9. Plantillas.
Si necesita crear frecuentemente un tipo específico de documento, como un informe mensual, una proyección de ventas o una presentación con el logotipo de la empresa, es recomendable guardar el documento como una plantilla. Esto te permitirá utilizarlo como punto de partida en lugar de empezar desde cero cada vez que necesites un archivo similar.
Las plantillas se distinguen de los documentos regulares de Word porque se guardan en formato .dotx (o .dot para aquellas que contienen macros). Al crear un documento a partir de una plantilla, los datos que ingresan y los cambios que realizan se guardarán en un documento normal de Word con extensión .docx, sin afectar la plantilla original.
Word incluye varias plantillas predefinidas que puedes utilizar. Aprenderemos cómo aprovechar estas plantillas y luego exploraremos cómo modificarlas para adaptarlas a tus necesidades específicas. También discutiremos cómo puedes crear plantillas nuevas a partir de un documento de Word existente.
9.1. la plantilla por defecto.
La plantilla predeterminada que se utiliza internamente se llama Normal.dotm y establece configuraciones como márgenes, fuentes y estilos predefinidos. La extensión del archivo es .dotm en lugar de .dotx. Cuando creamos un nuevo documento en blanco, en realidad estamos utilizando la plantilla Normal.dotm como base.
Cuando modificamos las preferencias por defecto en Word, como al hacer clic en el botón “Predeterminar” para establecer nuevos valores, lo que realmente estamos haciendo es modificar la plantilla Normal.dotm con esas nuevas preferencias. Esto asegura que cada nuevo documento que creemos aquí tiene esos ajustes.
Además, menciona la posibilidad de abrir y modificar directamente la plantilla Normal.dotm desde Word. Esto se puede hacer abriendo la plantilla como un documento regular. Para encontrar la ubicación de la plantilla Normal.dotm, puedes ir a “Archivo > Opciones > Avanzadas” y hacer clic en “Ubicaciones de archivos…”. En la ventana que se abre, encontrarás la ruta de las Plantillas personales. Puedes copiar esta ruta y luego ir a “Archivo > Abrir” para buscar y abrir la plantilla en la ubicación que has identificado.
Modificar directamente la plantilla Normal.dotm puede ser útil para personalizar los ajustes predeterminados de Word según tus preferencias específicas. Sin embargo, se recomienda tener cuidado al hacer cambios en esta plantilla, ya que afectarán a todos los nuevos documentos que crean.
9.2. Utilización de las plantillas de Word.
Para emplear las plantillas, seleccionamos “Archivo > Nuevo”. Generalmente, optamos por “Documento en blanco” al crear un nuevo documento (1). Sin embargo, para utilizar una plantilla, debemos explorar las otras opciones disponibles. Como se aprecia en la imagen, existen varias posibilidades al elegir una plantilla (2).
Plantillas de Muestra: Son aquellas proporcionadas por Microsoft que se visualizan en la pantalla, ubicadas en la sección de Plantillas Disponibles. Como exploraremos más adelante, también tenemos la capacidad de generar nuestras propias plantillas; si hemos creado alguna, esto se mostrará al seleccionar la sección Personal. En cualquier situación, para emplear una plantilla, simplemente haz clic en la que prefieras y después presiona el botón Crear.
Buscar plantillas en Línea. Facilite la búsqueda en Office.com. Siempre que tengamos conexión a internet, podremos acceder a las plantillas disponibles en el sitio web de Microsoft directamente desde aquí. Podremos descargarlas de manera gratuita sin necesidad de visitar la página web. Además, también hay algunas búsquedas sugeridas, como Cartas, Currículum, Fax, etc.
Las categorías y archivos disponibles en esta sección de plantillas en línea pueden cambiar. Esto dependerá de los recursos disponibles en la página web de Microsoft. Por lo tanto, es factible que una plantilla o categoría desaparezca sin previo aviso, mientras que otras nuevas pueden hacer su aparición.
Después de haber empleado la barra de búsqueda, en el costado derecho de la pantalla se despliega un conjunto de categorías vinculadas con la búsqueda realizada. Es posible seleccionar una categoría para explorar plantillas dentro de la misma.
La metodología para emplear la plantilla permanecerá constante en todo momento. Identificarla, seleccionarla y activar el botón Crear, que estará ubicado debajo junto a la vista previa.
9.3.Trabajar con el documento creado.
Después de pulsar el botón “Crear”, se desplegará un nuevo documento con la apariencia estándar, pero adoptando la estructura predefinida de la plantilla seleccionada. Observarás que la barra de título contiene un título predeterminado, propio de los archivos no guardados.
Generalmente, el texto susceptible de modificación se distingue claramente del texto invariable. Por ejemplo, al aplicar una plantilla de currículum funcional, identificamos varios elementos claramente etiquetados. Al hacer clic sobre ellos, como en el caso de “Correo electrónico”, el texto [Correo electrónico] se resalta en un fondo gris, indicando que está en modo edición y listo para ser modificado. Otros elementos, como “Objetivos”, permanecerán inalterados.
Una vez que hayas completado la información, procede a guardar el documento de manera convencional, asignándole un nombre. Es importante destacar que la plantilla original no se verá afectada por estos cambios.
Crear plantillas a partir de documentos Word.
Las plantillas y los documentos de Word se distinguen principalmente por ser tipos de archivos diferentes. Por fin, a partir de un documento de Word, podemos crear una plantilla simplemente cambiando su tipo de archivo.
En este sentido, para elaborar una plantilla a partir de un documento de Word, se deben seguir los siguientes pasos:
- Elaborar el documento en Word:
- Crear o utilizar un documento existente.
- Adaptar el diseño del documento para que adquiera el formato de una plantilla. En este proceso, es posible incluir campos como “Haga clic aquí…”, aunque no es imperativo que una plantilla los contenga. También es viable empezar desde un nuevo documento en blanco para diseñar la plantilla.
- Guardar como plantilla:
- Acceda a la pestaña “Archivo” en la barra de menú de Word.
- Seleccione “Guardar como” y especifique la ubicación para guardar la plantilla.
- En la sección “Tipo”, opte por “Plantilla de Word (*.dotx)” como formato de archivo. Esto indicará a Word que se está guardando una plantilla en lugar de un documento convencional.
- Se puede modificar el nombre del archivo según las preferencias, y Word notificará automáticamente la carpeta predeterminada para las plantillas. Guardar el archivo.
