3. Registro y archivo de documentos.
3.1 El archivo de documentos.
La Administración produce diariamente un gran volumen de papel, es decir de documentos, sólo tenemos que pensar en una pequeña unidad administrativa formada por un grupo reducido de empleados, estudiar la actividad diaria y de esta manera veremos la cantidad de expedientes, correspondencia, registros, etc. que se tramitan día a día y que al final del año suponen una cantidad de documentación bastante importante que es necesaria controlar, entonces comenzaremos a pensar en archivar como una necesidad.
Además, con la introducción de las tecnologías de la información en la gestión de los procesos administrativos, la información se desmaterializa en multitud de bases de datos o registros dispersos. De esta manera, en la actualidad ya se puede hablar de un lado de la organización de los expedientes administrativos en papel y de otro lado de la organización de los documentos electrónicos.
Archivar quiere decir organizar documentos. Se trata de guardar o recoger la documentación clasificada y ordenada según unas normas básicas con el fin de poder encontrar con la mayor facilidad y el menor tiempo todo lo que hemos guardado o archivado.
Además de una estrategia de pura lógica para el funcionamiento de la oficina en la que trabajamos, archivar es una obligación establecida por la legislación vigente tanto en el Estado como en las Comunidades Autónoma.
Por lo tanto, a continuación, se enumeran las razones por los que hay que archivar según las leyes en materia de archivos:
1ª. La Administración se define por excelencia por su carácter de servicio público, que sirve con objetividad al interés general; por esta razón, los ciudadanos en sus relaciones con las Administraciones públicas, tienen derecho:
– A conocer, en cualquier momento, el estado de tramitación de los procedimientos en los que sean interesados, y obtener copias de los documentos contenidos en ellos…
– Al acceso a la información contenida en los archivos y registros según los términos previstos en la Constitución.
Para poder garantizar estos derechos debemos tener los documentos debidamente organizados con el fin de que puedan ser consultados por los ciudadanos.
2ª. La eficacia de las Administraciones públicas; es decir, una documentación bien organizada, no almacenada simplemente, es un punto de apoyo para la simplificación y racionalización de los procedimientos administrativos.
3ª. La documentación producida por la Administración pública forma parte del Patrimonio Documental[7] , de acuerdo con la Ley 4/1990, de 30 de mayo, del Patrimonio Histórico de Castilla-La Mancha, de su memoria histórica.
La eliminación de documentos[8] tiene el carácter de procedimiento especial de las Administraciones públicas y sólo pueden ser eliminados de acuerdo con los procedimientos establecidos.
A nivel estatal, el archivo se encuentra regulada en el Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus Organismos Públicos y su régimen de acceso.
[7] El Patrimonio Documental se define como un bien que se ha elaborado diariamente generación tras generación, que es propiedad de todos y que en su contenido testimonia nuestra existencia pasada y presente. Los Archivos tienen la obligación de conservarlo y custodiarlo no sólo para su uso o disfrute por las generaciones actuales, sino para las futuras.
[8] La eliminación de los documentos digitalizados deberá seguir los procedimientos previstos en la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español y la normativa específica sobre archivos.
En el art 2 de dicha norma, se establecen las siguientes definiciones:
a) Sistema archivístico: Conjunto de normas reguladoras, así como de órganos, centros y servicios competentes en la gestión eficaz de los documentos y de los archivos.
b) Documento de archivo: Ejemplar en cualquier tipo de soporte, testimonio de las actividades y funciones de las personas físicas y jurídicas, públicas o privadas.
c) Documento electrónico: De acuerdo con lo establecido en la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, se entenderá por documento electrónico la información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico, según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado.
d) Expediente electrónico: De acuerdo con lo establecido en la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, se entenderá por expediente electrónico el conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contengan.
e) Ciclo vital de documentos: Son las diferentes etapas por las que atraviesan los documentos desde que se producen hasta su eliminación conforme al procedimiento establecido, o en su caso, su conservación permanente.
f) Calendario de conservación: Es el instrumento de trabajo fruto del proceso de valoración documental, en el que se recoge el plazo de permanencia de los documentos de archivo en cada una de las fases del ciclo vital para su selección, eliminación o conservación permanente y, en su caso, el método y procedimiento de selección, eliminación o conservación en otro soporte.
g) Identificación: Es la fase del tratamiento archivístico que consiste en la investigación y sistematización de las categorías administrativas y archivísticas en que se sustenta la estructura de un fondo.
h) Valoración documental: Es el estudio y análisis de las características administrativas, jurídicas, fiscales, informativas e históricas de los documentos u otras agrupaciones documentales.
