2. Gestión en OneDrive.

OneDrive es una herramienta versátil de almacenamiento en la nube, y aquí hay algunas opciones importantes y conceptos básicos relacionados con la gestión en OneDrive:

Almacenamiento y Acceso:

Subida de Archivos: Puedes cargar archivos a tu OneDrive arrastrándolos y soltándolos o utilizando la opción de carga.

Acceso desde Cualquier Lugar: Los archivos almacenados en OneDrive pueden ser accesibles desde cualquier dispositivo con conexión a Internet.

Organización de Archivos:

Carpetas: Puedes organizar tus archivos en carpetas para mantener una estructura ordenada.

Metadatos: Añadir etiquetas y descripciones a los archivos para facilitar la búsqueda y organización.

Colaboración:

Compartir Archivos y Carpetas: Permite colaborar en tiempo real al compartir archivos o carpetas con otros usuarios. Puedes establecer permisos de visualización o edición.

Comentarios: Puedes dejar comentarios en archivos compartidos para facilitar la comunicación con colaboradores.

Versionado:

Historial de Versiones: OneDrive mantiene un historial de versiones de tus archivos, lo que te permite revertir a versiones anteriores si es necesario.

Integración con Aplicaciones de Microsoft:

Edición en Línea: Puedes editar documentos de Word, Excel, PowerPoint y OneNote directamente en el navegador sin necesidad de descargar los archivos.

Integración con Outlook: Adjunta archivos directamente desde OneDrive en tus correos electrónicos.

Seguridad y Privacidad:

Contraseñas y Autenticación de Dos Factores: Puedes añadir una capa adicional de seguridad a tu cuenta.

Configuración de Privacidad: Controla quién puede ver y acceder a tus archivos.

Búsqueda Avanzada:

Barra de Búsqueda: Encuentra archivos fácilmente utilizando la barra de búsqueda. OneDrive también permite buscar por contenido dentro de los archivos.

Eliminación y Restauración:

Papelera de Reciclaje: Los archivos eliminados se envían a la papelera de reciclaje antes de ser eliminados permanentemente. Puedes restaurar archivos desde aquí si es necesario.

Notificaciones y Actividad:

Actividad Reciente: Puedes ver la actividad reciente en tus archivos y carpetas.

Notificaciones: Recibe notificaciones sobre cambios en archivos compartidos.

Configuración de Sincronización:

Sincronización Local: Configura la sincronización de archivos para que ciertas carpetas estén disponibles offline en tu dispositivo.

Estos son solo algunos de los aspectos fundamentales de la gestión en OneDrive. La plataforma está diseñada para ser intuitiva y fácil de usar, ofreciendo a los usuarios una amplia gama de herramientas para almacenar, organizar y colaborar en sus archivos desde cualquier lugar.

Tres maneras diferentes de acceder a la aplicación de OneDrive:

Acceso a través de office.com:

Ingresa a office.com desde tu navegador web.

Inicia sesión con tu cuenta de Microsoft.

Una vez que hayas iniciado sesión, verás un panel vertical en el lado izquierdo que muestra el listado de aplicaciones disponibles en tu cuenta de Microsoft.

Puedes hacer clic en OneDrive para acceder directamente a tus archivos almacenados en la nube.

Acceso mediante enlace web directo:

Puedes acceder directamente a OneDrive ingresando a onedrive.com desde tu navegador.

Inicia sesión con tus credenciales de Microsoft.

Esto te llevará directamente a la interfaz de OneDrive, donde podrás gestionar tus archivos y carpetas.

Acceso desde cualquier aplicación web de Office:

Abre cualquier aplicación web de Office, como Word Online, Excel Online, o PowerPoint Online, desde tu navegador.

Después de iniciar sesión, busca el icono mosaico en la esquina superior izquierda de la pantalla.

Haz clic en ese icono y selecciona el icono correspondiente a OneDrive para acceder directamente a tu espacio de almacenamiento en la nube.

