Pago de las retribuciones al personal en activo
De acuerdo con la Orden de 29 de enero de 2007, que aprueba la instrucción sobre la operatoria contable a seguir en la ejecución del presupuesto de gastos de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha, se delimitan los procedimientos a seguir en la tramitación de los gastos de personal, distinguiéndose los siguientes tipos:
a) Retribuciones del personal en activo.
b) Cuotas sociales.
c) Gastos sociales.
Retribuciones del personal en activo
La regla 49 de la mencionada Orden de 29 de enero de 2007 establece que el pago de las retribuciones del personal en activo se realizará a través de los siguientes sistemas de nóminas formulados por los centros gestores:
a) Sistemas de nómina centralizada utilizados por la Dirección General de Función Pública de la Consejería de Hacienda y Administraciones Públicas y la Dirección General de Recursos Humanos y Planificación Educativa de la Consejería de Educación, Cultura y Deportes.
b) Sistema de nómina ordinaria utilizado por los habilitados correspondientes.
c) Sistemas de nómina utilizados por las diferentes gerencias del Servicio de Salud sometidas a control financiero permanente.
Cada nómina de retribuciones debe incluir a todos los empleados públicos que se encuentren en situación activa en la Consejería, Organismo o servicio correspondiente y que tengan derecho a recibir dichas retribuciones.
La regla 50 detalla el procedimiento para tramitar el pago de las retribuciones del personal en activo:
1. Para contabilizar los documentos contables relacionados con la ejecución presupuestaria de estos gastos en el sistema de información económico-financiero, los centros gestores que elaboran nóminas centralizadas enviarán a la Intervención General el fichero estandarizado generado por los sistemas de gestión de personal, nóminas y seguridad social implementados en cada Centro.
2. El fichero de nóminas deberá incluir las aplicaciones presupuestarias necesarias para formalizar los documentos contables de ejecución presupuestaria, así como los códigos de retención para los descuentos aplicables, de acuerdo con las especificaciones técnicas establecidas por la Intervención General.
3. Las nóminas formuladas por los habilitados se contabilizarán mediante la emisión de documentos contables individuales, que serán enviados a la Intervención General para su fiscalización y registro en la contabilidad.
4. Las nóminas elaboradas por las gerencias del Servicio de Salud de Castilla-La Mancha se contabilizarán mediante la emisión de documentos contables individuales, que serán enviados a la Intervención General para su registro contable.
Cuotas sociales
Los gastos correspondientes a las aportaciones obligatorias a los regímenes de Seguridad Social y de previsión del personal, así como otras cuotas sociales, derivados de la nómina centralizada gestionada por la Dirección General de Función Pública, se contabilizarán a través de un fichero automatizado que contendrá las mismas especificaciones indicadas en el punto 2 de la regla 50.
Estos mismos gastos, derivados de la nómina centralizada gestionada por la Dirección General de Recursos Humanos y Planificación Docente, así como de las nóminas elaboradas por los habilitados y las gerencias del Servicio de Salud, se tramitarán mediante documentos contables individuales.
Gastos sociales
El monto a pagar por este concepto se determinará según lo establecido en la normativa aplicable y, si corresponde, en los acuerdos específicos que se dicten para su distribución.
El pago de estos gastos sociales del personal se realizará a través de la nómina preparada por cada centro gestor.
En caso de que se celebren contratos con terceros, será obligatorio seguir el procedimiento establecido en las normas correspondientes.
Anticipos de retribuciones
El personal funcionario al servicio de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha puede recibir anticipos de retribuciones con cargo a los presupuestos generales, por un máximo de dos mensualidades brutas, a devolver en un plazo máximo de catorce meses. Sin embargo, el importe máximo de dichos anticipos no podrá superar los 3.000,00 euros.
La concesión de anticipos estará sujeta a las siguientes condiciones:
a) Disponibilidad presupuestaria.
b) Que el solicitante no tenga obligaciones económicas pendientes con la Hacienda Pública de Castilla-La Mancha.
Según la regla 64 de la Orden de 29 de enero de 2007, la gestión de la concesión y devolución de anticipos se llevará a cabo junto con las nóminas centralizadas o a través de los habilitados, tratándose como cualquier otro concepto de la nómina. En el caso de la concesión, se gestionará como un ingreso, y en el caso del reintegro, como un descuento.
Pago de las retribuciones al personal laboral en activo
De acuerdo con el artículo 29 del Estatuto de los Trabajadores, la liquidación y el pago del salario deben realizarse de manera puntual y documentada en la fecha y lugar acordados, o conforme a las costumbres establecidas. El periodo de tiempo al que se refiere el pago de las retribuciones periódicas y regulares no puede exceder de un mes.
