5. Simplificación de procedimientos y reducción de cargas administrativas. TEMA 5 AUXILIAR – ADMINISTRATIVO – JCCM

5. Simplificación de procedimientos y reducción de cargas administrativas.

El artículo 28.2 de la LPACAP establece que los ciudadanos no están en la obligación de proporcionar documentos que hayan sido generados por cualquier Administración, sin importar si la presentación de estos documentos es requerida o facultativa en el procedimiento correspondiente. Esto es válido siempre y cuando el interesado haya dado su consentimiento para que se consulten o recojan estos documentos (se supondrá que la consulta u obtención está autorizada a menos que exista una oposición expresa por parte del interesado o que la ley específica aplicable exija un consentimiento exprés).

En caso de que el interesado no se oponga, las Administraciones Públicas deben obtener los documentos de formato electrónico a través de sus redes internas o mediante la consulta a plataformas de intermediación de datos u otros sistemas electrónicos habilitados para este propósito.

Además, de acuerdo con el artículo 28.3 de la LPACAP, las Administraciones Públicas no deben exigir a los ciudadanos datos o documentos que no sean requeridos por la normativa aplicable o que ya hayan sido presentados anteriormente por el interesado ante cualquier Administración. En este caso, el interesado debe indicar cuándo y ante qué órgano administrativo presentó dichos documentos, y las Administraciones Públicas deben obtenerlos de manera electrónica a través de sus redes internas o mediante la consulta a plataformas de intermediación de datos u otros sistemas electrónicos habilitados para esta aleta.

5.1. Supresión de la aportación de determinados documentos en los procedimientos administrativos de la Junta de Comunidades de Castilla­ La Mancha y de sus organismos públicos vinculados o dependientes.

Por Decreto 33/2009, de 28 de abril, se suprimió la aportación de determinados docu­mentos en los procedimientos administrativos de la Administración de la Junta de Comu­nidades de Castilla-La Mancha y de sus organismos públicos vinculados o dependientes.

El objeto de este Decreto es regular el derecho de las personas interesadas a no tener que presentar determinados documentos que ya obren en poder de la Administración regional, o cuando esta deba expedirlos o pueda obtenerlos de otra Administración a través de medios electrónicos.

En los procedimientos cuya tramitación y resolución corresponda a la Administración autonómica, no se exigirá a las personas interesadas la aportación de fotocopia del Docu­mento Nacional de Identidad a efectos de comprobación de sus datos de identificación personal, ni del certificado de empadronamiento como documento acreditativo del do­micilio y residencia. Esto será, asimismo, aplicable al documento acreditativo de la iden­tidad o tarjeta equivalente de los extranjeros residentes en territorio español, expedido por las autoridades españolas.

No se exigirá la aportación de documentos, originales o fotocopias, acreditativos de información tributaria susceptible de ser facilitada por la Agencia Estatal de Administra­ción Tributaria a la Administración autonómica.

Tampoco se exigirá la aportación de documentos, originales o fotocopias, acredita­tivos de información contenida en el Fichero General de Afiliación susceptible de ser fa­cilitada por la Tesorería General de la Seguridad Social a la Administración autonómica.

Para el inicio y tramitación, en su caso, de los procedimientos cuya resolución corres­ponda a la Administración autonómica, no se exigirá a las personas interesadas la aporta­ción de los siguientes documentos:

a)   Los originales o copias auténticas entregados con anterioridad que obren en cual­quier órgano o unidad de la Administración autonómica, siempre que se haga constar la fecha y el órgano o dependencia en que fueron entregados, y no hayan transcurri­do más de cinco años desde la finalización del procedimiento al que correspondan.

b) Las certificaciones o diligencias que acrediten la inclusión en registros cuya crea­ción o mantenimiento sean de competencia de los órganos o unidades de la Ad­ ministración autonómica, así como las que justifiquen el cumplimiento de requisi­tos o información contenidos en aquellos.

c) Los originales o copias de carnés, títulos o acreditaciones emitidos por órganos de la Administración Autonómica en el ejercicio de sus competencias. Los informes de cualquier índole que hayan sido evacuados por órganos o unida­ des de la Administración regional.

