1. INTRODUCCIÓN:

Para hacer una introducción al concepto de archivo y el papel de los archivos en la gestión administrativa partiremos de unas definiciones previas sobre el objeto de los archivos, que no es otro que el tratamiento de la información recogida en los documentos con el fin de que pueda ser recuperada y difundida de la manera más eficaz.

La definición de archivo varía dentro del contexto en que nos encontremos, por lo tanto vamos a utilizar este concepto con estas tres
acepciones:

– Conjunto orgánico de documentos producidos y /o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas, físicas, jurídicas y privadas
– Institución donde se reúnen conservan, ordenan y difunden los conjuntos orgánicos de documentos para la gestión administrativa, la información y la investigación
– Edificio, local o espacio donde se conservan y consultan los conjuntos orgánicos de documentos.

1.1 Concepto de Documento:

El concepto de documento puede tener también distintas acepciones dependiendo del contexto en que se utilice, y en este sentido conviene aclarar cuál es el ámbito de actuación del Archivo de Castilla-La Mancha, encuadrado dentro de los archivos públicos.

a) La definición de documento, en un significado más genérico como mera información registrada: cualquier unidad significativa de información que haya sido registrada en un soporte que permita su almacenamiento y su posterior recuperación.

b) Desde el punto de vista del Patrimonio Documental: Otra definición más ligada al aspecto legal es, por ejemplo, la de la Ley del Patrimonio Histórico Español: “Documento es toda expresión del lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de apoyo material, incluido los apoyos informáticos. Se excluyen los ejemplares de ediciones.”

c) Documento público: antes de llegar a la definición de documento de archivo, y la diferencia entre archivo público y privado vamos a hacer un pequeño inciso a la definición de Documento Público, dentro del Código Civil, ya que cuando hablemos de archivos públicos, lógicamente están integrados por documentos públicos, pero con una acepción distinta incluida en la legislación vigente en materia de archivos.

Documento público, según el Código Civil se refiere al carácter público del autor:

En general, son documentos públicos aquellos emitidos por funcionarios públicos en ejercicio de sus funciones. En España, el artículo 1216 del Código Civil define lo que se entiende por documento público: Documento expedido o autorizado por funcionario público competente con las solemnidades requeridas por la ley. Los documentos en que intervenga Notario público se regirán por la legislación notarial.

A efectos procesales, son considerados también documentos públicos los enumerados en el art. 317 de la Ley de Enjuiciamiento Civil:

Clases de documentos públicos.

A efectos de prueba en el proceso, se consideran documentos públicos:

1. Las resoluciones y diligencias de actuaciones judiciales de toda especie y los testimonios que de las mismas expidan los Secretarios Judiciales.
2. Los autorizados por notario con arreglo a derecho.
3. Los intervenidos por Corredores de Comercio Colegiados y las certificaciones de las operaciones en que hubiesen intervenido, expedidas por ellos con referencia al Libro Registro que deben llevar conforme a derecho.
4. Las certificaciones que expidan los Registradores de la Propiedad y Mercantiles de los asientos registrales.
5. Los expedidos por funcionarios públicos legalmente facultados para dar fe en lo que se refiere al ejercicio de sus funciones.
6. Los que, con referencia a archivos y registros de órganos del Estado, de las Administraciones públicas o de otras entidades de Derecho
público, sean expedidos por funcionarios facultados para dar fe de disposiciones y actuaciones de aquellos órganos, Administraciones o
entidades.
7. Las traducciones juradas.

d) Documento de archivo:

Art. 4 de la Ley 19/2002

Son documentos toda expresión en lenguaje natural o codificado o cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imágenes, generados o reunidos en cualquier tipo de soporte material por las personas, físicas o jurídicas, públicas o privadas en el ejercicio de sus actividades.

Son documentos integrantes de los archivos:

– Los documentos resultados de procedimientos regulados por una norma jurídica.
– Los documentos que sin estar regulados por normas de procedimiento específicas sirven a las personas o instituciones como instrumento de información y conocimiento.
– Los documentos en soportes especiales como mapas, planos, fotografías y audiovisuales.
– Los ficheros de datos automatizados
– Los documentos en soporte electrónico

Características del documento de archivo:

• El documento de archivo tiene que estar relacionado con un productor o un proceso productivo que den sentido a su conservación como testigo de una actividad administrativa, puesto que el documento nace como resultado del ejercicio de sus funciones y actividades.      • El documento de archivo no implica la necesidad de un apoyo o material determinado: no excluye ningún tipo de soporte (documentos en papel y documentos digitales).
• El documento de archivo tiene un valor como testimonio o prueba de la realización de un trámite o un procedimiento, una característica que no tienen por qué comportar otros documentos.
• Tiene carácter seriado, no tiene sentido por sí mismo, siempre refleja las funciones encomendadas a un órgano productor en relación con todo el conjunto de normas de la institución. Son agrupados en un archivo como conjuntos orgánicos de documentos según el principio de procedencia.
• Es una característica esencial su proceso documental. Esta característica hace referencia a la edad del documento, puesto que determina su valor, así como también su lugar de conservación o el acceso a su consulta. Hay que determinar si un documento conserva su valor jurídico o administrativo o, por el contrario, ha cumplido ya su ciclo vital y conserva únicamente un carácter histórico o cultural.
• Los documentos de archivo son originales, es decir, deben ser íntegros y, auténticos, y siempre deben llevar una referencia temporal, tanto del momento de su creación, como de las posibles modificaciones realizadas.
Las copias tienen la misma consideración que el documento original, siempre que sean copias auténticas.
• Los documentos de archivo tienen una marca de tiempo, es decir han sido creados en un momento determinado, reflejo de la actividad, testimonio o función. Siempre tienen una fecha inicial y una fecha final.
• Son fuente de información primaria.
• Forman parte del Patrimonio Documental[1]

[1] Ley 4/1990, de 30 de mayo, del Patrimonio Histórico de Castilla-La Mancha