Procedimientos de gestión y justificación de subvenciones
3.1. Subcontratación y justificación de subvenciones
En general, las actividades que se financian mediante subvenciones deben ser llevadas a cabo por el beneficiario de la ayuda. Sin embargo, si así se establece en las bases reguladoras, la actividad subvencionada puede ser subcontratada, ya sea total o parcialmente, siguiendo los términos y límites establecidos en el artículo 29 de la Ley General de Subvenciones y el artículo 68 de su Reglamento.
La justificación del uso de la subvención se regirá por lo dispuesto en el artículo 30 de la Ley General de Subvenciones. El beneficiario deberá demostrar que ha cumplido con las condiciones impuestas y que ha alcanzado los objetivos previstos en el acto de concesión de la subvención. Esta justificación podrá presentarse de las siguientes maneras:
a) Cuenta justificativa, adoptando una de las siguientes formas:
1. Cuenta justificativa con presentación de justificantes de gasto.
2. Cuenta justificativa con informe de auditoría (de acuerdo con la Orden de 20 de febrero de 2008 de la Consejería de Economía y Hacienda de Castilla-La Mancha, que establece las normas para la actuación de los Auditores de Cuentas en la revisión de cuentas justificativas en el sector público regional).
3. Cuenta justificativa simplificada.
b) Acreditación por módulos.
c) Presentación de estados contables.
Las bases reguladoras especificarán la modalidad de justificación y su contenido, que en términos generales corresponderán a lo establecido en los artículos 72 a 80 del Reglamento de la Ley General de Subvenciones.
El órgano competente que otorga la subvención podrá conceder, salvo que las bases reguladoras dispongan lo contrario, una prórroga del plazo establecido para la presentación de la justificación, que no podrá exceder de la mitad del mismo, siempre que no se perjudiquen los derechos de terceros.
Las condiciones y el procedimiento para solicitar esta prórroga se regirán por la legislación vigente en materia de procedimiento administrativo común de las Administraciones Públicas. En los casos de pagos anticipados o cuando las bases reguladoras hayan señalado que la resolución de concesión especificará el plazo de justificación, la prórroga podrá conllevar una modificación de dicha resolución.
Si transcurre el plazo de justificación sin que se haya presentado la documentación correspondiente ante el órgano administrativo competente, este requerirá al beneficiario para que presente la justificación en un plazo improrrogable de un mes. La falta de presentación en el plazo estipulado implicará la pérdida de la subvención y, si corresponde, la obligación de reintegrar la cantidad recibida y cumplir con otras responsabilidades establecidas en el Texto Refundido de la Ley de Hacienda de Castilla-La Mancha. La entrega de la justificación dentro del plazo adicional no eximirá al beneficiario de las sanciones que correspondan de acuerdo con la normativa legal vigente.
Si las actividades han sido financiadas no solo con la subvención, sino también con fondos propios u otras subvenciones o recursos, será necesario justificar el importe, la procedencia y la aplicación de dichos fondos a las actividades subvencionadas.
La justificación de la subvención deberá seguir la estructura y el alcance que se establezcan en las bases reguladoras correspondientes, conforme al artículo 73.3.i) del Texto Refundido de la Ley de Hacienda de Castilla-La Mancha, teniendo en cuenta el objetivo, la cantidad y la naturaleza de la subvención.
Si el órgano administrativo encargado de verificar la subvención detecta defectos que puedan corregirse en la justificación presentada por el beneficiario, se lo notificará, otorgándole un plazo de diez días para realizar las correcciones necesarias. La no presentación de la justificación tendrá las consecuencias señaladas en el artículo 39.4 de este reglamento, sin menoscabo de las sanciones que puedan aplicarse según la Ley General de Subvenciones.
La forma de justificación de los gastos realizados, de ser el caso, será determinada por la consejería responsable en materia de hacienda.
Se podrán emplear medios electrónicos, informáticos y telemáticos para justificar las subvenciones, siempre que su uso haya sido aprobado en las bases reguladoras. Para ello, estas bases deberán especificar los trámites que se pueden realizar por medios electrónicos, así como los sistemas de comunicación y herramientas que deben ajustarse a las especificaciones proporcionadas por la consejería competente en materia de hacienda.