Es importante señalar que la disponibilidad de aplicaciones puede variar según la suscripción y la configuración de la cuenta de Microsoft. Algunas cuentas pueden tener acceso tanto a OneDrive como a SharePoint, mientras que otras pueden tener acceso solo a ciertas aplicaciones. Asegúrate de tener la suscripción correcta y los permisos adecuados para acceder a las aplicaciones deseadas.

2.1. Las ventanas de Inicio.

Menú Principal Lateral:

Mis Archivos: Zona que muestra tus archivos y carpetas personales.

Archivos Recientes: Lista de archivos a los que has accedido recientemente.

Archivos Compartidos: Muestra los archivos que has compartido con otras personas o que otras personas han compartido contigo.

Papelera: Contiene los archivos eliminados, permitiendo su recuperación si es necesario.

Botón de Nuevo:

Permite crear nuevas carpetas y archivos de Microsoft Office directamente desde la aplicación.

Opción de Cargar:

Permite subir archivos y carpetas desde tu ordenador a tu espacio de OneDrive en la nube.

Opción de Sincronizar:

Esta opción te permite sincronizar los archivos y carpetas de OneDrive con los de tu ordenador local. Así, los cambios realizados en uno de los dispositivos se reflejarán en el otro.

Listado de Archivos y Carpetas Seleccionados:

En el área central de la ventana, se muestra una lista de archivos y carpetas en la ubicación seleccionada.

Modificación de la Organización y Visualización:

Puedes modificar la forma en que se organizan y visualizan los documentos, como cambiar la vista de lista a cuadrícula, ordenar por nombre, fecha, etc.

Opciones sobre Archivo Seleccionado:

Cuando seleccionas un archivo en el panel central, el panel superior cambia para mostrar opciones específicas, como abrir el archivo, compartirlo, descargarlo, eliminarlo, o moverlo y copiarlo a otra ubicación en OneDrive.

Estas funciones proporcionan un conjunto completo de herramientas para gestionar y trabajar con tus archivos en OneDrive de manera eficiente. Recuerda que la interfaz puede variar ligeramente dependiendo de la versión específica de la aplicación y de futuras actualizaciones.

2.2. Acciones sobre carpetas y archivos.

Descripción más detallada de las acciones que puedes realizar sobre carpetas y archivos en OneDrive.

Documento Seleccionado:

En el panel central, se muestra el documento de texto seleccionado o el archivo sobre el cual deseas realizar acciones.

Opción de Compartir el Fichero:

Permite compartir el archivo con otras personas. Al hacer clic en esta opción, puedes configurar los permisos y enviar invitaciones para que otros accedan al archivo.

Botón que Despliega las Opciones de Gestión:

Al seleccionar un archivo, aparece un botón o menú que despliega opciones de gestión sobre el archivo seleccionado.

Opciones de Gestión Sobre el Fichero Propiamente:

Abrir: Permite elegir si deseas abrir el documento en el navegador o en la aplicación de escritorio correspondiente.

Vista Previa: Muestra una vista previa del archivo seleccionado.

Compartir: Inicia el proceso de compartir el archivo con otros usuarios.

Copiar Vínculo: Genera un enlace que se puede copiar y compartir con otros usuarios para acceder al archivo.

Administrar Acceso: Permite gestionar y configurar los permisos de acceso al archivo.

Descargar: Descarga el archivo a tu dispositivo local.

Eliminar: Mueve el archivo a la papelera de reciclaje.

Mover a: Permite trasladar el archivo a otra ubicación en OneDrive.

Copiar a: Crea una copia del archivo en otra ubicación de OneDrive.

Cambiar Nombre: Permite cambiar el nombre del archivo.

Historial de Versiones: Accede al historial de versiones del archivo.

Estas opciones proporcionan una amplia gama de herramientas para gestionar y colaborar eficientemente con archivos en OneDrive. Es importante destacar que la disponibilidad de algunas funciones puede depender del tipo de archivo y de los permisos de la cuenta.

