3. EL SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO DE CASTILLA-LA MANCHA

Los archivos públicos se encuentran dentro de los sistemas de información pública.

3.1. Definición genérica de sistema de información:

– Magerit: Conjunto de elementos físicos, lógicos, elementos de comunicación, datos y personal que permiten el almacenamiento, transmisión y proceso de la información. [3]
– Reglamento de Desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter personal: Conjunto de ficheros automatizados, programas, soportes y equipos empleados para el almacenamiento y tratamiento de datos de carácter personal.

Los sistemas de Información de archivos son controlados a través de los sistemas de de información, denominado sistema de gestión de documentos.

[3] MAGERIT es la metodología de análisis y gestión de riesgos elaborada por el Consejo Superior de Administración Electrónica. Es un instrumento para facilitar la implantación y aplicación del Esquema Nacional de Seguridad proporcionando los principios básicos y requisitos mínimos para la protección adecuada de la información.

3.2. Definición de sistema de gestión de documentos:

Conjunto integrado por documentos, expedientes y fondos procedentes de la Administración Pública, organizado y normalizado, donde intervienen diferentes agentes desde el momento de la creación del expediente hasta que entra en la fase de archivo. Cada uno de estos agentes tiene unas funciones determinadas dentro del sistema con procedimientos de actuación fijados para cada uno de ellos con el objeto de asegurar el control y la gestión eficaz de todos los documentos producidos por la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha.

La finalidad del sistema, dentro del procedimiento administrativo, es dar la información necesaria para la toma de decisiones por parte de los órganos gestores, garantizando los derechos de los ciudadanos al acceso a los archivos y registros y la protección de datos. Por lo tanto el sistema facilita el tratamiento, la custodia y la difusión de los documentos públicos con la finalidad de cumplir los principios de eficacia, eficiencia y transparencia administrativa, facilitando, en este último punto la información de la actuación pública de manera permanente.

Por último, el sistema garantiza la conservación de los documentos integrantes del Patrimonio Documental (los documentos de las
administraciones públicas son bienes demaniales[4] y forman parte del patrimonio documental desde el momento de su creación).

El sistema de gestión de documentos tiene por objeto:

– Gestionar los distintos niveles de archivo de la Administración de JCCM, con la finalidad de dar solución a sus necesidades de información y gestión de la documentación desde su creación hasta su conservación definitiva o eliminación.
– Estructura la información en base a unas normas estándar.
– Facilita la consulta y el acceso a los documentos y expedientes
– Facilita una distribución eficaz de la información
– Autoriza y controla los procesos de transferencias entre los distintos archivos
– Garantiza el control de la documentación transferida y archivada, así como el control de consultas, préstamos y devoluciones.                      – Permite la incorporación de documentos a los expedientes una vez que están en fase de archivo (inserciones e intercalaciones)
– Identifica, gestiona y actualiza el cuadro de clasificación de series documentales.
– Facilita la identificación de las estructuras productoras de la documentación con el área funcional, de forma que la localización de expedientes no varía con los cambios de estructuras orgánicas.
– Facilita la elaboración de informes y estadísticas
– Cumple con las reglas y normas de seguridad de la información con la finalidad de preservar la integridad, la confidencialidad y la
disponibilidad de los documentos.
– Facilita la gestión de espacios destinados a archivo en el conjunto de los edificios donde se ubican las instituciones y organismos públicos

[4] Los bienes y derechos de dominio público o demaniales, a diferencia de los bienes patrimoniales, presentan como caracteres:
– Son inalienables, inembargables e imprescriptibles (no se pueden transmitir, no se pueden embargar, ni la prescripción puede afectarles)
– Han de destinarse obligatoriamente al uso o servicio público, salvo razones de interés público debidamente justificado.
– Han de incorporarse a inventarios y registros adecuados

Finalidad de un sistema de gestión de documentos:

a) Estandarizar la organización de los documentos de archivo desde la etapa de gestión para que, de esta manera, esté localizada por todo el equipo de trabajo de la misma, con el fin de que pueda ser utilizada con celeridad, bien para la resolución de procedimientos o bien para la reutilización de información.

b) Controlar todos los documentos de una organización, manteniéndolos integrados en su contexto, interrelacionando todas las series documentales o grupos documentales, independientemente de su ubicación física.

c) Permitir la transferencia entre las distintas fases por las que atraviesa el ciclo de vida de los documentos; así como la eliminación o conservación ordenada de los documentos según su valor.

3.3. Sistema de gestión de documentos de ACLM

Garantiza:

• Seguridad.
• Confidencialidad.
• Privacidad de la información.
• Gestión de espacios para almacenamiento de documentos.
• Consulta ágil de documentación que están en fase de archivo.
• Préstamo de documentos al gestor responsable de la creación de los mismos.
• Copias de documentos.
• Consulta de los ciudadanos.

Accesibilidad de la información:

El término de accesibilidad no hay que confundirlo con el de acceso.

• Cuando hablamos de accesibilidad nos referimos a la accesibilidad electrónica, es decir, el proceso de desarrollo de infraestructuras, tanto de hardware como de software que facilita la exportación de la información en una red Interdepartamental.
• La accesibilidad a la información electrónica, a la Web y a Internet en general, se refiere al conjunto de elementos que facilitan el acceso a la información Web de todas las personas en igualdad de condiciones, y ello independientemente de la tecnología que utilicen.
• En el ámbito de los servicios de información públicos, la accesibilidad a la información electrónica es una condición necesaria para la
participación social.

Acceso a la información:

El acceso a los archivos de la administración pública es un derecho inalienable de los ciudadanos que garantiza la transparencia de la gestión de las administraciones y la legalidad de sus actos.

Usuarios del sistema:

La administración
Ciudadanía
Empresas
Profesionales

Situación de partida:

Actualmente no hay interconexión informática entre los sistemas de información de las distintas áreas de gestión de la administración
autonómica con la Red del Archivo de Castilla-La Mancha; una vez analizada la situación, se organiza la documentación teniendo en cuenta:

• Falta de conexión de las redes de información de cada uno de los departamentos que tramitan expedientes con la red de archivos.
• El archivo gestiona los documentos en papel que han sido transferidos al sistema de gestión de documentos del Archivo de Castilla-La Mancha, red departamental a la que los servicios administrativos acceden sólo a través del módulo de transferencias de la aplicación informática instalado en cada oficina productora.
• En la administración actual se manejan y gestionan una gran cantidad y variedad de documentos a través de diferentes herramientas y
tecnologías informáticas, controlados por los servicios de informática.
• La interconexión de información entre el archivo y las oficinas productoras se inicia con el trámite de las transferencias, es decir, en el
momento en que la documentación es enviada al sistema de archivos.
• ACLM no tiene capacidad informática para la gestión de expedientes electrónicos. La administración electrónica está implantada en algunas áreas con el fin de prestar el servicio de acceso de los ciudadanos a trámites electrónicos pero no se ha desarrollado la fase de archivo legal.