i) Eliminación de documentos: Consiste en la destrucción física de unidades o series documentales por el órgano responsable del archivo u oficina pública en que se encuentren, empleando cualquier método que garantice la imposibilidad de reconstrucción de los mismos y su posterior utilización.
j) Metadato: Se entiende por metadato cualquier descripción estandarizada de las características de un conjunto de datos. En el contexto del documento electrónico cualquier tipo de información en forma electrónica asociada a los documentos electrónicos, de carácter instrumental e independiente de su contenido, destinada al conocimiento inmediato y automatizable de alguna de sus características, con la finalidad de garantizar la disponibilidad, el acceso, la conservación y la interoperabilidad del propio documento.
3.1.1 Concepto de archivo.
Los documentos son una consecuencia necesaria e inevitable de la actividad administrativa, y los archivos se producen día a día por la acumulación de estos documentos.
El Archivo está formado por el conjunto orgánico de documentos de cualquier fecha, formato, soporte o material, generados o recibidos por cada órgano o unidad administrativa, así como por las personas físicas al servicio de las Administraciones públicas, en el ejercicio de toda su actividad. Estos documentos, que como hemos dicho pueden estar en cualquier soporte, es decir pueden ser textuales, gráficos, sonoros, fotográficos, audiovisuales o informáticos, deben estar organizados y conservados para que sirvan para la gestión e información administrativa, para el servicio a los ciudadanos así como para la investigación y la cultura.
También se llama archivo a las dependencias de archivos de las instituciones, edificios, locales o instalaciones donde se organizan, conservan o custodian los citados conjuntos orgánicos.
Aplicado a Castilla-La Mancha, se incluyen todos los documentos producidos por las Consejerías, incluidas las Delegaciones Provinciales, con los servicios, secciones o cualquier unidad administrativa en la que se organicen éstas, así como los centros dependientes de éstas (por ejemplo, colegios, residencias de mayores, etc.) y oficinas
territoriales adscritas orgánicamente a las mismas.
También se incluyen los documentos producidos por:
– Las Entidades de Derecho Público, con personalidad jurídica propia, vinculadas o dependientes de la Junta de Comunidades.
– Las empresas cuyo capital social pertenezca mayoritariamente a la Junta de Comunidades.
– Las Fundaciones, cuyo patrono fundador sea la Junta de Comunidades y las Corporaciones de Derecho Público en el ejercicio de las competencias delegadas de carácter público.
3.1.2 Registro de documentos.
Encontramos para este término dos acepciones: • Lugar.- donde se centraliza la entrada y/o salida de documentos. • Libros u otros medios.- donde será anotada y referida toda la documentación de entrada y/o salida que tiene lugar.
La finalidad básica del registro en términos generales es el control de todos los documentos que entran y/o salgan en los diferentes órganos de la entidad.
Clases de registros:
• Registro general: es el registro de la correspondencia. Consiste en anotar toda comunicación tanto de entrada como de salida que se establezca con el exterior, puede ser de dos tipos:
• Registro general de entrada: se hará el correspondiente asiento de todo escrito que se reciba, y se pueden utilizar dos procedimientos:
⎯ De registro único: un libro para los diferentes departamentos de un mismo órgano.
⎯ De registro múltiple: un libro por cada departamento de la misma entidad que reciba correspondencia.
• Registro general de salida: se anotará la salida de los escritos y comunicaciones oficiales dirigidas a otros órganos o a particulares. Pueden utilizarse procedimiento de registro único o múltiple.
• Registro auxiliar: los órganos administrativos podrán crear en las unidades administrativas correspondientes de su propia organización otros registros con el fin de facilitar la presentación de escritos y comunicaciones. Dichos registros serán auxiliares del registro general, al que comunicarán toda anotación que efectúen.
• Registro de archivo: para inscribir todos aquellos documentos que han sido archivados.
⎯ Contenido de los registros:
⎯ Numero de inscripción. (Orden temporal de recepción.)
⎯ Epígrafe expresivo de la naturaleza del documento.
⎯ Identificación del interesado.
El registro de documentos, se encuentra regulado en el artículo 16 de la Ley 39/2015 del Procedimiento Administrativo Común y en el art 6 y art 7 del Decreto 12/2010, de 16/03/2010, por el que se regula la utilización de medios electrónicos en la actividad de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha.
• Artículo 16. Registros LPACAP
1. Cada Administración dispondrá de un Registro Electrónico General, en el que se hará el correspondiente asiento de todo documento que sea presentado o que se reciba en cualquier órgano administrativo, Organismo público o Entidad vinculado o dependiente a éstos. También se podrán anotar en el mismo, la salida de los documentos oficiales dirigidos a otros órganos o particulares.
