13. Recepción, distribución y entrega de paquetería y documentación dentro de un edificio público. Recados y mensajes

La correspondencia recibida en un organismo público llegará fundamentalmente por dos medios: por correo o por mensajería.

También hay que tener en cuenta la correspondencia dirigida al organismo público que se ha de recoger en una oficina de correos, generalmente en un apartado de correos.

Alguna correspondencia vendrá acompañada de un albarán o un aviso de recibo, que son documentos que sirven para dejar constancia de que se ha entregado el envío al destinatario. Este albarán o acuse de recibo deberán ser firmados a la entrega por persona autorizada por el organismo público para la recepción de correspondencia.

Básicamente, el personal receptor de los envíos deberá realizar tres funciones:

– Registro.

– Clasificación.

– Distribución.

El registro consiste en consignar en un documento las entradas de escritos y comunicaciones dirigidas a un órgano administrativo, a la vez que se estampa un sello en cada producto postal recibido escribiendo el número de orden de la entrada y la fecha.

Algunos productos no precisan ser registrados, como la documentación complementaria que acompaña a un escrito o comunicación que es objeto de registro, los documentos publicitarios, comerciales o informativos, o la correspondencia cerrada que sólo puede ser abierta por la persona a la que va dirigida.

La clasificación de la correspondencia consiste en agrupar los productos postales recibidos en:

– Correspondencia urgente.

– Correspondencia ordinaria.

– Correspondencia certificada.

También habrá que clasificar la correspondencia que va a nombre de una persona o un servicio concreto del organismo. Ese correo se clasifica en los casilleros correspondientes para ser repartido (distribución),

Habrá de entregarse de manera inmediata a la persona o departamento que corresponda la correspondencia clasificada como urgente.

Alguna correspondencia dirigida al organismo, no especifica la persona o departamento, suele ser publicidad, catálogos, facturas, etc. Este correo se aparta para ser abierto y revisado por el estamento administrativo correspondiente.

Si [a correspondencia no se encuentra identificada correctamente porque los datos del destinatario son insuficientes o erróneos, se apartará para aclarar su posible identificación.

La distribución de la correspondencia dentro del Organismo puede hacerse de dos maneras:

Entrega a mano.

Entrega en casilleros.

Cada Organismo, en función de sus dimensiones y del personal con que cuenta, determinará cómo se procederá a la distribución de la correspondencia dentro de sus dependencias.

Otro aspecto a tener en cuenta por parte del ordenanza o conserje es el que tiene que ver con los recados y mensajes que le encarguen distintos órganos y autoridades del Organismo. Para ello es importante conocer la estructura jerárquica del mismo.

Mostramos a continuación una escala jerárquica administrativa básica sin perjuicio de la cual, dependiendo del Organismo al que esté adscrito el ordenanza o conserje, será variable el número de jefaturas intermedias de entre las nombradas a continuación.

ESCALA JERÁRQUICA ADMINISTRATIVA BÁSICA DIRECTDR GENERAL

JEFE DE AREA

JEFE ÓE SERVICIO

JEFE DE SECCIÓN

JEFE DE UNIDAD

PERSONAL ADMINISTRATIVO ADMINISTRATIVO AUX. ADMINISTRATIVO

ORDENANZA O CONSERJE

Los grupos de claslficación de funcionarios al servicio de las Administraciones Públicas, dispone el artículo 25 de la Ley 30/84, se agruparán de acuerdo con la titulación exigida para su ingreso. Siendo esta para los ordenanza o conserje el certificado de escolaridad, perteneciendo por tanto al grupo E.

El texto refundido de la Ley del Estatuto del Empleado Público (EBEP), aprobado por el Real Decreto Legislativo 5/2015, de 30 de octubre, en la clasificación de grupos que establece y que habrá de tener en cuenta la próxima ley de función pública, no considera el certificado de escolaridad como requisito para el acceso a ningún grupo, disponiendo como Grupo con nivel más básico el C-2, para cuyo acceso se requerirá el nivel educativo de Graduado en ESO o equivalente. No obstante, la Disposición Adicional Sexta del EBEP prevé la posibilidad de Agrupaciones Profesionales para cuyo acceso no se exija estar en posesión de ninguna de las titulaciones previstas en el sistema educativo; es en esta categoría de Agrupaciones Profesionales donde las distintas Administraciones Públicas están catalogando en la actualidad al ordenanza o conserje.

El ordenanza o conserje recibirá órdenes de cualquier superior jerárquico, siempre y cuando estén relacionadas con sus funciones y con el trabajo que realiza dentro del organismo.

Consideramos superior jerárquico a aquellas personas que no ejercen un control directo sobre él pero que, dentro de la escala administrativa, pertenecen a grupos superiores y desempeñan trabajos administrativos que necesitan la colaboración del ordenanza o conserje para su ejecución.

Podemos ver que no reciben de todos ellos órdenes directas, más bien se trata de mensajes orales que son transmitidos para llevar a cabo el trabajo diario.

Debido a la cantidad de funciones que un ordenanza o conserje desarrolla dentro de un organismo, se lleva a cabo, generalmente, una racionalización de estas, siendo desarrolladas por los diferentes ordenanza o conserje dotando al servicio de calidad y eficacia, todo ello dependerá también del número de ordenanza o conserje que trabaje en cada organismo.

Así, podemos ver en la entrada de los organismos, que la primera persona que nos encontramos corresponde con la figura del ordenanza o conserje, siendo su principal función la de informar al usuario; también nos encontramos ordenanza o conserje realizando funciones en fotocopiadoras, vigilancia de puertas y enseres, prestando servicios en archivos, bibliotecas y almacenes, trasladando y repartiendo correspondencia, etc.

