6. Tablas.
Podemos definir una tabla como una agrupación de celdas o casillas organizadas en filas y columnas. Cada celda tiene la capacidad de contener texto, números o gráficos.
El propósito principal de las tablas es organizar la información de manera estructurada, permitiendo realizar diversas operaciones y tratamientos sobre los datos. Por ejemplo, se pueden llevar a cabo cálculos como obtener el valor promedio de una columna, ordenar una lista de nombres o realizar clasificaciones alfabéticas por apellidos o ciudades.
Además de su utilidad para el análisis de datos, las tablas son herramientas valiosas para mejorar el diseño de los documentos. Facilitan la distribución de textos y gráficos al organizar la información en casillas específicas.
En Word, las tablas ofrecen una forma más poderosa de organizar datos en comparación con otras herramientas como las tabulaciones o ajustes de sangrías, que hemos explorado en secciones anteriores. Las tablas pueden crearse en cualquier parte del documento, incluso en encabezados o pies de página.
En este apartado, exploraremos todas las tareas que podemos llevar a cabo con las tablas, desde su creación y modificación hasta su formato, entre otras funcionalidades.
6.1. Crear tablas.
Para crear una tabla en Microsoft Word, puedes seguir estos pasos:
- Accede a la pestaña “Insertar” en la barra de menú.
- Dentro del grupo “Tablas”, haz clic en el botón “Tabla”.
Existen dos formas comunes de crear una tabla:
Método 1: Utilizando la Cuadrícula
- Utiliza la cuadrícula que simula la tabla.
- Cada cuadrado representa una celda.
- Al pasar el ratón sobre una celda, se coloreará en naranja para indicar la selección.
- Haga clic para confirmar la selección y se insertará la tabla en el documento.
- En el ejemplo de la imagen, estarías creando una tabla de 3×3.
Método 2: Ventana de Inserción
- Haz clic en “Insertar Tabla”.
- Se abrirá una ventana que te permitirá especificar el número de filas y columnas para la tabla.
- Ingresa el número deseado de filas y columnas.
- Haga clic en “Aceptar” para insertar la tabla en el documento.
Estos métodos te proporcionan flexibilidad para crear tablas según tus necesidades específicas. Después de crear la tabla, puedes llenar las celdas con texto, números o gráficos, y realizar diversas operaciones de formato y edición.
6.2. Aplicar estilos de tabla.
Modificar el estilo de una tabla en Microsoft Word es sencillo y puede realizarse de la siguiente manera:
- Acceda a la pestaña “Diseño” en la barra de menú.
- Dentro del grupo “Estilos de tabla”, puedes aplicar estilos predefinidos con un solo clic.
Puedes seguir estos pasos adicionales para personalizar aún más el estilo de la tabla:
- Pasa el ratón sobre los estilos para obtener una vista previa del formato de la tabla.
- Haz clic sobre el estilo deseado para aplicarlo definitivamente.
Las opciones de estilo de tabla se encuentran a la derecha de los estilos predefinidos y te permiten ajustar las características de la tabla según tus preferencias. Puedes decidir si la tabla incluye encabezados, filas de totales, o si las filas y columnas se resaltan en colores alternos.
Una vez que hayas seleccionado un estilo, tienes la flexibilidad de realizar cambios adicionales en la tabla o incluso solo en celdas específicas. Puedes modificar colores de bordes, rellenos y más, para adaptar la tabla a tus necesidades particulares.
6.3. Ajustar la tabla.
Cuando insertamos una tabla en nuestro documento, es crucial considerar su alineación con respecto a la página y al texto circundante. Sigue estos pasos para ajustar la alineación de una tabla en Microsoft Word:
- Haz clic en cualquier parte de la tabla para acceder a las Herramientas de tabla.
- Dirígete a la pestaña “Diseño” y dentro del grupo “Tabla”, haz clic en el botón “Propiedades”.
- Alternativamente, puedes seleccionar “Propiedades de tabla…” en el menú contextual de la tabla.
Se abrirá una ventana con opciones de propiedades de tabla. Aquí puedes ajustar la alineación de la tabla:
- Haga clic en el icono correspondiente para especificar un “Ajuste de texto” (Ninguno o Alrededor).
- Selecciona una “Alineación” para la tabla (Izquierda, Centro o Derecha).