Los Organismos públicos vinculados o dependientes de cada Administración podrán disponer de su propio registro electrónico plenamente interoperable e interconectado con el Registro Electrónico General de la Administración de la que depende.
El Registro Electrónico General de cada Administración funcionará como un portal que facilitará el acceso a los registros electrónicos de cada Organismo. Tanto el Registro Electrónico General de cada Administración como los registros electrónicos de cada Organismo cumplirán con las garantías y medidas de seguridad previstas en la legislación en materia de protección de datos de carácter personal.
Las disposiciones de creación de los registros electrónicos se publicarán en el diario oficial correspondiente y su texto íntegro deberá estar disponible para consulta en la sede electrónica de acceso al registro. En todo caso, las disposiciones de creación de registros electrónicos especificarán el órgano o unidad responsable de su gestión, así como la fecha y hora oficial y los días declarados como inhábiles.
En la sede electrónica de acceso a cada registro figurará la relación actualizada de trámites que pueden iniciarse en el mismo.
2. Los asientos se anotarán respetando el orden temporal de recepción o salida de los documentos, e indicarán la fecha del día en que se produzcan. Concluido el trámite de registro, los documentos serán cursados sin dilación a sus destinatarios y a las unidades administrativas correspondientes desde el registro en que hubieran sido recibidas.
3. El registro electrónico de cada Administración u Organismo garantizará la constancia, en cada asiento que se practique, de un número, epígrafe expresivo de su naturaleza, fecha y hora de su presentación, identificación del interesado, órgano administrativo remitente, si procede, y persona u órgano administrativo al que se envía, y, en su caso, referencia al contenido del documento que se registra. Para ello, se emitirá automáticamente un recibo consistente en una copia autenticada del documento de que se trate, incluyendo la fecha y hora de presentación y el número de entrada de registro, así como un recibo acreditativo de otros documentos que, en su caso, lo acompañen, que garantice la integridad y el no repudio de los mismos.
4. Los documentos que los interesados dirijan a los órganos de las Administraciones Públicas podrán presentarse:
a) En el registro electrónico de la Administración u Organismo al que se dirijan, así como en los restantes registros electrónicos de cualquiera de los sujetos a los que se refiere el artículo 2.1.
b) En las oficinas de Correos, en la forma que reglamentariamente se establezca.
c) En las representaciones diplomáticas u oficinas consulares de España en el extranjero.
d) En las oficinas de asistencia en materia de registros.
e) En cualquier otro que establezcan las disposiciones vigentes.
Los registros electrónicos de todas y cada una de las Administraciones, deberán ser plenamente interoperables, de modo que se garantice su compatibilidad informática e interconexión, así como la transmisión telemática de los asientos registrales y de los documentos que se presenten en cualquiera de los registros.
5. Los documentos presentados de manera presencial ante las Administraciones Públicas, deberán ser digitalizados, de acuerdo con lo previsto en el artículo 27 y demás normativa aplicable, por la oficina de asistencia en materia de registros en la que hayan sido presentados para su incorporación al expediente administrativo electrónico, devolviéndose los originales al interesado, sin perjuicio de aquellos supuestos en que la norma determine la custodia por la Administración de los documentos presentados o resulte obligatoria la presentación de objetos o de documentos en un soporte específico no susceptibles de digitalización.
Reglamentariamente, las Administraciones podrán establecer la obligación de presentar determinados documentos por medios electrónicos para ciertos procedimientos y colectivos de personas físicas que, por razón de su capacidad económica, técnica, dedicación profesional u otros motivos quede acreditado que tienen acceso y disponibilidad de los medios electrónicos necesarios.
6. Podrán hacerse efectivos mediante transferencia dirigida a la oficina pública correspondiente cualesquiera cantidades que haya que satisfacer en el momento de la presentación de documentos a las Administraciones Públicas, sin perjuicio de la posibilidad de su abono por otros medios.
7. Las Administraciones Públicas deberán hacer pública y mantener actualizada una relación de las oficinas en las que se prestará asistencia para la presentación electrónica de documentos.
8. No se tendrán por presentados en el registro aquellos documentos e información cuyo régimen especial establezca otra forma de presentación.
• Artículo 6 de Registro Electrónico del decreto 12/2010, de 16/03/2010, por el que se regula la utilización de medios electrónicos en la actividad de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha.