En las bases y convocatorias de subvenciones, ayudas de carácter económico, procesos selectivos y normas o disposiciones reguladoras de prestación de servicios, se podrá eximir a las personas interesadas de la aportación inicial de cualesquiera otros documentos cuya información pueda ser plasmada en declaración  responsable, sin perjuicio de su posterior acreditación, en los términos y con los efectos contenidos en las bases o normas de las con­vocatorias, por parte de las posibles personas adjudicatarias, beneficiarias o seleccionadas.

Cuando la persona interesada no preste su consentimiento a la consulta y comproba­ción de sus datos estará obligada a aportar el documento original o copia auténtica que acredite los mismos.

5.2. Registro de procedimientos y trámites.

El artículo 31 del Decreto 69/2012 establece la creación del Registro de Procedimientos y Trámites de la Administración Regional en la Inspección General de Servicios, el cual es gestionado a través de una aplicación informática denominada SIACI (Sistema de Información y Atención al Ciudadano).

El SIACI cumple dos funciones principales:

1. Informativo.
2. Tramitadora.

En la página web de la Junta de Comunidades, estará disponible un formato de ficha para recopilar información sobre procedimientos y trámites. Esta ficha servirá para registrar nuevos procedimientos y realizar actualizaciones en los datos de los ya existentes, así como para modificar los detalles de los trámites asociados.

Los ciudadanos tendrán acceso a la información sobre procedimientos y sus trámites en el sitio web de la Junta de Comunidades. En la descripción de cada uno de ellos se indicarán las posibles vías de acceso, incluyendo si es factible el acceso electrónico a ese servicio en particular.

5.3. Instrumentos para la normalización de convocatorias y formularios.

La Inspección General de Servicios colaborará con las Consejerías en la verificación de que los procedimientos se gestionan de acuerdo con la legislación vigente.

En particular, se examinará la simplificación y la adecuación de los procedimientos afectados por la incorporación en Castilla-La Mancha de la Directiva 2006/123/CE, del 12 de diciembre de 2006, del Parlamento Europeo y del Consejo, sobre los servicios en el mercado interior de acuerdo con la Ley 7/2009, del 17 de diciembre.

Mediante una Orden de la Consejería de Hacienda y Administraciones Públicas se establecerá la composición y los elementos mínimos de los formularios disponibles para ser completados o descargados desde el sitio web. Estos formularios deberán cumplir con las regulaciones vigentes sobre identidad corporativa y no podrán incluir listados de cuyos documentos de solicitud de aportación a los ciudadanos estén prohibidos. Esto puede ser debido a que se trata de documentación que ya está en posesión de la Administración o porque son documentos que esta puede recabar por sus propios medios, con el consentimiento expreso del interesado.

En la sede electrónica se conservarán plantillas de convocatorias y documentos normalizados, así como guías de simplificación administrativa y de evaluación de cargas administrativas para ser utilizadas por las diversas Consejerías en sus actividades específicas.

5.4. Reducción y medición de cargas administrativas.

Las cargas administrativas engloban las tareas de naturaleza administrativa que tanto empresas como ciudadanos deben cumplir para satisfacer las obligaciones impuestas por la normativa. También se incluyen en esta definición las actividades voluntarias de carácter administrativo que surgen de una gestión empresarial diligente, como la solicitud de subvenciones, la inscripción en registros voluntarios o la obtención de claves de servicio.

Para las empresas, las cargas administrativas representan los costos que deben asumir para cumplir con las obligaciones de proporcionar, conservar o generar información sobre sus operaciones o producción. Esto se hace para poner a disposición y, en su caso, obtener la aprobación de las autoridades públicas o terceros. Estas cargas son un subconjunto de los costos administrativos totales de las empresas, que incluyen, además de las cargas, las actividades administrativas que las empresas seguirían realizando incluso si se derogara la normativa.

