Organización y Control del Servicio de Limpieza
La organización del trabajo es una tarea crucial en el sector de la limpieza. Es esencial utilizar los recursos disponibles de la manera más eficiente posible, lo cual requiere un gran esfuerzo tanto a nivel de la dirección de la empresa como a nivel técnico, que es el aspecto que nos interesa aquí. Para usar maquinaria, herramientas y productos de limpieza de manera óptima, es necesario saber dónde se utilizarán y qué prestaciones ofrecen, con el fin de organizar el trabajo y obtener el máximo rendimiento. Por tanto, la organización y estructuración del servicio es fundamental.
Esto implica que es necesario analizar, organizar y mecanizar el trabajo.
Factores a Considerar en un Lugar de Trabajo:
- La afluencia de personal.
- División del espacio entre áreas de producción y áreas de tránsito (normalmente 3:1).
- Índice de ocupación del lugar por máquinas, muebles, etc.
- Servicios adicionales como reposición de papel higiénico, cambio de toallas, etc.
- Si los muebles o enseres del local están fijos al suelo o son móviles.
- Si el servicio debe realizarse en horas normales.
Es importante saber si la limpieza debe llevarse a cabo en:
- Un edificio diseñado específicamente para su uso actual.
- Un edificio antiguo.
Sistema por Tareas
Una vez determinadas las características del trabajo, se forman equipos de operarios, asignando a cada grupo una o varias operaciones de limpieza bien definidas. Los operarios trabajan en colaboración y se debe estudiar un proceso lógico de operaciones para evitar interferencias, tiempos muertos, etc. Este sistema se presta a muchas variantes y ofrece las siguientes ventajas:
- Especialización del personal, lo que permite alcanzar el máximo rendimiento.
- Reducción al mínimo indispensable de la adquisición de máquinas, equipos y materiales.
Sin embargo, tiene las siguientes desventajas:
- El personal puede tener contacto entre sí durante la realización del trabajo.
- Si el grado de limpieza o el rendimiento no son satisfactorios, puede ser difícil establecer el error o la responsabilidad.
División por Zonas
Los distintos centros públicos pueden dedicarse a una gran variedad de actividades. El tipo de servicio que presten a los usuarios será determinante para establecer un programa de limpieza.
Incluso dentro de cada centro público se pueden identificar diferentes zonas, que se clasificarán en función del uso al que estén destinadas, lo que también influirá en la planificación de la limpieza:
- Zonas nobles: Estas son áreas destinadas exclusivamente al uso de los usuarios del centro. Para ellos, constituye su hogar, y necesitan sentirse cómodos y seguros. Por eso, especialmente en estas zonas, se debe prestar especial atención a su limpieza, desinfección y orden. Esto, entre otros factores, influye en la calidad del servicio que ofrece la institución. A su vez, se pueden subdividir según el tipo de uso:
- Privadas: Son áreas particulares de un usuario, como la habitación de un paciente o residente en un centro sanitario-asistencial.
- De uso común: Son zonas nobles accesibles a todos los usuarios del centro, como salas de estar, cafeterías, terrazas, etc.
- De utilidad vial: Son los accesos y vías de comunicación por las que los usuarios se desplazan de unas áreas a otras, como pasillos y escaleras.
- Zonas de servicio: Estas áreas son de uso exclusivo para el personal. Incluyen tanto zonas destinadas a actividades del personal (entrada de personal, aseos y vestuarios, oficinas de personal, etc.) como zonas de trabajo destinadas a los usuarios, a las que solo tiene acceso el personal (cocina, office, lavandería, talleres de mantenimiento, etc.).
- Zonas comunes: Aunque pertenecen al centro, suelen estar ubicadas en el exterior y son accesibles a cualquier persona, aunque no haga uso de las dependencias internas. Ejemplos de estas zonas son los aparcamientos y aceras.
Frecuencia en la Limpieza
La frecuencia de limpieza de las superficies debe planificarse cuidadosamente, estableciendo una periodicidad que dependa de diversos factores:
- Frecuencia de uso de las instalaciones, utensilios y equipos: Cuanto mayor sea la frecuencia de uso, más frecuente deberá ser la limpieza.
- Tipo de actividades realizadas en el centro: Diferentes actividades pueden generar diferentes tipos y cantidades de suciedad.
- Tipo de suciedad: La naturaleza de la suciedad puede variar; puede ser sólida, líquida, grasa, orgánica, mineral, etc.
- Estado de limpieza: Además de la periodicidad establecida, la limpieza debe realizarse siempre que sea necesario, dependiendo del estado de suciedad en cada momento.
Con base en estos factores, se debe establecer una periodicidad específica para la limpieza de cada área y superficie. A modo de ejemplo, se pueden seguir estas pautas, aunque pueden variar según el uso:
- Limpieza diaria: Barrido húmedo y fregado de suelos, repaso de las paredes más sucias, vaciado de papeleras, limpieza de mobiliario, ascensores, aseos, etc. Además, se limpiarán y desinfectarán los utensilios al menos después de cada jornada laboral, y los cubos y contenedores se limpiarán diariamente. Dependiendo del uso, algunas de estas tareas pueden programarse dos veces al día.
- Limpieza semanal: Limpieza de papeleras, azulejos del baño, cables del teléfono, etc.
- Limpieza quincenal: Limpieza de cortinas, puertas, etc.
- Limpieza mensual: Limpieza de radiadores.
- Limpieza trimestral: Limpieza de paredes, techos, lámparas del techo.