Al ajustar una tabla al contexto, también puedes moverla fácilmente. Al pasar el ratón sobre la tabla, aparecerá un icono en la esquina superior izquierda. Al hacer clic y arrastrar este icono, podrás cambiar la posición de la tabla.
Asimismo, al pasar el ratón sobre la tabla, notarás un icono en la esquina inferior derecha. Al hacer clic y arrastrar este icono, podrás ajustar visualmente el tamaño de la tabla. Tenga en cuenta que el sistema modificará la altura del borde inferior y la anchura del borde derecho, manteniendo constante la posición de la esquina superior izquierda.
6.4. Desplazarse, seleccionar y borrar en las tablas.
Una vez que has creado la tabla, introducir contenido en ella es bastante similar a trabajar con texto fuera de una tabla en Microsoft Word. Aquí hay algunas pautas generales:
Introducción de Texto:
No hay una diferencia significativa entre introducir texto dentro o fuera de una tabla.
Puedes escribir o pegar texto directamente en las celdas de la tabla.
Formato de texto:
La mayoría de las funciones de formato están disponibles para el texto dentro de las celdas de la tabla.
Puedes aplicar formato al texto, como ponerlo en negrita, cambiar el tamaño de la fuente y aplicar otros estilos.
Párrafos y Alineación:
Puedes incluir párrafos completos dentro de una celda de tabla.
La alineación del texto se puede ajustar de varias formas, como en el texto fuera de la tabla.
Desplazarse.
Nos podemos desplazar por las celdas con las teclas de movimiento del cursor, se puede seleccionar, copiar y borrar el texto de las celdas de forma normal, pero, además, hay algunas formas específicas de desplazarse, seleccionar y borrar para las tablas que vamos a ver a continuación.
Para colocarse en una celda, basta hacer clic en ella con el cursor.
- Para desplazarte, presiona las teclas:
Una celda a la izquierda -> Mayús + Tab
Una celda a la derecha -> Tab
Una celda arriba -> Flecha arriba
Una celda abajo -> Flecha abajo
Al principio de la fila -> Alt + Inicio
Al final de la fila -> Alt + Fin
Al principio de la columna -> Alt + RePág
Al final de la columna -> Alt + AvPág
Al pulsar la tecla Tab en la última celda de la tabla se crea una nueva fila.
Estos son algunos métodos adicionales para seleccionar celdas, filas y columnas en una tabla de Microsoft Word:
Selección de Celdas:
- Celda Individuo:
- Coloque el cursor sobre el lado izquierdo de la celda y haga clic cuando aparezca la pequeña flecha negra inclinada.
Selección de columnas:
- Columna Completa:
- Coloque el cursor sobre la parte superior de la columna y haga clic cuando aparezca la pequeña flecha negra que apunta hacia abajo.
Selección de Filas:
- Fila Completa:
- Coloque el cursor a la izquierda de la fila y haga clic para seleccionar toda la fila. También puedes hacer doble clic.
Selección Múltiple:
- Selección con Arrastre:
- Coloque el cursor dentro de una celda, haga clic y arrastre para seleccionar varias celdas.
Inserción de Filas:
- Insertar fila:
- Coloque el cursor al principio de la fila y haga clic en el círculo con un signo más dentro para insertar una fila en blanco.
Borrar:
Borrar una Celda, Columna o Fila:
Selecciona la celda, columna o fila que deseas borrar
Pulsa la tecla “Retroceso” para borrar y dejar la c
O, presione la tecla “Suprimir” para borrar y desplazar el contenido de las celdas adyacentes.
Desplazamiento de Columnas:
Después de borrar una columna, Word te pre
Puedes elegir entre “Desplazar celdas a la izquierda” o “Desplazar celdas a la derecha”.
Desplazamiento de Filas:
Si borras una fila, Word te dará opciones para desplazar el resto de las filas.
Puedes elegir entre “Desplazar celdas hacia arriba” o “Desplazar celdas hacia abajo”.
6.5. Combinar y dividir.
La función de combinar y dividir celdas en Word es útil para ajustar la estructura de la tabla según las necesidades del documento. Aquí hay una descripción más detallada:
Combinar Celdas:
Selecciona las celdas que deseas combinar.
Ve a la pestaña “Disposición” en la barra de herramientas de tabla.
En el grupo “Combinar”, haga clic en “Combinar celdas”.
Esto creará una única celda que abarca las celdas seleccionadas. Puedes repetir este proceso para combinar varias celdas a la vez.
