4.1. FUNCIONES DEL REGISTRO.
Las Oficinas de Registro, tanto generales como auxiliares, llevan a cabo las siguientes funciones:
- Reciben y envían solicitudes, escritos y comunicaciones.
- Emiten recibos de presentación.
- Registran los asientos de entrada y salida.
- Envían solicitudes, escritos y comunicaciones a los destinatarios correspondientes.
- Emiten copias selladas de los documentos originales.
- Realizan cotejos y compulsas.
- Ejecutan cualquier otra función que les sea asignada por ley o reglamento.
La recepción de solicitudes.
Cuando se reciben solicitudes en las Oficinas de Registro, el encargado debe verificar que contengan los siguientes elementos:
a) Nombre y apellidos del solicitante y, si corresponde, de su representante.
b) Identificación del medio electrónico o, en su defecto, del lugar físico donde desea recibir las notificaciones. Adicionalmente, los solicitantes pueden proporcionar su dirección de correo electrónico y/o dispositivo electrónico para que las Administraciones Públicas les avisen cuando se envíe o ponga a su disposición una notificación.
c) Hechos, razones y petición claramente expuestos.
d) Lugar y fecha.
e) Firma del solicitante o acreditación de la autenticidad de su voluntad expresada por cualquier medio.
f) Identificación del órgano, centro o unidad administrativa al que se dirige y su correspondiente código.
La inscripción de asientos.
Cuando se registran entradas y salidas en las Oficinas de Registro, el registro electrónico de cada Administración u Organismo debe garantizar que cada asiento contenga:
- Un número de registro
- Un epígrafe que exprese la naturaleza del documento
- La fecha y hora de presentación
- La identificación del solicitante
- El órgano administrativo remitente, si corresponde
- La persona u órgano administrativo al que se envía
- Una referencia al contenido del documento que se registra, si es necesario
Esto asegura que cada entrada y salida quede debidamente registrada con los datos relevantes.
El registro de presentación.
Cuando se registra un documento en las Oficinas de Registro, el registro electrónico de cada Administración u Organismo emite automáticamente un recibo que contiene:
- Una copia autenticada del documento presentado
- La fecha y hora de presentación
- El número de registro asignado
- Un recibo que acredita cualquier otro documento que acompañe al principal
Este recibo garantiza la integridad y no repudio de los documentos presentados.
La compulsa de documentos.
La compulsa de documentos es el proceso de cotejar una copia con su documento original para verificar que sean idénticos. Cuando se realiza la compulsa, se agrega un sello o acreditación a la copia que justifica que es exacta al original. La copia compulsada tendrá la misma validez que el original para el procedimiento específico, pero no acredita la autenticidad del documento original.
Cuando un ciudadano deba presentar documentos compulsados o cotejados de originales ante la Administración para ejercer sus derechos y actividades administrativas, las oficinas de registro tienen la obligación de realizar el cotejo y compulsa, y devolver de inmediato los documentos originales al ciudadano.
Para ejercer este derecho, el ciudadano debe aportar el documento original junto con una copia. La oficina de registro cotejará los documentos, comprobando que sus contenidos son idénticos. Devolverá el original al ciudadano y adjuntará la copia, una vez diligenciada con un sello o acreditación de compulsa, a la solicitud, escrito o comunicación para su envío al destinatario. El sello o acreditación de compulsa indicará la fecha en que se realizó y la identificación del órgano y la persona que expiden la copia compulsada.
La copia auténtica.
Las copias auténticas poseen una autoridad jurídica más amplia que las copias compulsadas. Además de verificar la exactitud de la copia con respecto al original, también garantizan la autenticidad de los datos contenidos en el documento original. Los efectos de las copias auténticas no se limitan a un procedimiento administrativo específico, sino que tienen la misma validez y eficacia que los documentos originales, produciendo efectos idénticos ante las Administraciones públicas y los interesados.