2.3. Compartir.

Selección de Usuarios:

En esta sección, puedes seleccionar los usuarios a los que deseas enviar el correo con el vínculo asociado. Puedes buscar usuarios específicos o ingresar direcciones de correo electrónico.

Mensaje para Vincular en el Correo:

Aquí puedes agregar un mensaje que se enviará junto con el vínculo en el correo electrónico. Esto puede ser útil para proporcionar contexto o instrucciones sobre el archivo compartido.

Opción de Copiar el Vínculo:

Puedes copiar el vínculo generado para pegarlo manualmente en otra ubicación, como un mensaje de chat o en un documento.

Tipo de Acción del Usuario Seleccionado:

Puedes especificar el tipo de acción que el usuario seleccionado podrá realizar con el archivo compartido: editar, revisar o solo ver.

Configuración de Vínculos:

Al acceder a la configuración de vínculos, puedes personalizar aspectos como la posibilidad de compartir con personas fuera de la organización, bloquear descargas y más.

Panel de Control para Administrar Acceso:

Si decides administrar el acceso a un documento compartido, accederás a un panel de control donde puedes dejar de compartir el archivo con usuarios específicos.

Listado de Compartidos:

En la sección de Compartir, dentro del panel de selección lateral, puedes ver:

Archivos Compartidos por Nosotros: Archivos que has compartido con otros usuarios.

Archivos Compartidos con Nosotros: Archivos que otros usuarios han compartido contigo.

Listado de Compartido:

Puedes ver una lista de usuarios con los que has compartido el documento, y para dejar de compartirlo con un usuario en particular, simplemente haces clic en la “X” que aparece a la derecha de su nombre.

Estas opciones brindan un control detallado sobre cómo compartes archivos y cómo gestionas el acceso a esos archivos en OneDrive, lo que facilita la colaboración y la administración de documentos.

2.4. Edición simultánea.

El concepto de edición simultánea, o coautoría, se refiere a la capacidad de varias personas para editar un documento compartido al mismo tiempo. Esto es especialmente útil en entornos de colaboración, ya que permite a los usuarios trabajar juntos de manera eficiente y ver los cambios en tiempo real.

Colaboración en Tiempo Real:

Cuando varios usuarios tienen acceso a un documento compartido en OneDrive, pueden editar el documento simultáneamente. Los cambios realizados por un usuario se reflejan en tiempo real para los demás colaboradores.

Permisos Necesarios:

Para participar en la coautoría, los usuarios deben tener los permisos adecuados. Esto generalmente implica tener permisos de edición en el documento.

Notificaciones de Cambios:

Los colaboradores reciben notificaciones instantáneas sobre los cambios realizados por otros usuarios. Esto ayuda a mantener a todos los colaboradores al tanto de las actualizaciones.

Iconos de Colaboradores:

OneDrive suele mostrar iconos o avatares que representan a los colaboradores que están editando el documento en ese momento. Esto permite ver quién está trabajando en el archivo.

Seguimiento de Ediciones:

OneDrive realiza un seguimiento de las ediciones realizadas por cada colaborador. Esto facilita la identificación de cambios específicos y la gestión de versiones.

Compatibilidad con Aplicaciones de Office:

La coautoría es compatible con varias aplicaciones de Microsoft Office, como Word, Excel y PowerPoint. Esto significa que puedes colaborar en documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones.

Interfaz Intuitiva:

La interfaz de usuario de OneDrive proporciona una experiencia intuitiva para la coautoría, permitiendo a los usuarios trabajar de manera colaborativa sin problemas.

Es importante tener en cuenta que la experiencia de coautoría puede variar según la aplicación específica de Office que estés utilizando y las versiones de software. La capacidad de coautoría es una característica poderosa que mejora la eficiencia y la colaboración en entornos de trabajo compartido en la nube.

2.5. Historial de versiones.

La función de historial de versiones en OneDrive proporciona un control detallado sobre los cambios realizados en un documento con el tiempo.