1. En la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha existirá un solo registro electrónico integrado en el registro único, el cual permitirá la recepción y remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones durante las veinticuatro horas de todos los días del año. Sólo cuando concurran razones justificadas de mantenimiento técnico u operativo, que si fuera posible, deberán anunciarse con antelación en la sede electrónica, podrá interrumpirse, por el tiempo imprescindible, la recepción de solicitudes, escritos y comunicaciones.
2. No tendrán la condición de registro electrónico los buzones de correo electrónico corporativo asignado a los empleados públicos o a las unidades y órganos, ni tampoco los dispositivos de recepción de fax, salvo en los supuestos expresamente previstos en el ordenamiento jurídico.
3. El registro electrónico admitirá la presentación de cualesquiera solicitudes, escritos y comunicaciones dirigidas a la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha.
a) Se trate de documentos no normalizados dirigidos a órganos u organismos fuera del ámbito de aplicación del presente Decreto, sin perjuicio de la posibilidad de que el registro pueda recibir solicitudes, escritos y comunicaciones dirigidos a otros órganos u organismos, en los términos establecidos en el correspondiente convenio de colaboración.
b) Pudieran afectar a la seguridad del sistema.
c) No se cumplimenten los campos obligatorios de los documentos normalizados.
En los casos de rechazo, se informará de ello al remitente del documento, con indicación de los motivos, así como los posibles medios de subsanación de deficiencias y la dirección en la que pueda presentarse.
• Artículo 7. Funcionamiento del registro electrónico.
1. El registro electrónico, recibidas las solicitudes, escritos o comunicaciones, realizará electrónicamente:
a) El registro del documento con la atribución del número de asiento.
b) Las comprobaciones oportunas sobre su integridad y autenticidad.
c) La acreditación de la fecha y hora exactas de presentación del documento electrónico, en sincronización con la fecha y hora de la sede electrónica.
d) La emisión automática por el mismo medio de un recibo justificativo del registro del documento, en el que se incluya una copia autenticada de la solicitud, escrito o comunicación de que se trate, incluyendo la fecha y hora de presentación y el número de entrada en el registro.
e) La remisión de las solicitudes presentadas al órgano administrativo u organismo público competente.
2. Mediante Orden de la Consejería competente en materia de calidad de los servicios y atención al ciudadano se establecerá el órgano o unidad responsable de la gestión del registro electrónico, la fecha y hora oficial y los días declarados inhábiles a efectos del cómputo de plazos. Previo informe de la Consejería competente en materia de hacienda, se regularán las especialidades de organización necesarias para el registro de documentos en los procedimientos tributarios y a sus organismos públicos vinculados o dependientes, si bien podrá rechazar los documentos electrónicos cuando:
3.1.3 Archivo de documentos.
En las Administraciones públicas los archivos se organizan dentro de un Sistema, esto quiere decir que los documentos no siempre permanecen en el mismo lugar, de lo contrario las oficinas no tendrían capacidad para recoger todos los documentos generados por una institución a lo largo de su historia.
Como es lógico, a medida que los expedientes van siendo tramitados (pierden su vigencia administrativa) o disminuye la frecuencia de su consulta, van siendo trasladados de los archivos de cada una de las oficinas o unidades administrativas de las que está compuesta una institución, a un Archivo Central o General.
Los documentos de archivo son los mismos desde que se producen en la oficina hasta que tienen un valor histórico, por lo tanto pasan por diferentes etapas, correspondiendo a cada etapa un tipo de archivo distinto.
El sistema archivístico de la Administración autonómica, se compone de tres elementos básicos gestionados por el Archivo de Castilla-La Mancha, como órgano coordinador del Subsistema de los órganos de Gobierno y de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha. Está adscrito a la Consejería de Administraciones Públicas y Justicia.
El archivo de documentos se encuentra regulado en el artículo 17 de la Ley 39/2015 del Procedimiento Administrativo Común.
• Artículo 17. Archivo de documentos.
1. Cada Administración deberá mantener un archivo electrónico único de los documentos electrónicos que correspondan a procedimientos finalizados, en los términos establecidos en la normativa reguladora aplicable.
2. Los documentos electrónicos deberán conservarse en un formato que permita garantizar la autenticidad, integridad y conservación del documento, así como su consulta con independencia del tiempo transcurrido desde su emisión. Se asegurará en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones. La eliminación de dichos documentos deberá ser autorizada de acuerdo a lo dispuesto en la normativa aplicable.
3. Los medios o soportes en que se almacenen documentos, deberán contar con medidas de seguridad, de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad, que garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos almacenados. En particular, asegurarán la identificación de los usuarios y el control de accesos, así como el cumplimiento de las garantías previstas en la legislación de protección de datos.