Según la Ley 39/2015, cada Administración Pública designará los órganos responsables de emitir copias auténticas de documentos públicos administrativos o privados. Las copias auténticas de documentos privados solo tendrán efectos administrativos. Las copias auténticas emitidas por una Administración Pública serán válidas en otras Administraciones. Para ello, la Administración General del Estado, las Comunidades Autónomas y las Entidades Locales podrán emitir copias auténticas a través de funcionarios habilitados o mediante procedimientos administrativos automatizados.
Se establece la obligación de mantener un registro actualizado de los funcionarios autorizados para emitir copias auténticas, que deben ser interoperables y conectados con los de otras Administraciones Públicas para verificar su validez. Este registro debe incluir al menos a los funcionarios que trabajan en las oficinas de asistencia en materia de registros.
Las copias auténticas de documentos públicos administrativos o privados, independientemente de su formato, emitidas por los órganos competentes de las Administraciones Públicas, garantizan la identidad del órgano emisor y el contenido del documento. Tienen la misma validez y eficacia que los documentos originales.
Para garantizar la identidad y contenido de las copias electrónicas o en papel, y confirmar que son copias auténticas, las Administraciones Públicas deben cumplir con las siguientes reglas:
a) Las copias electrónicas de un documento electrónico original o de una copia electrónica auténtica, con o sin cambio de formato, deben incluir metadatos que acrediten su condición de copia y que se visualicen al consultar el documento.
b) Las copias electrónicas de documentos en papel o en otro soporte no electrónico susceptible de digitalización, requieren que el documento haya sido digitalizado e incluir metadatos que certifiquen su condición de copia y que se visualicen al consultar el documento. La digitalización es el proceso tecnológico que convierte un documento en papel u otro soporte no electrónico en un archivo electrónico que contiene una imagen codificada, fiel e íntegra del documento.
c) Las copias en papel de documentos electrónicos deben indicar que son copias y contener un código generado electrónicamente u otro sistema de verificación, que permita contrastar la autenticidad de la copia accediendo a los archivos electrónicos del órgano u Organismo público emisor.
d) Las copias en papel de documentos originales emitidos en papel se proporcionarán mediante una copia auténtica en papel del documento electrónico que obre en poder de la Administración, o bien mediante una puesta de manifiesto electrónica que contenga una copia auténtica del documento original.
A tal efecto, las Administraciones Públicas deben publicar en la sede electrónica correspondiente los códigos seguros de verificación u otros sistemas de verificación utilizados para las copias auténticas.
Los interesados pueden solicitar en cualquier momento la emisión de copias auténticas de documentos públicos administrativos válidamente emitidos por las Administraciones Públicas. La solicitud se dirige al órgano que emitió el documento original y, salvo excepciones derivadas de la Ley de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno, debe expedirse en un plazo de quince días desde la recepción de la solicitud en el registro electrónico de la Administración u Organismo competente.
Además, las Administraciones Públicas están obligadas a emitir copias auténticas electrónicas de cualquier documento en papel presentado por los interesados que se vaya a incorporar a un expediente administrativo.
Cuando se expidan copias auténticas electrónicas, esto debe quedar claramente indicado en el documento de la copia.
La emisión de copias auténticas de documentos públicos notariales, registrales, judiciales y de diarios oficiales se rige por su legislación específica.
4.2. FUNCIONES DEL ARCHIVO.
Las funciones genéricas de un archivo se pueden agrupar en tres bloques:
- Génesis o reunión de los documentos:
- Es una reunión “natural” de los materiales, no artificial.
- La formación de un fondo archivístico es el resultado espontáneo de la actividad de una institución, a diferencia de una colección bibliográfica que se forma por voluntad, necesidad o demanda social.
- El origen de los documentos se debe a la relación con el organismo productor en el marco de la Administración pública o de la empresa, no por adquisición como en el caso de las bibliotecas.
- El archivo es inherente a la actividad de los individuos e instituciones, por lo que su existencia es inevitable.
- El archivo nace espontáneamente como acumulación documental de una actividad práctica, administrativa o jurídica.
