6. Manejo y traslado de documentación clínica.
El art. 14.2 del Estatuto de Personal no Sanitario establece como primera función de los celadores la siguiente: “tramitaran o conducirán sin tardanza las comunicaciones verbales, documentos, correspondencia u objetos que les sean confiados por sus superiores, así como habrán de trasladar, en su caso, de unos servicios a otros los aparatos o mobiliario que se requiera”.
Igualmente el art. 75 del Estatuto de Personal no Facultativo establece, en su apartado 12 que las Auxiliares de Enfermería “trasladaran, para su cumplimiento por los celadores, las comunicaciones verbales, documentos, correspondencia u objetos que les sean confiados por sus superiores”.
Las funciones de los celadores relacionadas con la documentación clínica se traducen en la tramitación o traslado sin tardanza de:
1.- Las comunicaciones verbales.
2.-Documentos, correspondencia u objetos que le sean confiados por sus superiores.
3.- Así como el traslado de aparatos o mobiliario de unos servicios a otros.
El desarrollo de las funciones principales se lleva a cabo de la siguiente forma:
- Debe hacerlo con rapidez, diligencia, orden y seguridad.
- Adoptando las medidas adecuadas para que los documentos u objetos confiados lleguen a su destino sin deterioro.
Los documentos de traslado ordinario por los celadores son:
- Hojas de interconsultas.
- Petición de exploración en otros centros.
- Pedidos de almacén, de cualquier almacén.
- Partes de mantenimiento.
- Historias clínicas.
- Peticiones y resultados de analíticas.
- Pruebas diagnósticas (radiografías, ecos, urografías).
- Peticiones de ambulancia.
- Partes de quirófano.
1.- Tramitación de las comunicaciones verbales:
Se entiende por comunicación verbal, los mensajes, instrucciones o información de cualquier tipo que el celador hace llegar a su destinatario.
El celador será discreto y no divulgará el contenido de las comunicaciones verbales.
Los celadores han de transmitir a sus compañeros, superiores, subordinados o público las comunicaciones verbales (instrucciones, mensajes, información etc.) que les indiquen sus superiores o profesionales autorizados por delegación de éstos.
2.- Traslado de documentación clínica y documentos:
Se entiende por traslado de documentación sanitaria el envío justificado a su lugar de destino de la documentación clínica que le sea confiada por sus superiores.
Se entiende por documentación clínica el soporte de cualquier tipo o clase que contiene un conjunto de datos e informaciones de carácter asistencial.
Se entiende como historia clínica (HC) el conjunto de documentos que contiene datos, valoraciones e informaciones de cualquier índole sobre la situación y la evolución clínica de un paciente a lo largo del proceso asistencial.
⇒ Circulación de las historias clínicas: La atención correcta a los pacientes precisa que el personal sanitario del centro tenga a su disposición las historias clínicas de los Se anotarán todas las entradas y salidas de las historias clínicas y el servicio destinatario o remitente de ésta. El objetivo es conocer en todo momento la ubicación del expediente en el hospital y fuera de él. Acabada la asistencia, la historia la historia debe volver al archivo[7] con el fin de tenerla disponible para la próxima recuperación.
[7] El Archivo es el lugar donde quedan almacenadas y ordenadas todas las Historias Clínicas de los pacientes que son atendidos por un centro sanitario. Las funciones generales del archivo son:
1.- La conservación de los documentos. 2.- Acceso a la documentación. 3.- Sistematización del archivo. 4.- Información y educación. Las historias se ordenan según el número que se les asignó cuando se abrieron.
El celador se ocupará del traslado de las historias clínicas, no sólo en caso de traslado de un paciente para que lo sometan a pruebas complementarias sino también del traslado de las HC y documentación complementaria entre el Archivo Central de HC y la unidad hospitalaria peticionaria y viceversa, teniendo que cumplir el orden de prioridades y los horarios establecidos por el jefe del archivo central, a quien corresponde fijar la periodicidad en la recogida de las historias clínicas.
El celador no entregará las Historias Clínicas a las personas no autorizadas y deberá cooperar en el mantenimiento de la documentación de la que se hace entrega para su transporte y evitar su pérdida accidental.
Igual que el resto del personal, el celador tendrá el deber de reserva y sigilo respecto a la información de las Historias Clínicas y documentación complementaria de los pacientes. El precepto de la reserva es inviolable (que nadie le puede exigir que enseñe la HC). La no observancia de lo establecido será motivo de sanción disciplinaria.
El celador sólo deberá acceder a los datos de la HC que le sean imprescindibles para realizar las funciones encomendadas (nombre, habitación, cama, etc.).
El celador no está autorizado para facilitar el acceso a una HC, si alguien se lo solicita se indicará los pasos a seguir para solicitarlo.
El concepto de documento abarca mucho más que el documento escrito. Por lo tanto, se distinguen los siguientes tipos de documentos:
1.- Según su forma:
- Gráficos: manuscritos, Historias Clínicas.
- Tipográficos: libros, impresos,
- Iconográficos: retratos, grabados, fotografías, microfichas, planos, ilustraciones, radiografías.
- Plásticos: sellos, monedas,
- Fónicos: discos,
- Audiovisuales: diapositivas, películas,
- Informáticos: cintas magnéticas, CD ROM,
2.- Según su origen:
- Primarios: libros, folletos, informes, catálogos ,Historias clínicas.
- Secundarios: revistas de sumarios, de resúmenes o citas.
- Terciarios: perfiles bibliográficos.