Además de la periodicidad programada para la limpieza rutinaria, todas las áreas, superficies y mobiliario deben limpiarse cuando sea necesario, es decir, en caso de suciedad imprevista.
Orden en la Limpieza
Dentro del centro público, la limpieza se realizará siempre de manera que la suciedad no se arrastre hacia las zonas ya limpias. Para ello, se procederá de la siguiente manera:
- De arriba hacia abajo: La suciedad tiende a caer por gravedad, por lo que las zonas más bajas se limpiarán en último lugar.
- De dentro hacia fuera: Para evitar volver a pisar las zonas limpias al salir de una área.
- De lo más limpio a lo más sucio: Para evitar arrastrar la suciedad a través de los utensilios de limpieza.
A primera hora de la mañana, se evitarán las tareas ruidosas para no molestar a los usuarios o residentes. Los pasillos y la entrada se limpiarán primero para que, cuando aumente la afluencia de personas en el centro, la suciedad se arrastre hacia las zonas más internas. Dado que los pasillos y entradas son zonas de paso y se ensucian durante el día, se limpiarán nuevamente al final de la jornada.
Con respecto a las habitaciones, se seguirá este orden:
- Habitaciones libres: Son las que no están ocupadas. Se limpiarán primero para que puedan ser ocupadas en cualquier momento.
- Habitaciones ocupadas: Están en uso, y su limpieza diaria se realizará cuando el usuario no esté presente. Esto no siempre es posible si el usuario no puede salir de la habitación por motivos de salud.
- Habitaciones de salida: Son las que estaban ocupadas y ahora están libres. Se les dará prioridad y se limpiarán lo antes posible para que puedan ser reocupadas. En este caso, la limpieza será profunda, incluyendo la desinfección de todos los espacios y elementos.
El resto de las áreas del centro se limpiarán preferentemente en el turno o horario en que estén desocupadas.
Sistema por Zonas
Después de calcular el área a limpiar, teniendo en cuenta el tipo de pavimento, el nivel de suciedad, la frecuencia de limpieza, el grado de limpieza necesario, cuándo y en cuánto tiempo se puede realizar el trabajo, se divide el edificio en varias zonas equivalentes. A cada una de estas zonas se le asigna un operario, quien será responsable de todo el trabajo en esa área.
Ventajas de este sistema:
- Permite controlar y comparar el rendimiento y los resultados obtenidos en cualquier momento.
- Posibilita identificar rápidamente la causa de un resultado negativo.
- Elimina el contacto entre el personal durante las horas de trabajo.
Desventajas:
- Es necesario proporcionar a cada operario todo el material y productos requeridos, lo que implica un gasto significativo.
- El personal no tiene la oportunidad de especializarse, lo que podría mejorar su rendimiento.
Sistema Mixto
Luego de recopilar los datos como en el sistema por zonas, se divide el edificio en áreas, cada una de las cuales se asigna a un grupo de operarios. Cada operario es responsable solo de una parte del trabajo dentro de su zona, mientras un grupo itinerante realiza un repaso general.
Este sistema combina las ventajas de los dos sistemas anteriores y atenúa sus desventajas.
Normalmente, el sistema por tareas es el más común y puede adaptarse con el tiempo según las necesidades. Requiere una mínima adquisición de material y es efectivo para mantener grandes edificios. Este sistema garantiza con el tiempo la especialización del personal, aumentando así el rendimiento.
El sistema por zonas puede ser ventajoso en complejos pequeños o grandes complejos divididos en unidades independientes. En estos casos, cada operario necesita todo el equipo indispensable, lo que incrementa significativamente el capital invertido en maquinaria y equipo.
El sistema mixto es adecuado para edificios que no están divididos homogéneamente y cuyas características particulares recomiendan una combinación de ambos sistemas anteriores y su uso alternativo.
¿Por qué organizar el trabajo?
- Para no olvidar nada.
- Para evitar repetir tareas innecesariamente.
- Para evitar desplazamientos inútiles de un lugar a otro.
La organización del trabajo debe basarse en los objetivos a alcanzar. El problema es que en la práctica dejamos que nuestra actividad profesional esté gobernada por el tiempo en lugar de por los objetivos. Queremos hacer más cosas más rápido, pero ¿en qué dirección?
Fijar objetivos y organizar las tareas implica orientar nuestro proceder según ciertos principios. El mejor método de trabajo no servirá de mucho si no hemos determinado claramente qué queremos lograr. Cualquier meta supone un desafío. Formular objetivos nos ayuda a enfocar nuestros esfuerzos. Al alcanzarlos, se obtiene la satisfacción de ver el trabajo realizado.
Un objetivo es:
- Un estado claramente definido y deseado.
- El resultado específico de una acción, determinado con anticipación.
- El “destino” al que se aspira llegar.
La función de un objetivo es:
- Activar energía.
- Aumentar la perseverancia.
- Enfocar la atención en un punto específico.
Planificar implica anticipar. Planificar reduce la frecuencia de errores. Planificar permite el autocontrol. Planificar conduce a mejores resultados y ahorra tiempo.
Para realizar un buen trabajo:
- Pregunte cuáles son los objetivos del trabajo.
- Respete el trabajo de sus colegas.
- Hágase un plan de organización personal.
Es crucial respetar la organización o el PLANNING DE TRABAJO:
Para responder
- A las necesidades del cliente.
- A las demandas de nuestra empresa.
Para realizar con éxito
- Mi trabajo.
- El trabajo de mi equipo.
Para respetar
- La organización del trabajo.
- El planning.
- El trabajo de mis colegas.
