Las funciones habituales del personal de apoyo, como ordenanzas, conserjes, auxiliares de servicios y cargos similares, incluyen tareas como:
- Distribución de correspondencia y documentos
- Atención de la centralita telefónica
- Servicios de reprografía
- Otras funciones análogas
Por lo tanto, se entiende que a este grupo de trabajadores les corresponde manejar y utilizar las máquinas y equipos propios de las oficinas, así como realizar la reprografía o reproducción de documentos a través de diversos métodos.
1. FOTOCOPIADORAS/ESCANER.
Definición y características. Una fotocopiadora es un dispositivo capaz de generar una copia exacta de un documento original utilizando un proceso electrostático. Además, puede ampliar o reducir el tamaño del documento, hacer copias a doble cara y clasificar, encuadernar o grapar las copias.Las fotocopiadoras más avanzadas han incorporado otras funciones, como impresora, fax o escáner, y pueden utilizar una amplia variedad de tipos de papel. La gran revolución llegó con las copias a color, donde la imagen se analiza tres veces, se expone a través de tres filtros y se reproduce utilizando los colores secundarios (amarillo, magenta y cian).Las principales características de las fotocopiadoras incluyen:
- Alimentación automática de documentos
- Impresión a doble cara (dúplex)
- Control automático de exposición
- Contador de copias
- Auditoría de copias
- Acabado (grapado, perforado, etc.)
- Impresión a color
- Recuperación de trabajos
- Tecla de reinicio (retorno automático)
- Reducción y ampliación
- Edición automática
- Encendido instantáneo
- Interruptor
- Diagnóstico automático
- Botón de ayuda
- Código de acceso
Existe una amplia variedad de marcas y modelos de fotocopiadoras, por lo que este texto se centrará en los elementos y el manejo básicos, así como en las nociones generales comunes a la mayoría de ellas.
Clasificación de las fotocopiadoras.
- Según su sistema de funcionamiento.
- Fotocopiadoras xerográficas (utilizan papel normal):
- El documento original se escanea con un rayo de luz intenso que proyecta la imagen sobre un tambor giratorio con superficie fotosensible, el cual se carga electrostáticamente según la imagen.
- Se aplica un polvo pigmentado (tóner) sobre el tambor, adhiriéndose a las zonas electrizadas (donde hay imagen), reproduciendo así el texto o dibujo original.
- La imagen pigmentada se transfiere del tambor al papel, que luego se calienta para fijar definitivamente el pigmento en la copia.
- Fotocopiadoras electrostáticas (utilizan un papel especial sensible):
- La imagen a reproducir se proyecta directamente sobre el papel, cuya superficie queda sensibilizada con cargas eléctricas.
- Luego, el papel se sumerge en un baño de tóner y las partículas se fijan en las zonas electrizadas, dando lugar a la copia final.
Actualmente, la mayoría de las marcas de fotocopiadoras emplean básicamente el mismo proceso xerográfico: utilizan tinta en polvo, funcionan aprovechando la electricidad estática y pueden imprimir varias copias por minuto. Debido a que no intervienen diluyentes en el proceso, originalmente se denominó “Xerografía”, del griego “xeros” que significa “seco”.
Una nueva generación de fotocopiadoras digitales está ganando popularidad en el mercado, ofreciendo ventajas como mayor calidad de imagen, facilidad de uso, bajo ruido, bajo consumo de energía, menos mantenimiento técnico y mayor velocidad de procesamiento de fotocopias. Lo más atractivo de esta generación digital es que incorpora equipos multifuncionales que también funcionan como impresoras, faxes y/o escáneres, con conexión a uno o varios ordenadores.
- Según su tamaño y capacidad.
- Fotocopiadoras personales:
- Es la gama más básica y de menor tamaño.
- Generalmente hacen copias al mismo tamaño que el original, sin posibilidad de reducción o ampliación.
- No tienen bandeja de alimentación automática, por lo que se debe colocar el papel manualmente una hoja a la vez.
- Algunas incorporan un módulo (llamado UIT) que contiene el tambor, la lámpara y el tóner, y se reemplaza en su totalidad cuando se agota.
