2. Libreta de direcciones. TEMA 30 AUXILIAR ADMINISTRATIVO SESCAM 2022
2 de febrero de 20234. Reglas de mensajes. TEMA 30 AUXILIAR ADMINISTRATIVO SESCAM 2022
2 de febrero de 2023
3. Enviar, recibir, responder y reenviar mensajes.
Creación de mensajes
3.1. Crear y enviar mensajes
Para redactar un nuevo mensaje hacer clic en el botón que se encuentra en la pantalla principal del programa. El formato que aparece es similar al de otros programas de correo.
Si se configura más de una cuenta de correo electrónico para acceder a ellas utilizando MS Outlook, por encima del botón Para aparece de forma predeterminada un botón De que permite seleccionar la cuenta de correo electrónico desde la que se realiza el envío.
Las cintas de opciones de creación de correo son las siguientes:
Cinta de Mensaje:
Cinta de Insertar:
Cinta de Opciones:
Cinta de Formato de texto:
Cinta de Revisar:
Cuando desearnos crear un mensaje necesitarnos cumplimentar una serie de pará- metros para el correcto envío del mismo:
De: nombre o dirección de correo electrónico del remitente. Si no aparece este campo se puede activar desde la cinta de Opciones, comando Desde.
Para: nombre o dirección de correo electrónico del destinatario. Permite escribir en dicho campo más de una dirección de destinatario, en cuyo caso las direcciones han de separarse con “,” o “;”.
CC: igual que para. Cuando deseamos enviar el mensaje a varios destinatarios deberemos separar cada uno por un punto y coma(;) o por una coma(,).
CCO: para cada persona indicada en el cuadro CCO, solo ella y el remitente del mensaje saben a quién se ha enviado el mismo.
Asunto: terna del que trata el mensaje.
Adjuntar: podernos desear enviar, junto con el mensaje, archivos de texto, imágenes, etc; para ello utilizamos la opción de Adjuntar, que nos permite añadir al mensaje todos aquellos archivos seleccionados.
3.2. Barra de herramientas de mensaje nuevo
La barra de herramientas para redactar un mensaje nuevo es la que se muestra en la siguiente imagen(cinta de opciones Mensaje):
Cuando no pueda recordar la dirección de correo electrónico completa de alguien, puede escribir parte del nombre y utilizar el comando Comprobar nombres.
Permite adjuntar (añadir) archivos para enviar junto con el mensaje.
Permite establecer la prioridad (importancia) del mensaje al enviarlo. Hay tres niveles de prioridad: normal (por defecto), alta y baja. Los mensajes con prioridad alta aparecen con una admiración cerrada roja, los de prioridad baja con una flecha azul apuntando hacia abajo.
Si se utiliza el botón rw se abre el menú que se muestra en la imagen:
En este menú aparecen opciones como:
El botón Configuración de seguridad permite firmar digitalmente el correo.
Opciones de votación y seguimiento para poder solicitar acuse de recibo o de lectura.
Opciones de entrega para decidir fechas de entrega y caducidad.
Permite añadir al final del cuerpo del correo una firma, es decir, datos del remitente. No confundir esto con una firma digital.
En la cinta de opciones tenemos las que nos permiten ver campos que, por defecto, no aparecen, como: Desde o CCO.
3.3. Recibir, responder y reenviar mensajes
Cuando ya esté listo nuestro mensaje, haremos clic en el botón de la parte izquierda Enviar.
Después de hacer clic en el botón Enviar, el mensaje irá a la Bandeja de salida y, cuando se haya enviado, pasará a la Bandeja de elementos enviados.
Cuando los mensajes están en la Bandeja de salida puede visualizarlos y abrirlos nuevamente para modificar algún dato. Una vez que los mensajes salen de nuestro ordenador, pasan automáticamente de la Bandeja de salida a la Bandeja de elementos enviados para que quede constancia de los mensajes que ya hemos enviado.
Para revisar si tenemos mensajes nuevos hacer clic en el botón, o bien en el menú Herramientas, Enviar y recibir, Enviar y recibir todo.
Una vez finalizada la operación de transmisión de mensajes aparecerá en la bandeja de entrada el listado de los mensajes recibidos.