Esto no quiere decir que solo deban realizar estas funciones específicas, cualquiera de ellos, ante la orden de su superior jerárquico, podrá desempeñar cualquier función propia en un momento determinado. Mediante esta clasificación en la que cada ordenanza o conserje está destinado a unas tareas concretas, se consigue que el trabajo se agilice y sea mucho más eficaz y eficiente.

El ordenanza o conserje dependerá jerárquicamente de un jefe de ordenanza o conserje, si lo hubiere, que será el encargado de distribuir las tareas a los diferentes ordenanza o conserje.

En caso de no encontrarnos con la figura de un jefe de ordenanza o conserje, estará a las órdenes directas del Jefe de Sección, quien se convierte en su superior jerárquico. Todas las órdenes que ejecute el ordenanza o conserje, así como cambios o decisiones que deba asumir, serán comunicadas a dicho superior.

El ordenanza o conserje solicitará sus permisos, licencias, o cualquier cambio en sus tareas a dicho superior.

Por encima de él,jerárquicamente, nos encontramos con el Director General o Secretario General, a cuyas órdenes acudirá el ordenanza o conserje sin dilación alguna, dado que son los más altos cargos jerárquicos dentro de la institución a la que estamos adscritos.

Así, pues, el ordenanza o conserje recibirá órdenes directas del Jefe de Sección y recibirá mensajes verbales de cualquier trabajador del centro, siempre y cuando estén relacionadas con el puesto y las tareas que realiza, siempre que estos mensajes verbales no alteren o modifiquen el trabajo que están llevando a cabo y estén relacionadas con sus tareas específicas.

Queda de manifiesto con todo lo expuesto anteriormente que el ordenanza o conserje es un nexo de unión, para que todos los trabajos que se llevan a cabo dentro del

Organismo puedan ser ejecutados con éxito.

El ordenanza o conserje, del cual ha sido objeto el presente tema: “Tramitará o conducirá sin tardanza las comunicaciones verbales, documentos, correspondencia u objetos que le sean confiados por sus superiores y comunicará con la mayor diligencia posible todas aquellas órdenes que le sean encomendadas por sus superiores, tanto para sus compañeros, subordinados o público’:

13.1. Funciones genéricas en cuanto a distribución de documentos, objetos y correspondencia

Además de lo que acabamos de ver en cuanto al trabajo que realizan los ordenanza o conserje en los distintos organismos oficiales, podríamos enumerar una serie de funciones que se derivan de aquellas tareas que se realizan diariamente de for.ma cotidiana y que podríamos resumir:

Reparto de la correspondencia a las horas establecidas y en cualquier momento de la jornada laboral en la que sea requerida su presencia para cualquier clase de envío tanto en el interior como exterior del organismo.

Clasificación de la correspondencia según las normas establecidas por el Organismo y Correos.

Recogida de la correspondencia, tanto interna como externa para su posterior entrega y distribución.

Transporte de documentación urgente a cualquier unidad del organismo u organismos oficiales.

Entrega en mano de comunicaciones excepcionales de Organismos en domicilios de trabajadores del mismo.

– Transporte y traslado de diverso material necesitado por las Direcciones o Secretarías del Centro.

Gestiones de carácter extraordinario en los distintos órganos de Correos.

Aportación de documentación directamente a la propia oficina de registro, para que esta pueda ser gestionada sin demora por los administrativos del servicio.

Prestar especial atención en el momento de la clasificación del correo a la llegada de Correo Certificado que por su especial característica debe ser registrado por los administrativos y repartido con la mayor celeridad.

– Traslado de material de oficina para su posterior reparto.

– Traslado de prensa diaria que se lleva al Director General.

– Traslado de portafirmas al Director y demás encargados de las unidades administrativas.

Reparto de notas internas.

– Traslado de hojas de pedido a almacenes generales.

13.2. Recados y mensajes

Señalemos las funciones de los Ordenanzas y Conserjes en relación con los recados y mensajes: Recibir, conservar y distribuir los documentos, objetos y correspondencia que a tales efectos les sean encomendados.

Realizar, dentro de la dependencia, los traslados de material, mobiliario y enseres que fueren necesarios.

Realizar los encargos relacionados con el servicio que se les encomiende, dentro o fuera del edificio.

Manejar máquinas reproductoras, multicopistas, fotocopiadoras, encuadernadoras y otras análogas, cuando sean autorizados para ello por el Jefe del Centro, oficina o dependencia.

Distinguimos los recados de los mensajes en que en el primer caso -los recados- el receptor es el propio ordenanza o conserje, mientras que en el segundo caso -los mensajes-, el ordenanza 0 conserje es un canal de la información, un transmisor de la comunicación.

Es así que el ordenanza o conserje efectúa tareas de apoyo administrativo a la comunicación interna y/o externa de los distintos departamentos, mediante la utilización de los equipos existentes y la aplicación de las técnicas apropiadas, con objeto de contribuir al correcto flujo de informaciones orales y/o escritas.

Para la consecución de ese objetivo se atribuyen al ordenanza o conserje las siguientes funciones: Utilizar con destreza y precisión los medios de teletransmisión -fax, télex, correo electrónico-, en el envío documental y/o de información que se requiera.

Utilizar los medios de reprografía existentes-fotocopias u otros- y obtener las copias solicitadas en el número, plazo y formato establecidos.

Distribuir la documentación existente -fotocopias u otros-.

Confeccionar carteles informativos y colocarlos en los lugares indicados de acuerdo a las instrucciones recibidas.

Emitir comunicaciones internas y/o llamadas por megafonía.

Por último, hay que señalar que el orden en que haya, el ordenanza o conserje, que efectuar los recados o transmitir los mensajes, va a depender esencialmente de:

La urgencia de la labor encomendada.

El rango del órgano emisor de la comunicación.