- Su capacidad de reproducción no supera las 10 copias por minuto, por lo que están diseñadas para un consumo muy bajo.
- Fotocopiadoras de oficina:
- Es la gama más común en el mercado, con una gran variedad de modelos.
- Incluyen funciones comunes como sistema de ampliación y reducción del original.
- Utilizan al menos dos tamaños de papel (A3 y A4).
- El tóner se encuentra en un depósito que se debe rellenar regularmente.
- Pueden incorporar alimentadores automáticos de originales y clasificadores de copias opcionales.
- Alcanzan velocidades de reproducción entre 12 y 40 copias por minuto.
- Fotocopiadoras profesionales o de alta producción:
- Es la gama más avanzada, tanto en capacidad como en automatización de funciones y tamaño.
- Poseen todas las características de las fotocopiadoras de oficina, además de funciones específicas como:
- Copiado automático a doble cara de los originales
- Apilado y grapado de juegos de copias
- Separación de imágenes
- Diagnósticos automáticos de calidad y ajuste
- Tienen una alta capacidad de producción, llegando en algunos modelos a 120 copias por minuto.
- Según el tipo de tóner utilizado.
- Fotocopiadoras de tóner en polvo:
- Tienen un depósito donde se almacena o se coloca un cartucho con tóner en polvo, del cual la máquina va extrayendo la cantidad necesaria gradualmente.
- El tóner en polvo puede ser de dos tipos:
- Monocomponente: se utiliza directamente tal como viene en su envase original.
- Bicomponente: requiere ser mezclado con un producto llamado “developer” para su distribución en el tambor. El “developer” tiene una vida útil limitada y debe ser reemplazado regularmente después de cierto número de copias.
- Fotocopiadoras de tóner líquido:
- Almacenan el tóner en cubetas donde se disuelve en un líquido llamado dispersante.
- Este método se emplea para reducir los costos de las copias realizadas.
Elementos básicos y su interacción.
- Vidrio de contacto: se coloca el documento original en este cristal superior, y se cierra la cubierta para evitar interferencias de luz durante la exposición.
- Bandeja de papel: aquí se coloca el papel que se utilizará para reproducir el original. Al presionar la tecla de copiado, la máquina automáticamente toma el papel de esta bandeja.
- Cargador de transferencia del papel (corona): impulsa el papel eléctricamente cuando se presiona la tecla de copiado, permitiendo que la máquina lo reciba y realice la reproducción del original.
- Tambor: recibe la imagen del documento original gracias a la lámpara de exposición y reproduce la imagen reflejada en el vidrio de contacto.
- Lámpara de exposición: transmite la imagen original al tambor para su reproducción.
- Tóner: se encuentra cerca del tambor y, cuando el papel pasa junto a él, atrae las partículas de tóner cargadas eléctricamente, formando la reproducción exacta del original sobre el papel.
- Fusor: el rodillo fusor fija las partículas de tóner depositadas sobre el papel mediante calor, creando la copia del original y evitando que se desprendan o se disgreguen, lo que impediría la reproducción.
- Bandeja de recepción: situada en la parte exterior, recibe el documento fotocopiado.
El proceso de formación de imágenes en una fotocopiadora convencional se basa en el tambor y el tóner:
- El tambor puede cargarse selectivamente con electricidad estática. Algunas partes del tambor atraen las partículas de tóner, mientras que otras no. Esto se logra a través de la luz y la actividad electrostática, buscando que las áreas negras del original se carguen y las blancas no.
- Para transferir el tóner desde el tambor al papel, se carga el papel utilizando un rodillo transmisor. Las partículas de tóner se desprenden del tambor y se adhieren al papel. Las áreas negras de la imagen no reflejan luz, por lo que la carga positiva permanece, haciendo que el tóner se adhiera y reproduciendo así las partes negras del original.
- Las partículas de tóner son sensibles al calor. Cuando entran en contacto con el papel, el calor generado por el rodillo fusor las impregna, fijando la imagen en el papel.
En resumen, el tambor se carga selectivamente, el tóner se transfiere al papel cargado, y el calor fija el tóner en el papel, reproduciendo así la imagen original.