Acceso al Historial de Versiones:

Puedes acceder al historial de versiones de un documento desde las opciones de administración del documento en OneDrive. Esta función te permite ver todas las versiones anteriores del documento.

Visualización de Versiones Anteriores:

En el historial de versiones, puedes visualizar y comparar versiones anteriores del documento con la versión actual. Esto facilita la identificación de cambios específicos y la evolución del documento a lo largo del tiempo.

Comparación de Versiones:

La opción de comparar versiones te permite ver las diferencias entre dos versiones específicas del documento. Esto es útil para comprender los cambios realizados entre revisiones.

Restauración de Versiones Anteriores:

Puedes restaurar una versión anterior del documento si lo consideras necesario. Esta capacidad es especialmente útil en situaciones donde se han realizado cambios no deseados o se ha perdido información crítica.

Prevención de Pérdida de Datos:

La función de historial de versiones actúa como una herramienta de respaldo eficaz. En caso de errores de hardware, software, o cambios no deseados, puedes recuperar versiones anteriores y evitar la pérdida de datos importantes.

Seguimiento de Cambios:

El historial de versiones realiza un seguimiento detallado de los cambios realizados en el documento, lo que facilita la identificación de quién realizó cada modificación y cuándo se realizó.

Mejora en la Gestión Documental:

Estas opciones mejoran significativamente la gestión documental, ofreciendo a los usuarios un mayor control sobre la evolución y la integridad de sus documentos.

El historial de versiones en OneDrive es una característica valiosa que contribuye a la seguridad y la integridad de los documentos al proporcionar una forma eficiente de gestionar cambios y recuperar información en caso de necesidad.

2.6. Sincronización.

La sincronización en el contexto de OneDrive se refiere a la actualización simultánea de archivos entre la nube y un dispositivo local, asegurando que ambos tengan la misma versión más reciente de los datos en un momento dado.

Proceso de Sincronización:

Para iniciar el proceso de sincronización en OneDrive, puedes hacer clic en la opción “Sincronizar” en el panel superior. Esto abrirá un aviso emergente pidiendo permiso para iniciar el programa de sincronización.

Ubicación Física de Carpetas Sincronizadas:

Durante el proceso de sincronización, se te pedirá que identifiques la ubicación física en tu ordenador donde deseas almacenar las carpetas sincronizadas. Estas carpetas estarán disponibles directamente en tu explorador de archivos como si fueran carpetas locales.

Conexión a Internet Necesaria:

Es importante tener en cuenta que para que la sincronización sea posible, la carpeta sincronizada debe estar conectada a Internet. Sin una conexión a Internet, no se pueden mantener actualizadas las versiones locales y en la nube de los archivos.

Proceso de Configuración:

Después de permitir la apertura del programa de sincronización, seguirás los pasos que se te soliciten para completar el proceso de sincronización. Esto puede incluir la elección de carpetas específicas para sincronizar y otras configuraciones.

Visualización de Archivos Sincronizados:

Una vez completada la sincronización, podrás ver los archivos sincronizados directamente en tu PC, en la ubicación que hayas especificado durante el proceso de configuración. Estos archivos estarán disponibles como si fueran parte de tu sistema de archivos local.

Acceso a Través del Explorador de Windows:

La sincronización permite acceder a los archivos directamente a través del Explorador de Windows, lo que facilita la gestión y edición de archivos almacenados en la nube como si estuvieran en tu dispositivo local.

La sincronización en OneDrive es una forma eficiente de trabajar con archivos almacenados en la nube, proporcionando acceso rápido y local a los datos actualizados. Es importante destacar que el proceso de sincronización mejora la accesibilidad y la colaboración al permitir que los archivos estén disponibles en dispositivos locales sin necesidad de acceder a través de un navegador web.

Acceso Después de la Sincronización:

Una vez que la sincronización ha terminado, puedes acceder a los archivos y carpetas sincronizados a través del Explorador de Windows (Windows + E). Estos archivos y carpetas aparecerán como si fueran parte de tu sistema de archivos local.