Cuando los beneficiarios de las subvenciones, que estén reguladas por el Texto Refundido de la Ley de Hacienda de Castilla-La Mancha, sean organismos o entidades del sector público regional sujetos a control financiero permanente, o cualquier otra Administración Pública, la justificación consistirá, a menos que las bases reguladoras dispongan lo contrario, en la presentación de un informe que evalúe el desarrollo de las actividades subvencionadas, acompañado de un listado detallado de todos los gastos y pagos realizados, junto con un certificado emitido por el órgano o unidad responsable de la contabilidad.
Las subvenciones otorgadas a otras entidades o empresas del sector público regional, incluidas las fundaciones del sector público definidas en la disposición adicional decimosexta de la Ley General de Subvenciones, se justificarán mediante una cuenta justificativa simplificada que incluirá la siguiente información:
a) Un informe justificativo que demuestre el cumplimiento de las condiciones impuestas en la concesión de la subvención, señalando las actividades realizadas y los resultados obtenidos.
b) Un listado clasificado de los gastos e inversiones de la actividad, que incluya la identificación del acreedor, el documento, el importe, la fecha de emisión y, en su caso, la fecha de pago.
c) Un detalle de otros ingresos o subvenciones que hayan contribuido a financiar la actividad subvencionada, indicando su importe y origen.
d) Si corresponde, una carta de pago de reintegro en caso de que haya remanentes no aplicados, así como los intereses generados por los mismos.
e) Un certificado del órgano competente de la entidad beneficiaria que confirme la aprobación de las facturas relacionadas para la justificación y, si aplica, que correspondan a pagos efectivamente realizados y que están relacionados con la finalidad para la que se concedió la subvención. También se deberá indicar si estas facturas no han sido presentadas ante otras entidades públicas o privadas como justificantes de ayudas obtenidas de las mismas.
3.2. Gastos subvencionables y verificación de subvenciones
En lo que respecta al marco legal, se aplicarán el artículo 31 de la Ley General de Subvenciones y el artículo 83 del Reglamento de la Ley General de Subvenciones.
El órgano que concede la subvención se encargará de verificar que esta esté adecuadamente justificada, así como que se haya llevado a cabo la actividad y se haya cumplido el objetivo que motivó la concesión o disfrute de la subvención. Todas las actuaciones de verificación deberán quedar debidamente documentadas en el expediente administrativo.
Si corresponde, la entidad colaboradora llevará a cabo, en nombre y por cuenta del órgano concedente, las verificaciones que se mencionan en el párrafo b) del apartado 1 del artículo 15 de la Ley General de Subvenciones. Esto incluye comprobar el cumplimiento de las condiciones o requisitos necesarios para la concesión, así como la realización de la actividad y el logro de la finalidad que justifica la subvención. Los resultados de estas verificaciones deberán acompañar a la justificación que la entidad colaboradora presente al órgano concedente.
En los casos en los que el pago de la subvención se realice después de presentar la cuenta justificativa, la verificación formal para liquidar la subvención podrá limitarse a los siguientes documentos:
a) Un informe que justifique el cumplimiento de las condiciones impuestas al conceder la subvención, indicando las actividades realizadas y los resultados obtenidos.
b) Un listado clasificado de los gastos e inversiones relacionados con la actividad, que incluya la identificación del acreedor, el documento correspondiente, el importe, la fecha de emisión y, si aplica, la fecha de pago. Si la subvención se concede según un presupuesto, se deberán señalar las desviaciones que hayan ocurrido.
c) Un detalle de otros ingresos o subvenciones que hayan contribuido a financiar la actividad subvencionada, indicando su importe y origen.
En estos casos, la revisión de facturas u otros documentos que sirvan como prueba, incluidos en la cuenta justificativa, podrá ser objeto de verificación en los cuatro años siguientes mediante una muestra representativa.
Cuando las bases reguladoras permitan justificaciones y pagos fraccionados de la subvención, la verificación se llevará a cabo una vez que se haya ejecutado el objeto de la subvención, y antes de la liquidación y pago final. En caso de que las bases reguladoras contemplen el pago anticipado, total o parcial, de la subvención, la verificación se realizará una vez completada la ejecución del objeto subvencionado. Para los pagos anticipados parciales, dicha verificación también se llevará a cabo antes de la liquidación y pago del resto de la subvención.