FUNCIONAMIENTO DE LA FOTOCOPIADORA.
a) Pasos a seguir para fotocopiar un documento:
- Encendido:
- Enciende el interruptor principal de la fotocopiadora. Generalmente, “ON” indica que está encendida y “OFF” que está apagada.
- Calentamiento:
- Una vez encendida, la máquina comenzará a calentarse. Durante este período no se pueden realizar copias.
- Un indicador en el panel frontal mostrará cuando la fotocopiadora esté lista para empezar.
- Puedes aprovechar este tiempo de calentamiento para colocar los originales en posición vertical u horizontal, según el tamaño y el tipo de copia deseada, y cerrar la tapa superior para evitar molestias por la luz de la lámpara.
- Comprobación:
- Antes de fotocopiar, asegúrate de que no haya ningún problema que impida el correcto funcionamiento.
- Cualquier anomalía se reflejará en el panel frontal, que debes consultar con anticipación.
- Verifica que la bandeja de papel contenga el papel necesario para las copias que deseas hacer y que esté colocado correctamente.
- Fotocopiado:
- Coloca el original en el vidrio de contacto.
- En el teclado del panel, introduce el número exacto de copias a realizar y el tamaño (si no se especifica, se hará una sola copia del mismo tamaño que el original).
- Presiona la tecla de impresión y la máquina procederá automáticamente a realizar la fotocopia.
- Las copias terminadas serán expulsadas y almacenadas en la bandeja de recepción.
- Cuando quieras fotocopiar un nuevo documento, retira el original anterior del vidrio de contacto después de que se apague la luz de la lámpara. Luego puedes repetir el proceso las veces necesarias.
b) Problemas más habituales:
Los problemas más comunes que pueden surgir al usar una fotocopiadora y cómo resolverlos:
- Parpadeo o destello del indicador de suministro de papel:
- Significa que no hay papel o está colocado incorrectamente.
- Solución: Introduce papel o colócalo correctamente.
- Encendido del indicador de reposición de tóner:
- Abre la cubierta frontal, agita el nuevo cartucho de tóner para ablandarlo e insértalo en los rieles guía, empujando ligeramente para asegurarlo en su posición.
- Cierra la cubierta y haz funcionar la máquina continuamente durante un breve período.
- Atasco de papel:
- La reproducción se detiene y se enciende el indicador de atasco.
- Deja encendido el interruptor y retira suavemente el papel atascado para no dañar el tambor u otros elementos. Ten cuidado con el fusor por su alta temperatura.
- Si el atasco es en la bandeja de papel, sácala y retira el papel atascado. Si no se puede retirar, abre el cuerpo principal para extraerlo.
- Una vez retirado el papel, presiona la tecla de copiado para reanudar.
- No sale ninguna copia:
- Verifica que la cubierta frontal esté cerrada.
- Si se enciende el indicador de “añadir papel”, repon papel.
- Si se enciende el indicador de “atasco de papel”, revisa si hay alguna obstrucción.
- Si se enciende el indicador de “eliminación de tóner”, reemplaza la botella de desecho.
- Si persiste el problema, llama al servicio técnico.
- Copias demasiado claras:
- Lo más probable es que falte tóner.
- Solución: Cambia el cartucho de tóner.
c) Mantenimiento:
Para mantener adecuadamente una fotocopiadora, es importante seguir estas recomendaciones:
- Antes de limpiarla, desconecta el interruptor principal para garantizar la seguridad.
- Limpia el vidrio de contacto con un paño humedecido en alcohol o un detergente suave. Evita el uso de disolventes o diluyentes, ya que pueden dañar la superficie.
- Si la fotocopiadora no se va a utilizar por un período prolongado, desconecta el enchufe de la corriente eléctrica. Aunque el interruptor esté apagado (OFF), es posible que un calentador siga funcionando para prevenir la condensación.
Es importante tener en cuenta que las fotocopiadoras multifunción no solo pueden copiar, sino también escanear. Por lo tanto, las instrucciones y precauciones mencionadas para la copia también se aplican al escaneo. A continuación, se proporciona una Guía de Uso para una Fotocopiadora Multifunción.
