LA CORREPONDENCIA.
Vamos a distinguir entre correspondencia y correo.
Podríamos definir la correspondencia como el conjunto de cartas que se envían o se reciben.
La oficina de correos es el lugar donde se recibe y entrega la correspondencia.
Los organismos públicos manejan una gran cantidad de correspondencia, tanto de envíos como de recepción.
En estos organismos, existe un departamento o sección que se encarga de todas las tareas relacionadas con la correspondencia: el franqueo, depósito, registro, entrega, recogida y distribución.
Un elemento crucial en la gestión de la correspondencia es el individuo responsable de distribuirla y asegurarse de que llegue a la persona correcta.
La correspondencia de entrada y de salida.
En tu trabajo, te encontrarás con dos tipos de correspondencia: la de entrada y la de salida.
La correspondencia de entrada es la que se recibe en la organización. Para tramitarla, se realizan tareas de recepción, registro, clasificación y distribución.
La correspondencia de salida es la que se envía fuera de la organización. Para su trámite, también se realizan una serie de tareas de comprobación, registro, plegado, ensobrado, franqueo y envío.
Técnicas básicas de recepción y envío.
En esta sección, conocerás los conceptos básicos relacionados con la recepción, registro, clasificación y distribución de la correspondencia entrante, así como la comprobación, registro, plegado, ensobrado, franqueo y envío de la correspondencia saliente.
Estos conceptos se utilizarán a diario en el trabajo, por lo que es importante que te familiarices con ellos.
Correspondencia de entrada o recibida.
Podemos identificar las siguientes etapas:
– Recepción: la correspondencia se recibe a través de correo o mensajería, que puede incluir cartas, facturas, periódicos, revistas, catálogos, paquetes, etc.
A menudo, hay bandejas o estantes para colocar la correspondencia según su tipo.
En algunos casos, la correspondencia puede venir acompañada de un albarán o un aviso de recibo, que son documentos que servirán para dejar constancia de que se ha entregado el envío al destinatario. Este albarán o acuse de recibo debe ser firmado al recibir el envío.
También es posible recoger la correspondencia en una oficina de correos, especialmente si tienes un apartado de correos.
Un apartado de correos es una caja o sección de una oficina de correos con un número específico donde se depositan las cartas y paquetes enviados a un destinatario, hasta que sean recogidos por él.
– Registro: La correspondencia se registrará en un documento de entradas de acuerdo con el procedimiento establecido en el lugar de trabajo. Por lo general, se registran las comunicaciones dirigidas a un órgano administrativo. No todas las comunicaciones requieren registro, como la documentación adjunta a una comunicación registrada, los documentos publicitarios, comerciales o informativos, ni la correspondencia personal que solo puede ser abierta por el destinatario.
El registro implica colocar un sello en cada documento, asignar un número secuencial de entrada y fecharlo. Es importante verificar que la correspondencia contenga la información completa sobre a qué área o persona está dirigida.
El correo certificado o con acuse de recibo debe registrarse antes de su clasificación y distribución.
– Clasificación: La correspondencia se organizará según su nivel de urgencia, ya sea urgente, ordinaria o certificada.
El correo dirigido a una persona o servicio específico dentro de la organización se clasifica en los casilleros correspondientes para su distribución. En el caso de correo urgente, se entrega de inmediato al destinatario adecuado.
Por otro lado, el correo dirigido al organismo en general, sin especificar un destinatario particular, suele ser publicidad, catálogos, facturas, etc.
Si la correspondencia no está correctamente identificada, es decir, si los datos del destinatario son insuficientes o incorrectos, se separa para aclarar su identificación.
En situaciones donde se recibe correo destinado a un departamento inexistente en la organización, se clasifica en un casillero para devolverlo a la oficina de correos correspondiente.
– Distribución: La distribución de la correspondencia depende de varios factores, como el tamaño de la Administración pública, la distancia entre los departamentos y otros aspectos.
Es importante considerar el recorrido que la correspondencia debe seguir antes de distribuirla. En el caso de correspondencia urgente, se realizará la entrega en primer lugar.
En algunos organismos, no se entrega la correspondencia directamente a la persona destinataria, sino que se utiliza bandejas especiales para dejar la correspondencia que llega diariamente.
Correspondencia de salida o envío.
En los diferentes departamentos de una Administración Pública, se maneja y envía diariamente una variedad de correspondencia.
Para realizar los envíos de correspondencia, se llevan a cabo las siguientes etapas:
- Recogida de la correspondencia. Al igual que la distribución, la recogida de la correspondencia depende de la Administración Pública. Es importante realizar un recorrido diario en busca de la correspondencia a enviar. En algunos organismos, la correspondencia se deposita en una bandeja para que sea recogida.
- Clasificación de la correspondencia. Se clasifica la correspondencia según su nivel de urgencia (urgente, certificada u ordinaria) y cuál requiere registro.
- Plegado y ensobrado. Se dobla y se coloca en sobres, asegurándose de incluir todos los documentos adjuntos. La dirección del destinatario puede ser impresa en el sobre, escrita a mano, con etiquetas adhesivas o utilizando sobres con ventanilla.
- Franqueo.
El franqueo se puede efectuar utilizando sellos postales.
Algunas organizaciones tienen acuerdos con el servicio postal para el franqueo, conocido como franqueo pagado.
Se reconoce por una marca impresa que se coloca en la esquina superior derecha del sobre en lugar del sello postal.