- Tratamiento de la documentación:
- A pesar de la tendencia actual a la estandarización, persisten diferencias importantes en el tratamiento de la documentación debido a su distinta génesis y tipología.
- No es posible aplicar sistemas universales de clasificación como en las bibliotecas, sino que se requieren sistemas de clasificación propios y específicos, acordes al tipo de fondo.
- La selección de información en archivística se realiza después de recoger los documentos, considerando un contexto complejo de valoración administrativa, fiscal, legal, testimonial e informativa, con el fin de conservar permanentemente los documentos. En bibliotecas, la selección se hace antes, según las necesidades de los usuarios.
- La descripción en archivos se puede realizar a múltiples niveles (fondo, sección, serie, unidad documental), según el tipo de agrupación documental.
- El objeto del tratamiento archivístico es el documento de archivo, producto de una acción continuada que forma parte de una secuencia documental y refleja las funciones y actividades de quienes lo generaron.
- Las bibliotecas se ocupan de otras tipologías documentales de concepción individual e independiente.
- El carácter único e irrepetible del documento de archivo conlleva obligaciones jurídicas de conservación y acceso que no tienen los documentos bibliográficos, de naturaleza múltiple.
- Servir la documentación:
- El acceso libre a la información es un derecho constitucional fundamental cada vez más relevante.
- En los archivos, el acceso a la información se rige por normas específicas y restricciones legales.
- Las funciones de reunir y tratar la documentación están dirigidas a:
a) Facilitar a las administraciones o personas que producen el archivo el acceso eficiente a los documentos.
b) Brindar a los ciudadanos la información que soliciten, especialmente en los archivos públicos.
c) Apoyar la investigación y la difusión cultural, especialmente al proporcionar datos del pasado a quienes lo soliciten.
Además de su función educativa y cultural, los archivos están adquiriendo una relevancia creciente en la gestión y manejo de los documentos administrativos.
En resumen, la función genérica de un archivo es reunir, organizar/conservar y difundir/servir documentos. Estas funciones se traducen en las siguientes tareas realizadas por el personal de archivo:
- Organizar la documentación administrativa.
- Asegurar la transferencia periódica a archivos donde su uso no es frecuente.
- Evaluar los documentos, tras un período establecido, para determinar su conservación o eliminación.
- Clasificar los fondos documentales.
- Describir los documentos para facilitar su acceso, utilizando los instrumentos necesarios.
- Acondicionar adecuadamente las instalaciones donde se conservan los documentos.
La Ley 19/2002, de Archivos Públicos de Castilla-La Mancha, reconoce las siguientes funciones:
- Funciones relacionadas con la gestión administrativa (art. 32): Los archivos públicos tienen la responsabilidad en el ámbito de la gestión administrativa de custodiar los documentos para:
a) Justificar las acciones y actividades de las instituciones.
b) Testimoniar los derechos y obligaciones de las instituciones y de los ciudadanos.
c) Garantizar la transparencia y legalidad de las acciones de las administraciones públicas en el ejercicio de sus competencias.
d) Apoyar las medidas necesarias para simplificar y racionalizar los procedimientos administrativos. - Funciones relacionadas con la información administrativa (art.33): Los archivos públicos tienen encomendadas
las siguientes funciones en el campo de la información administrativa:
a) Elaborar cuantos informes y estadísticas de los datos contenidos en los archivos les sean requeridos
por las instituciones de quien dependen.
b) Facilitar a la institución, de quien dependan, la consulta de cuantos datos les sean necesarios para el
cumplimiento de las actividades relacionadas con el ámbito de su competencia.
c) El préstamo a la institución productora de cuantos documentos originales sean necesarios para el
cumplimiento de las actividades relacionadas con el ámbito de su competencia.
d) Facilitar a las personas e instituciones públicas reconocidas por la legislación vigente cuantos datos
y documentos originales necesiten para el ejercicio de sus competencias de inspección, jurisdicción y
control.