Si el beneficiario informa en su justificación que se han producido cambios en las condiciones que se tuvieron en cuenta para la concesión, y estos cambios no alteran significativamente la naturaleza u objetivos de la subvención, además de que se haya omitido la autorización administrativa previa, el órgano concedente podrá aceptar la justificación presentada, siempre que esta aceptación no perjudique los derechos de terceros.
3.3. Procedimiento de gestión presupuestaria
A continuación, se examinarán las diferentes etapas del procedimiento desde la óptica de la gestión presupuestaria.
Procedimiento de aprobación del gasto
Antes de la convocatoria o concesión de la subvención, y cuando sea necesario, se deberá aprobar el gasto tras la fiscalización, de acuerdo con lo dispuesto en los artículos 61 y 72.2 del Texto Refundido de la Ley de Hacienda de Castilla-La Mancha.
Si, después de aplicar los criterios para determinar la cantidad individual de la subvención, se establece un importe que supere el umbral fijado por las leyes de presupuestos para la aprobación del gasto por parte de los titulares de las consejerías, organismos autónomos y entidades de derecho público, el gasto deberá ser autorizado por acuerdo del Consejo de Gobierno.
El procedimiento de gestión presupuestaria descrito en este apartado no se aplicará a las subvenciones en especie, aunque los requisitos necesarios para el pago de las subvenciones se entenderán en relación a la entrega del bien, derecho o servicio objeto de la ayuda.
Sin embargo, si la adquisición de los bienes, derechos o servicios ocurre después de la convocatoria de la ayuda, se aplicará lo mencionado anteriormente respecto a la aprobación del gasto antes de la convocatoria.
Tramitación anticipada
La tramitación anticipada de los gastos de subvenciones podrá llevarse a cabo en los casos y bajo las condiciones que establezca la orden del titular de la consejería competente en materia de hacienda. En estas situaciones, la cantidad total máxima indicada en la convocatoria será considerada estimativa, y se deberá señalar explícitamente que la concesión de las subvenciones depende de la existencia de un crédito adecuado y suficiente en el presupuesto correspondiente. Tras evaluar las solicitudes presentadas y el crédito definitivo aprobado en la Ley de Presupuestos, el órgano gestor podrá decidir sobre su incremento o reducción antes de la resolución, sin requerir una nueva convocatoria, siempre que se tramite el expediente de gasto correspondiente. Si hay variaciones, se publicará el importe máximo definitivo antes de la resolución de la convocatoria.
Subvenciones plurianuales
Se podrá autorizar la convocatoria de subvenciones cuyos gastos se imputen a ejercicios futuros, es decir, posteriores a la resolución de concesión. La convocatoria deberá especificar la cantidad total máxima a conceder, así como su distribución por anualidades, considerando el momento en que se prevé realizar el gasto derivado de las subvenciones concedidas. Esta distribución puede ser estimativa y puede modificarse mediante el correspondiente expediente de reajuste de anualidades, antes de la resolución, sin necesidad de nueva convocatoria o publicación.
Si se prevé expresamente en la normativa reguladora la posibilidad de efectuar pagos anticipados, la resolución de concesión de una subvención plurianual indicará la distribución por anualidades de la cantidad, conforme al ritmo de ejecución de la acción subvencionada. La imputación a cada ejercicio se realizará tras la presentación de la justificación correspondiente, sin perjuicio de los pagos anticipados que puedan realizarse. Cualquier modificación en el calendario de ejecución acordado en la resolución se regirá por lo que establece el artículo 30 de este reglamento.
Compromiso del gasto
La resolución de concesión de la subvención por parte de los órganos competentes implicará el compromiso del gasto correspondiente, que deberá ser debidamente contabilizado, salvo en circunstancias excepcionales debidamente justificadas o en caso de que se realicen, conforme al artículo 49.5 de este reglamento, pagos masivos imputables a la anualidad o anualidades en las que se prevé que se realicen los pagos correspondientes.
No se podrán otorgar subvenciones por un importe superior al que se establezca en la convocatoria, ni sobrepasar los límites anuales de la aplicación presupuestaria correspondiente, a excepción de los casos previstos en los artículos 23.1 b) párrafo segundo, 46.2 (tramitación anticipada) y 47.2 (subvenciones plurianuales) del Decreto 21/2008.