La Comisión Europea propone una serie de principios para reducir estas cargas administrativas:

1. Reducir la frecuencia: Disminuir la frecuencia de las declaraciones obligatorias al mínimo necesario para lograr los objetivos fundamentales de la regulación correspondiente y, cuando sea posible, armonizar la frecuencia de las declaraciones requeridas por diferentes marcos legislativos relacionados.
2. Evitar redundancias: Asegurarse de que la misma obligación de proporcionar información no se imponga en múltiples ocasiones a través de diferentes canales y eliminar los casos de superposición.
3. Automatización: Reemplazar la recopilación de información actualmente realizada mediante formularios en papel por un sistema de declaración electrónica, utilizando portales inteligentes en la medida de lo posible.
4. Adecuación: Establecer umbrales para los requisitos de información, con el objetivo de reducir al mínimo las demandas impuestas a las pequeñas y medianas empresas o utilizar métodos de muestreo.
5. Priorización: Evaluar la posibilidad de reemplazar los requisitos de información tributaria a todas las empresas de un sector por un enfoque basado en el riesgo, centrándose específicamente en los operadores que realizan las actividades más expuestas.
6. Actualización: Reducir o eliminar los requisitos de información tributaria en relación con las demandas fundamentales que, entretanto, hayan desaparecido o cambiado.
7. Información: Proporcionar información adicional sobre los actos legislativos que puedan ralentizar la actividad empresarial o requerir asesoramiento legal.

Según estos principios, se han establecido una serie de medidas para reducir las cargas administrativas, que se dividen en medidas directas e indirectas. No se trata de una lista exhaustiva ni de categorías excluyentes, pero permite identificar las formas más comunes de reducción de las cargas administrativas.

A) Medidas directas de reducción de cargas administrativas.

a) Eliminación de la carga administrativa

• Reducción de las responsabilidades administrativas innecesarias, repetitivas o desactualizadas, ya sea debido al progreso tecnológico y social o a la derogación explícita o implícita del marco normativo en el que se basan. El órgano encargado debe evaluar la legislación que ha elaborado o está en proceso de elaboración y renunciar a las obligaciones de información que hayan quedado obsoletas a causa de avances en la legislación o la tecnología. Los departamentos de adquisiciones y los administradores de subvenciones deben prestar especial atención a este aspecto.

b) Eliminación de procesos

• Reemplazo de los sistemas de aprobación, permisos y otras autorizaciones por la notificación previa sujeta a posibles verificaciones posteriores.

c) Eliminación o simplificación de trámites.

Reemplazo de la obligación de presentar documentación o anexarla a la solicitud con declaraciones responsables sujetas a verificación posterior.

Renovación automática o anticipada de licencias, permisos, etc. Supresión de repeticiones o superposiciones en las reglas o procesos que conllevan la reiteración de una misma carga, con especial énfasis en procedimientos comunes (como en la solicitud de subvenciones). Establecimiento de niveles mínimos por debajo de los cuales se exonera del cumplimiento de la carga administrativa. Inclusión automática en un registro después de presentar una declaración responsable u obtener una autorización.

d) Simplificación documental.

• Abstenerse de requerir los documentos o información que ya estén en posesión, directa o indirectamente, de las Administraciones, especialmente a través de la conexión de fuentes de datos, previa autorización del interesado.
• Minimización de la documentación o datos requeridos, solicitando solo la documentación esencial.
• Agilización de los formularios (incluidos los electrónicos) y homogeneización de formatos en la medida de lo posible.

e) Reducción de frecuencia.

• Disminución de la periodicidad en la entrega de datos o documentos.
• Extensión de la vigencia de permisos, autorizaciones, registros, etc.

f) Avances tecnológicos, acceso mediante medios electrónicos

• Automatización de las comunicaciones con la Administración o con terceros, que elimina la necesidad de viajes o repeticiones en las obligaciones.
• Conexión de fuentes de información entre Administraciones o terceros que eliminen la necesidad de presentar certificados, documentos o datos que ya estén disponibles para la Administración, especialmente a través de registros.

g) Colaboración administrativa Colaboración eficaz entre los diversos órganos involucrados en los procedimientos administrativos con el fin de eliminar trámites duplicados o superpuestos.