Aplicación OneDrive en Windows 10:

La sincronización se realiza mediante la aplicación OneDrive, que viene preinstalada por defecto en Windows 10. Esta aplicación gestiona la sincronización de OneDrive y los sitios SharePoint.

Icono de OneDrive en la Barra Inferior:

La aplicación OneDrive se representa en la barra inferior de Windows como un icono de nube azul. Este icono proporciona acceso rápido y opciones para gestionar la sincronización y los archivos.

Acciones Rápidas desde el Icono de OneDrive:

Al hacer clic derecho en el icono de OneDrive, aparecerán opciones rápidas que incluyen abrir la carpeta física, ver en línea los documentos, acceder a la papelera de reciclaje de la aplicación, pausar la sincronización, ver y configurar el almacenamiento, entre otras.

Gestión de la Sincronización:

Desde el menú contextual del icono de OneDrive, puedes gestionar la sincronización pausándola, reanudándola y ajustando configuraciones relacionadas con el almacenamiento y la sincronización.

Estas opciones proporcionan un control adicional sobre la sincronización y facilitan la gestión de tus archivos y carpetas sincronizados directamente desde tu escritorio en Windows 10.

Información general sobre los iconos que suelen representar el estado de los archivos y la aplicación de escritorio de OneDrive en Windows 10:

Iconos que Representan el Estado de los Archivos en OneDrive:

Icono de Marca de Verificación Verde:

Este icono indica que el archivo está sincronizado y actualizado en la nube y localmente.

Icono de Círculo Azul con Flechas Giratorias:

Este icono indica que el archivo está en proceso de sincronización. Los cambios realizados se están enviando o recibiendo.

Icono de Círculo Rojo con X:

Indica que ha habido un problema en la sincronización del archivo. Puede haber un conflicto o un error durante la transferencia.

Icono de Nube Blanca:

Indica que el archivo solo está disponible en la nube y no se ha descargado localmente.

Icono de Flechas Azules Apuntando hacia Arriba:

Indica que el archivo está disponible localmente, pero no se ha sincronizado con la nube.

Icono de Círculo Amarillo con Punto Negro en el Centro:

Indica que hay un conflicto de sincronización con el archivo. Puede haber cambios en el archivo tanto en la nube como localmente que necesitan ser resueltos.

Iconos que Representan el Estado de la Aplicación de Escritorio de OneDrive:

Icono de Nube Azul:

Indica que la aplicación de escritorio de OneDrive está funcionando correctamente y está sincronizada.

Icono de Círculo Rojo con Línea Diagonal:

Indica que hay un problema o error en la sincronización. Puede necesitar atención para resolver problemas de conexión o sincronización.

Icono de Nube Blanca con Línea Diagonal:

Indica que la sincronización está pausada. Puedes haber pausado manualmente la sincronización o puede haber algún problema que requiera atención.

Estos iconos proporcionan información visual rápida sobre el estado de los archivos y la aplicación de OneDrive, permitiéndote identificar fácilmente cualquier problema de sincronización y tomar las medidas necesarias para solucionarlo.

2.7. Papelera de Reciclaje.

Describiendo el proceso de eliminación de elementos en OneDrive y la posibilidad de restaurarlos desde la Papelera de Reciclaje de primer nivel.

Aquí hay una explicación general del proceso:

Eliminación de Elementos:

Cuando eliminas elementos en OneDrive, como documentos, estos se envían a la Papelera de Reciclaje.

Papelera de Reciclaje de Primer Nivel:

En esta Papelera de Reciclaje de primer nivel, puedes ver los elementos eliminados. Aquí, se te ofrecen opciones para restaurar el elemento o eliminarlo definitivamente.

Opciones Disponibles:

Al seleccionar un elemento en la Papelera de Reciclaje de primer nivel, usualmente se te proporcionan opciones para:

Restaurar: Devuelve el elemento a su ubicación original antes de ser eliminado.

Eliminar Definitivamente: Elimina el elemento de manera permanente.