En el ejemplo de la imagen podemos ver que el primer mensaje tiene un símbolo de un clip, lo que indica que trae archivos adjuntos, adicionalmente, tiene una marca de exclamación indicando que es de importancia alta.
Los siguientes comandos aparecen tanto cuando se selecciona un mensaje de la Bandeja de entrada como cuando se está leyendo un mensaje.
Este botón sirve para responder a la persona que mandó el mensaje; con esto ya no tendrá que escribir la dirección electrónica de la persona que le escribió.
Sirve para responder un mensaje que fue enviado a varias personas, respondiendo a todo el grupo.
Sirve para reenviar el mensaje a alguna otra dirección de correo distinta a la del remitente que envió el mensaje.
Además de a través de los distintos comandos de las distintas cintas de opciones, también se pueden establecer diferentes configuraciones de funcionamiento del gestor de correo a través de la cinta de opciones Archivo + Opciones. En el menú que se abre desde este comando las opciones están clasificadas según la siguiente lista:
General: opciones de interfaz de usuario y establecer como predeterminado el programa.
Correo: opciones del editor de mensajes, ortografía y gramática, definición de firmas, e ” diseño de fondos, paneles de lectura, alertas de escritorio cuando lleguen mensajes, configuraciones de distintas respuestas y reenvíos, opciones de seguimiento de mensajes, opciones de guardado de mensajes, opciones de formato de mensajes, etc.
Calendario: definición de jornada laboral, avisos, opciones de previsualización.
Personas: configuración de cómo se muestran los contactos.
Tareas: configuración de seguimiento de tareas.
Búsqueda: definición de la forma de buscar en los elementos, opciones de indización, configuración de los resultados de la búsqueda.
Avanzado: opciones de configuración de paneles de Outlook, inicio y salida del programa, archivado de correos, sonido de avisos, exportación a archivo para otras aplicaciones, fuentes RSS, programación de envío y recepción, codificación de mensajes según idioma, etc.
3.4. Criterios de búsqueda en Outlook
Puede escribir un número de frases en el cuadro de búsqueda en la parte superior de la lista de mensajes de Outlook. Además de buscar diferentes palabras y frases, puede usar varios operadores, signos de puntuación y palabras clave para restringir los resultados de búsqueda.
Escribir una palabra o frase es la forma más sencilla de buscar. Outlook utiliza lo que se denomina concordancia de prefijos al buscar. Si escribe ray en el cuadro de búsqueda, Outlook devolverá los mensajes que contienen ray, Ray, rayo y rayas, pero no Saray o pararrayos.
3.4.1. Conceptos básicos de búsqueda
Cuando escribe palabras en el cuadro de búsqueda, Outlook analiza los mensajes de correo electrónico y muchos tipos de datos adjuntos para buscar esa palabra o frase. Por ejemplo, si busca “proyect”, con o sin comillas, Outlook devolverá todos los mensajes con la palabra proyecto, proyectos, proyector, proyectar, etc. en cualquier lugar del nombre del remitente, el asunto, el cuerpo del mensaje o los datos adjuntos.
Cuando escribe una dirección de correo electrónico, por ejemplo chery.parsons64@ yahoo.com, Outlook devuelve todos los mensajes de correo electrónico que contengan esa dirección en cualquier lugar, en el asunto, el cuerpo del mensaje o muchos tipos de datos adjuntos; así como los mensajes de esa dirección de correo electrónico. Para limitar los resultados de búsqueda a correos electrónicos enviados desde una dirección, escriba: cheryl.parsons64@yahoo.com en el cuadro de búsqueda.
3.4.2. Tablas de referencia de búsqueda
La siguiente tabla muestra algunos ejemplos de búsquedas que pueden resultar útiles. Además de estos ejemplos, puede usar Y, NO, O, <, >, =, Y otros operadores para refinar la búsqueda. Los operadores deben escribirse en mayúsculas.
ACTIVIDAD ADMINISTRATIVA Y OFIMÁTICA
3.4.3. Búsquedas en los contactos
Las siguientes búsquedas solo devolverán los resultados correctos si se ejecutan desde una carpeta de Contactos.