• Coordinación entre las distintas entidades gubernamentales para establecer procedimientos conjuntos en casos complejos, que involucren, por ejemplo, a las Comunidades Autónomas y las Entidades Locales, principalmente.

B) Medidas indirectas para la reducción de cargas administrativas.

a) Agilización de plazos y eliminación del silencio administrativo

• Responda instantáneamente en los procedimientos.
• Acortamiento de los períodos de retención de documentos o
• Mediante su impacto indirecto en la disminución de plazos, revisión de la naturaleza del silencio administrativo para extender su aplicación a un mayor número de procedimientos con respuesta afirmativa.
• Disminución de los plazos legales y reales en la gestión de los procedimientos.

b) Información y lenguaje administrativo

Proporcionar recursos adicionales o asistencia para simplificar el cumplimiento de las obligaciones administrativas, como plataformas para empresas o manuales de ayuda. Difundir las modificaciones o eliminaciones de las cargas administrativas. Ofrecer acceso, en la página web correspondiente, a todos los pasos de un procedimiento, junto con ayudas para facilitar la cumplimentación, envío, notificación y pago de tasas e impuestos de forma electrónica.

Simplificar y homogeneizar el lenguaje administrativo para mejorar la comprensión, el cumplimiento y el procesamiento de documentos.

El método para evaluar las cargas administrativas en España se basa en el Modelo de Costes Estándar (MCE) pero se ajusta a la realidad de nuestras Administraciones mediante aclaraciones y adaptaciones. Esta adaptación del MCE se basa en los trabajos de medición realizados en nuestro

La medición de una carga administrativa se expresa en términos de euros y se calcula anualmente multiplicando tres valores:

1. El costo unitario para cumplir con la carga.
2. La frecuencia anual con la que debe realizarse.
3. El número de personas o población que debe cumplir con la carga.

Las Consejerías de la Junta de Comunidades serán responsables de incorporar la medición de las cargas administrativas que surgen de su normativa en la aplicación informática de medición de cargas que la Administración

La coordinación de esta actividad, así como el seguimiento de las reducciones de cargas administrativas que se llevan a cabo o deban llevarse a cabo en la Administración regional, será responsabilidad del personal de la Inspección General de Servicios.

Se dará prioridad al análisis y medición de las cargas, así como a la reconfiguración y digitalización de los procedimientos directamente relacionados con la promoción de la economía y la creación de empleo. En estos procedimientos, que incluyen, en cualquier caso, aquellos relacionados con la Ventanilla Única de la Directiva de Servicios, el órgano encargado deberá enviar un informe sobre la reducción de las cargas.

5.5. Coordinador de Simplificación, Actualización e Inventario de Procedimientos.

Las Secretarías Generales o Secretarías Generales Técnicas de las diferentes Consejerías, así como los organismos autónomos designados por la Comisión de Simplificación y Actualización de Procedimientos, nombrarán un Coordinador de Simplificación, Actualización e Inventario de Procedimientos, al que se le asignarán las siguientes responsabilidades:

A) Emitir dictamen acerca de la conformidad de los nuevos procedimientos con la normativa vigente en cuanto a la racionalización de procedimientos y la reducción de cargas administrativas.

B) Coordinar la implementación de medidas de simplificación, reducción de cargas en la tramitación administrativa y mejora de la regulación en la creación de nuevos procedimientos administrativos y en la modificación de los existentes, siguiendo las propuestas de las unidades gestoras.

C) Supervisar y dar seguimiento al proceso de rediseño de los procedimientos administrativos generados en la Consejería.

D) Clasificar, estandarizar y mantener actualizados los formularios y modelos de solicitud asociados a los procedimientos de la Consejería, que serán proporcionados por las unidades gestoras.