Restauración de Elementos:

Si decides restaurar un elemento, este se recuperará y volverá a estar disponible en su ubicación original dentro de tu OneDrive.

La configuración en OneDrive te permite abrir documentos directamente en aplicaciones locales y también mostrar información sobre el espacio de almacenamiento utilizado y disponible.

Abrir Documentos en Aplicaciones Locales:

Configuración de Apertura Predeterminada:

En OneDrive, puedes configurar la aplicación para abrir documentos automáticamente en aplicaciones locales (como Microsoft Word, Excel, PowerPoint, etc.) en lugar de en versiones en línea.

Ventajas de la Configuración Local:

Al configurar la apertura predeterminada en aplicaciones locales, puedes aprovechar las capacidades completas de las aplicaciones de escritorio, lo que puede ser útil para funciones avanzadas de edición y colaboración.

Cómo Configurar la Apertura en Aplicaciones Locales:

Puedes ajustar esta configuración en las opciones de configuración de OneDrive. Normalmente, puedes acceder a estas opciones haciendo clic con el botón derecho en el icono de OneDrive en la barra de tareas y seleccionando “Configuración” o “Configuración de OneDrive”.

Información de Almacenamiento:

Espacio Ocupado y Disponible:

Dentro de las opciones de configuración de OneDrive, podrás ver información sobre el espacio de almacenamiento utilizado y el espacio disponible en tu cuenta de OneDrive.

Gestión de Almacenamiento:

Esta información te permite realizar un seguimiento del espacio que estás utilizando y gestionar tus archivos y carpetas para mantener un control sobre tu almacenamiento en la nube.

Optimización del Uso del Almacenamiento:

Con esta información, puedes tomar decisiones informadas sobre la gestión de tus archivos en OneDrive, como eliminar elementos innecesarios, archivarlos o moverlos a otra ubicación.

En resumen, estas configuraciones y opciones te brindan flexibilidad y control sobre cómo prefieres abrir y trabajar con tus documentos en OneDrive, así como información esencial sobre tu espacio de almacenamiento en la nube. Ten en cuenta que la ubicación exacta de estas opciones puede variar según la versión específica de OneDrive que estés utilizando.

La capacidad de restaurar toda la biblioteca de archivos en OneDrive hasta 30 días antes es una característica valiosa para la recuperación de datos en caso de cambios no deseados o pérdida de archivos.

Restauración de Versiones Anteriores:

Desde las configuraciones de OneDrive, puedes acceder a la función de restaurar archivos a versiones anteriores.

Período de Restauración:

OneDrive te permite restaurar la biblioteca de archivos a un estado anterior hasta un período máximo de 30 días. Esto significa que puedes recuperar versiones anteriores de tus archivos durante ese período de tiempo.

Proceso de Restauración:

Al seleccionar la opción de restaurar, normalmente se te presentará un historial de versiones y podrás elegir la fecha a la que deseas restaurar tu biblioteca de archivos.

Recuperación de Cambios No Deseados:

Esta función es útil para revertir cambios no deseados, eliminaciones accidentales o para recuperar versiones anteriores de documentos importantes.

Seguimiento de Versiones y Cambios:

La capacidad de restaurar versiones anteriores complementa la función de historial de versiones en OneDrive, que realiza un seguimiento detallado de los cambios realizados en los documentos con el tiempo.

Pasos para Restaurar:

Los pasos exactos para realizar la restauración pueden variar según la interfaz específica de la aplicación o el sitio web de OneDrive. Generalmente, puedes encontrar estas opciones en la sección de configuración o ajustes de OneDrive.

Importancia de la Copia de Seguridad:

Aunque OneDrive ofrece funciones de restauración, es siempre una buena práctica realizar copias de seguridad periódicas de tus datos críticos para una mayor seguridad.

Recuerda que la disponibilidad exacta de estas características puede variar según la versión específica de OneDrive y las configuraciones de tu cuenta. La restauración de versiones anteriores es una herramienta esencial para garantizar la integridad y la recuperación de datos en entornos de almacenamiento en la nube.