División Celdas:
Selecciona la celda que deseas dividir.
Ve a la pestaña “Disposición” en la barra de herramientas de tabla.
En el grupo “Combinar”, haga clic en “Dividir celdas”.
Aparecerá una ventana donde puedes especificar cómo deseas dividir la celda en filas y columnas. Por ejemplo, puedes dividir una celda en dos columnas y dos filas.
Haga clic en “Aceptar” para aplicar la división.
Dividir Tabla:
Coloque el cursor en la fila donde desee dividir la tabla.
Ve a la pestaña “Disposición” en la barra de herramientas de tabla.
En el grupo “Combinar”, haga clic en “Dividir tabla”.
Esto separará la tabla en dos, con la primera fila de la segunda tabla correspondiente a la fila seleccionada.
Estas opciones te permiten personalizar la estructura de la tabla según tus necesidades y la presentación deseada en tu documento.
6.6. Alineación y dirección del texto.
La alineación del contenido dentro de las celdas de una tabla en Word es esencial para dar formato y presentación adecuada. Aquí hay una descripción de cómo puedes linealizar el contenido dentro de las celdas:
Alineación Horizontal:
Selecciona las celdas cuyo contenido deseas alinear horizontalmente.
Ve a la pestaña “Disposición” en la barra de herramientas de tabla.
En el grupo “Alineación”, elige uno de los primeros tres botones para alinear el texto a la izquierda, centrarlo o alinearlo a la derecha.
Alineación Vertical:
Selecciona las celdas cuyo contenido deseas alinear verticalmente.
Ve a la pestaña “Disposición” en la barra de herramientas de tabla.
En el grupo “Alineación”, elige uno de los siguientes tres botones para alinear el texto en la parte superior, en el centro o en la parte inferior de las celdas.
Dirección del Texto:
Este botón permite cambiar la dirección del texto dentro de las celdas.
Selecciona las celdas cuyo contenido deseas ajustar la dirección del texto.
Ve a la pestaña “Disposición” en la barra de herramientas de tabla.
En el grupo “Alineación”, haga clic en “Dirección del texto” y elija la dirección deseada, como de izquierda a derecha, de arriba hacia abajo o de abajo hacia arriba.
Estas opciones te brindan un control preciso sobre la alineación y la dirección del texto dentro de las celdas de tu tabla, lo que contribuye a una presentación más profesional y organizada.
6.7. Tamaño de las celdas.
Cuando creamos una tabla del tamaño que se establece en las celdas suele ser siempre el mismo. Pero es posible que, al introducir contenido en sus celdas, el tamaño se vaya ajustando y la tabla se vaya deformando. Desde la pestaña Disposición > grupo Tamaño de celda, podemos controlar el aspecto que tendrán las celdas. Para modificar el alto o el ancho de columna a un valor fijo, lo habitual suele ser pulsar sobre el borde y arrastrarlo hasta que quede con el tamaño deseado. El único inconveniente es que esto lo haríamos totalmente a ojo y para cada una de las filas o columnas. Si lo que queremos es modificarlo con valores exactos o sobre un conjunto previamente seleccionado, utilizaremos las fichas que permiten ir cambiando el valor en cm.
6.8. Opciones de Tratamiento de datos.
Si bien es cierto que es importante saber dar formato y estructura a una tabla, lo más importante de las tablas, al final, son los datos que contienen. Por eso es tanto o más importante saber sacarles provecho. Las herramientas que veremos a continuación se encuentran en la pestaña Disposición> grupo Datos.
Ordenar
Usuario, una de las principales ventajas que tenemos es la capacidad de organizar los datos. Ya sea que los datos sean alfabéticos, numéricos o de tipo fecha, la herramienta es efectiva para todos ellos. Además, podemos decidir si queremos ordenarlos de forma ascendente o descendente. Al hacer clic en el botón “Ordenar”, se abrirá una ventana como la que se muestra a continuación.
El proceso consistirá en seleccionar la columna por la cual queremos ordenar los datos. Si hemos utilizado encabezados de columna en la tabla, Word detectará automáticamente los nombres, como en el caso de la imagen llamada “Temas”. Luego, especificamos el tipo de datos (texto, número o fecha) de la columna en cuestión. Elegimos si queremos ordenar de forma ascendente o descendente. Además, podemos utilizar más de un criterio de ordenación. Por ejemplo, si dos personas tienen el mismo nombre, podemos ordenarlas por apellido. Esto se realiza completando el formulario en la sección “Luego por” inmediatamente inferior.