E) Catalogar y mantener al día la información sobre los procedimientos administrativos gestionados en la Consejería u organismo autónomo, incluyendo plazos máximos para resolver y notificar la resolución, así como los efectos del silencio administrativo en caso de producirse. Para ello, recabará el número de trámite y el código de ficha del sistema de información y atención al ciudadano (SIACI) relacionado con el trámite, que se incorporarán en los formularios de la Consejería.

F) Colaborar en la elaboración, coordinación y promoción de las Cartas de Servicios de la Consejería respectiva.

G) Cumplir con otras tareas que le sean asignadas de acuerdo con la legislación vigente, regulaciones establecidas o decisiones tomadas por la Comisión de Simplificación y Actualización de Procedimientos.

Los Coordinadores de Simplificación, Actualización e Inventario de Procedimientos colaborarán y acatarán las directrices de la Inspección General de Servicios o de la autoridad encargada de la calidad de los servicios de la Administración Regional en un momento dado. Estos coordinadores presentarán un informe semestral en el que, como mínimo, se detallará el progreso de las acciones emprendidas en su Consejería u Organismo autónomo en relación con el desempeño de las funciones mencionadas.

En relación con los procedimientos y trámites de su Consejería u Organismo autónomo, los Coordinadores de Simplificación, Actualización e Inventario de Procedimientos serán responsables de notificar a la Inspección General de Servicios o al órgano equivalente con competencias en esta área cualquier modificación en los procedimientos y trámites. del Registro de Procedimientos y Trámites de la Administración Regional antes de su entrada en vigor. Además, en términos generales, deberá verificar la precisión de la lista de procedimientos y trámites registrados.

5.6. El proceso de racionalización y simplificación.

Racionalizar implica organizar el procedimiento administrativo de acuerdo a criterios razonables relacionados con el tiempo, el costo y la normativa, es decir, hacerlo lo más eficiente en términos de tiempo, económico y legal.

Por otro lado, simplificar significa reducir o incluso eliminar documentos, trámites y procedimientos administrativos para evitar desplazamientos, ahorrar tiempo y costos. Esto resultará en la disminución significativa de los tiempos y plazos en los procedimientos administrativos, lo que se traducirá en una mayor eficacia y eficiencia en la actividad administrativa.

Es importante señalar que la racionalización implica un ajuste a la normativa vigente. No siempre significa simplificar. En ocasiones, un ajuste deficiente a la normativa en el día a día de un procedimiento puede resultar en la implementación de una medida que no lo simplifica en absoluto y, en su lugar, debe realizarse.

La racionalización y simplificación de procedimientos administrativos se pueden llevar a cabo en dos niveles:

1. En un primer nivel, se racionalizarán y simplificarán los procedimientos en grupos o familias. Identificar trámites comunes en una misma familia de procedimientos permitirá estandarizar la actuación administrativa en un conjunto de procedimientos.
2. En un segundo nivel, se profundizará en los detalles y particularidades de un procedimiento específico, de manera independiente y complementaria al proceso de racionalización y simplificación realizado en la familia a la que pertenece.

Por ejemplo, al aplicar la Directiva de 2006 a todos los procedimientos dentro de su ámbito de aplicación, pertenecientes a la familia de comunicaciones previas, autorizaciones y licencias, se estaría realizando un proceso de racionalización y simplificación de primer nivel. Esto se debe a que la racionalización de procedimientos incluya, entre otros aspectos, el ajuste a la normativa legal.

La metodología para la racionalización de procedimientos administrativos, tanto a nivel de familias como a nivel de procedimientos individuales, constará de las siguientes etapas:

1. Identificación y clasificación de los procedimientos administrativos.
2. Descripción detallada del procedimiento.
3. Análisis y diagnóstico: determinación de las posibles mejoras aplicables.
4. Rediseño del procedimiento.

Cada una de estas fases requerirá una serie de acciones específicas para alcanzar un objetivo particular.