competencias ha sido la Comunidad Autónoma de Andalucía la que ha regulado su propio sistema de gestión de archivos judiciales mediante la Orden de 15 de marzo de 2018, por la que se regula la implantación y uso del sistema de información para la gestión de los archivos judiciales de Andalucía “JARA” (BOJA de 10 de abril de 2018).
En el ámbito específico de la Administración de Justicia surgió el Esquema Judicial de Interoperabilidad y Seguridad, un instrumento que, como se afirma en el Plan Estratégico de Modernización del Sistema de Justicia, tiene por objetivo facilitar el máximo aprovechamiento de las tecnologías de la información y la comunicación en la actividad administrativa judicial, en condiciones de eficacia, eficiencia, racionalidad económica y calidad.
Por su parte, la Ley 7/2011, de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andalucía establece en su artículo 60.5, que el Sistema de Información de Archivos de la Junta de Andalucía contará con un modelo específico aplicado a los archivos de los órganos de la Administración de Justicia en Andalucía, correspondiendo su coordinación a la Consejería competente en materia de Administración de Justicia.
Tras las normas posteriores citadas y transcurrido un tiempo de análisis sobre su aplicabilidad, se ha puesto de manifiesto que la Administración de Justicia presenta unas características propias que la diferencian de las restantes Administraciones públicas debido, de una parte, a la propia naturaleza de la función jurisdiccional inherente a los órganos judiciales, de otra y por tratarse de un poder del Estado distinto del poder ejecutivo y a la singularidad de la documentación judicial, con procedimientos y trámites totalmente diferen‐ tes al de la Administración General.
A su vez, el artículo 29.1 de la Ley 18/2011, reguladora del uso de las tecnologías de la información y la comunicación en la Administración de Justicia, recoge expresamente que los Archivos Judiciales de Gestión, Territoriales y Central serán gestionados mediante programas y aplicaciones informáticas, compatibles con los ya existentes en juzgados y tribunales, adaptados a las funciones y cometidos de cada uno, cuyo funciona‐ miento electrónico será regulado mediante Real Decreto.
Por otro lado, los avances realizados en el modelo de gestión de archivos judiciales en nuestra Comunidad, con la creación de los Archivos Judiciales Territoriales, así como la puesta en marcha de los procesos de eliminación de la documentación judicial hace necesario contar, de inmediato, con una aplicación informática, que gestione las funcionalidades básicas de los archivos: transferencias, préstamos y envíos a la Junta de Expurgo de la Comunidad Autónoma de Andalucía, adaptada a las especiales peculiaridades de la documentación judicial.
El desarrollo de la aplicación JARA está basado en esta experiencia acumulada en la dirección de proyectos de archivos judiciales de Andalucía, adaptado a las necesidades de los órganos judiciales, tanto en funcionalidades como en terminología, por cuanto son ellos los principales usuarios a los que va destinada la aplicación.
La aplicación JARA gestiona las funcionalidades básicas necesarias para prestar un servicio de archivo, para posteriormente y mediante evolutivos de la aplicación posibilitar la interconectividad con el sistema de información para la gestión procesal, Adriano, mediante una pasarela de comunicabilidad, al objeto de automatizar el trasvase de información entre ambos sistemas de información. La aplicación evolucionará hacia un sistema de información que permitirá la gestión del archivo de expedientes judiciales electrónicos, e interoperará con otros sistemas de archivos electrónicos, así como con el nuevo sistema de gestión procesal.
Es una aplicación web accesible a través del “Escritorio Judicial”, que permite el acceso a través del certificado digital, e DNI o usuario y contraseña, y que establece la posibilidad de crear varios perfiles según las tareas encomendadas, como, por ejemplo, el de letrada o letrado de la Administración de Justicia, personal de archivos y el de auxilio judicial. Cada perfil está configurado para acceder exclusivamente a los módulos relacionados con las funciones y documentación que tienen encomendadas.
Los objetivos generales de JARA:
a) Disponer de un sistema de información que permita la gestión y el control de las actividades relacionadas con el servicio de archivo en los órganos judiciales de la Comunidad Autónoma de Andalucía.
b) Normalizar y automatizar las tareas de gestión y control que se llevan a cabo en los archivos judiciales de la Comunidad Autónoma de Andalucía.
c) Permitir la integración con el sistema de gestión procesal Adriano, facilitando el trasvase de información entre ambos sistemas de forma automatizada a través de la pasarela de conectividad INADJAR.
d) Disponer de una aplicación flexible, escalable y susceptible de ser modificada para su adaptación a nuevos requerimientos y funcionalidades a través de los evolutivos de la aplicación.
Por otra parte, las funcionalidades de JARA son:
a) La Gestión Documental:
1.º La generación y mantenimiento de las tablas de procedimientos, a partir del Test de Compatibilidad del Consejo General del Poder Judicial, como base para establecer la clasificación documental.
2.º La descripción documental.
3.º La gestión de los ingresos de los documentos. 4.º El préstamo de documentos.
5.º La gestión de las salidas de los documentos.
6.º La Junta de Expurgo de la Comunidad Autónoma de Andalucía.
7.º La gestión de acceso.
8.º La gestión de los espacios.
9.º La gestión de usuarios.
b) La generación de informes.
c) La conectividad con el Sistema de gestión procesal.
d) La interoperabilidad con @rchivA
Las personas usuarias serán las encargadas, en cada caso, de la administración, del control, del tratamiento y del uso de la misma. Se clasifican en:
a) Persona usuaria superadministradora. Será la encargada de recibir, estudiar, analizar y validar las solicitudes de actuaciones funcionales que afecten a los archivos judiciales conforme a la legislación vigente. Este perfil se asignará a una persona de la unidad adscrita a la Dirección General competente en materia de archivos judiciales de Andalucía.
b) Personas usuarias administradoras. Serán las encargadas de definir y mantener las estructuras básicas para el funcionamiento de los archivos judiciales territoriales o, en su caso, de los archivos judiciales de gestión. Tendrán el perfil de letrada o letrado de la Administración de Justicia o de personal de archivo responsable de dichos archivos.
c) Personal de archivo. Podrán realizar los procesos archivísticos definidos para los archivos judiciales en los que trabajen.
d) Personas usuarias de órgano judicial u oficina judicial. Dependiendo de su perfil podrán ser letradas o letrados de la Administración de Justicia o personal del Cuerpo de Auxilio Judicial.
e) Personas usuarias de la Junta de Expurgo de la Comunidad Autónoma de Andalucía.