Convertir texto en tabla.
Convertir un texto en una tabla puede ser muy útil en determinadas situaciones, ya sea para facilitar los cálculos o por motivos estéticos. Sin embargo, es crucial que el texto tenga una estructura específica, ya sea columnado mediante tabulaciones o con los datos separados por algún tipo de carácter delimitador. A continuación, mostraremos un ejemplo visual de un conjunto de datos tabulados.
Para convertir un texto en una tabla, sigue estos pasos:
- Selecciona el texto que deseas convertir.
- Ve a la pestaña “Insertar” en la barra de menú.
- Haga clic en el botón “Tabla”.
- En el menú desplegable para la creación de tablas, elija la opción “Convertir texto en tabla…”.
A partir de aquí, se abrirá una ventana emergente donde podrás especificar los detalles de la tabla, como el número de columnas y el carácter delimitador utilizado en el texto. Una vez configurada, haz clic en “Aceptar” para completar el proceso y convertir el texto seleccionado en una tabla.
Cuando conviertes texto en una tabla en Word, el programa te presentará cómo realizará la conversión. En el ejemplo que proporcionaste, se muestran 3 columnas y 6 filas, y se utiliza la tabulación como el delimitador del texto. Estos datos son generados automáticamente por el sistema teniendo en cuenta la estructura del texto inicial. Sin embargo, si detecta algún error o si el texto está separado por párrafos u otros caracteres, puede corregirlo durante este proceso.
Además, durante la conversión, puedes configurar el autoajuste de la tabla. En tu caso, menciona que lo ha cambiado para que se ajuste al contenido.
Una vez que aceptes el cuadro de diálogo, se realizará la conversión y podrás ver el resultado en tu documento. En general, cuando los datos iniciales tienen alguna estructura, los resultados suelen ser bastante buenos.
El proceso inverso al que acabamos de ver también es posible en Word. Es decir, convertir una tabla en texto.
Una vez seleccionada la tabla, ve a la pestaña “Disposición” y selecciona “Convertir texto a tabla”. Se mostrará el cuadro de diálogo “Convertir tabla en texto”, donde podrás elegir qué carácter quieres utilizar para separar los datos de cada celda.
En su caso, si elige “Tabulaciones”, la tabla volverá a su aspecto original. Sin embargo, si eliges “Puntos y comas”, el resultado se verá diferente.
Si escogemos Marcas de párrafo el resultado será un dato por línea, como ves a continuación.
Tema; Versión; Autor
Windows; 10; Carlos Tojeiro
Word 1; Word2016; Carlos Tojeiro
Word 2; Word2016; Carlos Tojeiro
Excel; Excel2016; Carlos Tojeiro
Outlook; Outlook 2016; Carlos Tojeiro
Fórmula.
En casos de tablas que contienen datos numéricos, es común utilizar filas o columnas de totales. Word puede calcular estos totales automáticamente a través de una fórmula. Para hacerlo, simplemente coloque el cursor en la celda donde desee que esté el resultado y haga clic en el botón “Fórmula” en la pestaña “Disposición” > grupo “Datos”.
Se abrirá una ventana donde podrás configurar algunos parámetros. Por defecto, se utilizará la SUMA, pero en el desplegable “Pegar función”, podrás elegir otras fórmulas. También puedes seleccionar el formato para mostrar el resultado.
En la configuración de la fórmula, puedes especificar qué celdas se calcularán, eligiendo entre las que se encuentren arriba (Above), abajo (Below), a la derecha (Right) o a la izquierda (Left) de la celda que contiene la fórmula. La sintaxis sería, por tanto, =FORMULA(POSICION).
Cuando se calculan valores numéricos, el sistema tiende a ignorar los encabezados de tabla de tipo texto. Sin embargo, si usamos fórmulas como Count (para contar) sobre valores de tipo texto, es posible que considere el encabezado como un valor más a contar. Es importante revisar el resultado para detectar este comportamiento incorrecto.
Es necesario tener en cuenta que el resultado de la fórmula no se recalcula automáticamente si cambia alguno de los valores utilizados en el cálculo. Deberemos volver a ejecutar la fórmula para obtener el resultado actualizado.