Pago de la subvención
El pago de la subvención se llevará a cabo previa justificación por parte del beneficiario y en proporción a la cantidad de la subvención justificada, en relación al cumplimiento de la finalidad para la cual fue concedida, de acuerdo con la normativa reguladora de la subvención.
Si la subvención se concede debido a una situación particular del beneficiario, no se requerirá otra justificación más que la acreditación mediante los medios que establezca la normativa reguladora.
Cuando así se determine en las bases reguladoras y, si corresponde, con el régimen de garantías previsto, podrán realizarse pagos anticipados, que consistirán en la entrega de fondos antes de la justificación, como financiamiento necesario para llevar a cabo las actividades relacionadas con la subvención, siempre bajo los términos y condiciones que autorice la consejería competente en materia de hacienda.
No se podrán realizar pagos anticipados a beneficiarios que hayan solicitado la declaración de concurso, que hayan sido declarados insolventes en cualquier procedimiento, que se encuentren en concurso, que estén sujetos a intervención judicial o que hayan sido inhabilitados conforme a la Ley Concursal, sin que haya concluido el período de inhabilitación establecido en la sentencia del concurso.
Si las bases reguladoras lo prevén, podrán realizarse pagos a cuenta siempre que se correspondan con el ritmo de ejecución de las acciones subvencionadas, abonándose en una cuantía equivalente a la justificación presentada.
El órgano encargado del seguimiento de la subvención, al elaborar su propuesta de pago, incluirá un informe sobre la acreditación del cumplimiento de las condiciones que dan derecho al beneficiario para recibir el pago.
Para agilizar la tramitación de los pagos, estos podrán gestionarse de manera masiva mediante soportes informáticos, conforme a lo que establezca el titular de la consejería competente en materia de hacienda y de acuerdo con la normativa aplicable en materia de protección de datos.
Se perderá el derecho al cobro total o parcial de la subvención en caso de no presentar la justificación o si se dan alguna de las causas previstas en el artículo 37 de la Ley General de Subvenciones.
El procedimiento para declarar la pérdida del derecho de cobro de la subvención se regirá por lo estipulado en el artículo 79 del Texto Refundido de la Ley de Hacienda de Castilla-La Mancha.
Retención de pagos
Una vez que se haya decidido iniciar el procedimiento de reintegro, el órgano que concede la subvención podrá, como medida cautelar, suspender los pagos pendientes al beneficiario o entidad colaboradora. Esta suspensión no podrá exceder el monto que se haya determinado en la propuesta o resolución de inicio del expediente de reintegro, incluyendo los intereses de demora acumulados hasta ese momento.
La aplicación de esta medida cautelar debe ser establecida mediante una resolución justificada, que debe ser notificada al interesado, incluyendo la información sobre los recursos legales a su disposición. En todo caso, la suspensión será aplicable si existen indicios razonables que sugieran la imposibilidad de recuperar los fondos, o si la recuperación se podría ver obstaculizada o gravemente dificultada. Esto es particularmente cierto si el beneficiario realiza acciones de ocultación, gravamen o disposición de sus bienes.
La retención de pagos estará sujeta a las siguientes condiciones legales:
a) Debe ser proporcional al objetivo que se busca alcanzar, y no se debe aplicar si puede causar daños que sean difíciles o imposibles de reparar.
b) Se mantendrá hasta que se dicte la resolución que finalice el expediente de reintegro, y no puede exceder el tiempo máximo establecido para la tramitación del procedimiento, incluidas las posibles prórrogas.
c) A pesar de lo anterior, se levantará la retención cuando desaparezcan las circunstancias que la originaron o si el interesado propone reemplazar esta medida cautelar mediante la constitución de una garantía que se considere suficiente.
Devolución a iniciativa del beneficiario
La devolución a iniciativa del beneficiario se refiere a aquella que es realizada por el receptor de la subvención sin que la Administración lo haya solicitado previamente.
En la convocatoria deberá publicitarse los mecanismos a disposición del beneficiario para realizar dicha devolución.
En caso de devolución voluntaria, el órgano gestor calculará los intereses de demora conforme a la normativa estatal aplicable, hasta el momento en que el beneficiario efectúe la devolución completa.