- Envío. El envío implica entregar la correspondencia a los servicios de correos o a agencias de mensajería para que se encarguen de transportarla hasta el destinatario.
La seguridad y confidencialidad en la manipulación de la correspondencia.
Es obligatorio para todas las entidades cumplir con las normas de seguridad y confidencialidad al manejar correspondencia y paquetes. La Ley Orgánica de Protección de Datos Personales establece la obligación de mantener en secreto la información recibida y de destruir los documentos confidenciales cuando ya no sean necesarios.
Al manipular correspondencia, se asume la responsabilidad de garantizar su seguridad, cuidado y confidencialidad. Es fundamental no abrir la correspondencia, evitar extravíos y asegurarse de entregarla únicamente al destinatario correcto.
EL SERVICIO DE CORREOS.
El servicio postal, también conocido como servicio de correos, es una organización que se encarga de distribuir documentos escritos y paquetes pequeños a nivel global.
En la Administración, los servicios postales se utilizan principalmente para el envío de documentos. Para realizar cualquier envío, es necesario conocer:
- El remitente: la persona que realiza el envío.
- El destinatario: la persona que recibe el envío.
- El operador postal: la empresa encargada de transportar el envío desde su origen hasta su destino.
Es importante familiarizarse con estos conceptos para comprender el trabajo que vas a realizar.
Los envíos postales.
Existen diversos tipos de envíos postales, entre los que se encuentran: las cartas (ordinarias, certificadas y urgentes), los paquetes postales, los envíos de publicidad directa, los libros, los catálogos y las publicaciones periódicas.
– La carta ordinaria.
Es el tipo de envío más común. La carta es un paquete cerrado que no revela su contenido y no puede ser conocido. Es un mensaje que una persona envía a otra.
– La carta certificada.
Se utiliza para envíos importantes que requieren seguridad y garantía de entrega. Para ello, el destinatario o una persona autorizada debe firmar al recibir el envío.
En el sobre se coloca una etiqueta para que el destinatario firme a la entrega.
La carta certificada puede ir acompañada de un acuse de recibo. El acuse de recibo es un aviso de que el correo ha llegado. Se utiliza cuando se quiere asegurar que el envío llega a manos del interesado, quien lo firmará al momento de la entrega. El funcionario devolverá el acuse de recibo firmado al departamento correspondiente.
– La carta urgente.
Es similar a una carta ordinaria, pero con carácter prioritario. Se utiliza cuando el envío es muy urgente y se entrega directamente en el buzón del destinatario. También puede ir certificada.
– El paquete postal.
El paquete postal es un envío que puede contener cualquier objeto, sustancia o material cuya circulación esté permitida.
– Los libros, catálogos y publicaciones periódicas.
Además de los libros, también es posible enviar catálogos por correo.
Los catálogos suelen estar envueltos en plástico transparente o en un sobre abierto para identificarlos claramente.
Al recoger un catálogo, en el sobre o etiqueta se suele indicar claramente que se trata de un catálogo.
Las publicaciones periódicas incluyen revistas, boletines o periódicos que se publican regularmente a intervalos específicos, como semanalmente, mensualmente o diariamente. Estas publicaciones siempre mantienen el mismo nombre, por ejemplo, “La Tribuna de Albacete”.
Los envíos postales especiales.
El servicio postal ofrece una variedad de servicios que se consideran envíos especiales. A continuación, se detallan algunos de ellos.
– Correo digital.
Si lo deseamos, podemos enviar los documentos que queremos hacer llegar a otra persona a través de Internet. Correos se encarga de imprimir los documentos, colocarlos en un sobre y franquearlos.
Este servicio se conoce como correo digital.
– Telegrama.
Es un servicio de mensajería urgente donde el remitente transmite el mensaje a Correos por teléfono, internet o en persona. Correos envía el telegrama el mismo día.
El costo del telegrama varía según la cantidad de palabras del mensaje, por lo que se utiliza comúnmente para mensajes breves.
– Burofax:.
Es otro servicio de mensajería urgente que proporciona una prueba del envío con validez legal. Esto significa que el burofax puede utilizarse como evidencia en juicios u otro tipo de negociaciones.
– Cecograma.
Es un envío especial escrito en sistema Braille. El Braille es un método de escritura que utiliza puntos en relieve. Es usado por personas ciegas para leer.
Este servicio está reservado exclusivamente para personas con discapacidad visual. No tiene tarifas ni requiere franqueo.
SERVICIOS DE MENSAJERÍA.
Empresas de mensajería y paquetería.
Las empresas de mensajería y paquetería son compañías privadas que se encargan de recoger, transportar y entregar envíos a nivel local, nacional e internacional, de manera similar al servicio postal tradicional.
Servicios ofrecidos.
- Recogida del envío en la dirección indicada por el cliente
- Diferentes opciones de entrega, como en oficina, en mano o servicio urgente
- Entrega del envío en la dirección acordada
Proceso de envío.
- Se rellena un albarán de recogida, del cual el cliente se queda una copia, para dejar constancia de que se ha recogido el envío.
- Se tramita el envío llevando el albarán.
- El albarán de entrega sirve para dejar constancia de que se ha entregado el envío al destinatario.
Factores que afectan el precio.
- Tipo de envío (local, nacional o internacional)
- Peso y tamaño del envío
- Urgencia del servicio
ANEXO: ALGUNOS MODELOS DE ENVÍOS POSTALES.