El trabajador, o sus representantes legales con su autorización, tiene derecho a recibir anticipos a cuenta del trabajo ya realizado, antes de que llegue la fecha de pago.
El salario debe documentarse mediante la entrega al trabajador de un recibo individual que justifique su pago. Este recibo de salarios debe ajustarse al modelo aprobado por el Ministerio de Trabajo, salvo que por convenio colectivo o acuerdo entre la empresa y los representantes de los trabajadores se establezca otro modelo que muestre claramente las diferentes percepciones del trabajador y las deducciones aplicables.
La liquidación de los salarios de quienes prestan servicios en empleos de carácter fijo-discontinuo, al finalizar cada periodo de actividad, se realizará conforme a los trámites y garantías establecidos en el artículo 49.2, que indica que:
El empresario, al comunicar a los trabajadores la denuncia o el preaviso de la extinción del contrato, deberá proporcionar una propuesta de liquidación de las cantidades adeudadas.
El trabajador tiene derecho a solicitar la presencia de un representante legal de los trabajadores en el momento de firmar el recibo del finiquito, debiéndose constar en el mismo si la firma se realizó en presencia de dicho representante, o si el trabajador no hizo uso de esta opción. Si el empresario impide la presencia del representante al momento de la firma, el trabajador puede hacerlo constar en el recibo, para que surta los efectos oportunos.
El derecho a una comisión nacerá en el momento en que se realice y pague el negocio, la colocación o venta en la que haya intervenido el trabajador, liquidándose y pagándose, salvo acuerdo en contrario, al finalizar el año.
El trabajador y sus representantes legales pueden solicitar en cualquier momento acceso a las partes de los libros referentes a dichos devengos.
El interés por mora en el pago del salario será del diez por ciento de la cantidad adeudada.
El salario y el pago delegado de las prestaciones de la Seguridad Social podrán realizarse en moneda de curso legal, mediante cheque, o a través de otras modalidades de pago similares a través de entidades de crédito, con previo informe al comité de empresa o a los delegados de personal.
El pago se realizará, previa intervención material, conforme al calendario de pagos establecido por la Tesorería, y en todo caso, el penúltimo día de cada mes.
En términos generales, el pago se efectuará mediante transferencia a cuentas abiertas a nombre de los perceptores en entidades de crédito.
Excepcionalmente, cuando el perceptor demuestre que no tiene una cuenta abierta en ninguna entidad de crédito o que no es posible el pago mediante transferencia en la cuenta abierta a su nombre en una entidad de crédito, esto se hará constar en un escrito dirigido a la unidad encargada de elaborar la nómina, tras lo cual podrá realizarse el pago mediante cheque nominativo.
Entrega del recibo individual de salarios
Las unidades responsables de la elaboración de la nómina se encargarán de distribuir a los empleados públicos que aparecen en nómina, en sus respectivos centros de trabajo, el recibo individual de salarios en la fecha de pago establecida por la Tesorería.
Regularización mensual del tipo de retención del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas
En los primeros cinco días del mes siguiente al cierre de cada nómina, las unidades encargadas de la elaboración de la nómina procederán, si es necesario, a ajustar el tipo de retención del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF). Esto se hará de acuerdo con lo estipulado en la Ley 40/1998, de 9 de diciembre, del IRPF, y el Real Decreto 214/1999, de 5 de febrero, que aprueba el Reglamento del IRPF.
Justificación del pago
La Tesorería solicitará a la entidad pagadora la siguiente información:
A) En un plazo máximo de cinco días desde la fecha de pago:
- Un listado de las transferencias realizadas con el detalle de aquellas que no se hayan completado.
- Un listado de los cheques emitidos y de aquellos no realizados.
B) En el momento en que ocurra:
- En caso de transferencias devueltas, un justificante individual que detalle la cantidad, el beneficiario y el Centro de Nómina correspondiente, para su posterior comunicación a la unidad responsable de la elaboración de la nómina.
- En caso de cheques emitidos que no hayan sido pagados por la entidad pagadora y cuando haya vencido su período de validez, un listado nominativo de estos cheques por Centros de Nómina, así como su ingreso en la cuenta bancaria designada para tal fin.
Las unidades encargadas de la elaboración de la nómina enviarán a la Tesorería, una vez que haya expirado el período de validez de los cheques entregados, dentro de un plazo máximo de diez días, la siguiente documentación:
A) Un listado de los cheques nominativos entregados. Para justificar la entrega, será suficiente la firma de recibí por parte del titular.
B) Para los cheques no entregados a sus beneficiarios, se remitirá, junto con los cheques, un listado totalizado de los mismos, indicando y diferenciando si son pagos legítimos o indebidos.
Las unidades responsables de la elaboración de la nómina deberán tramitar, en un plazo máximo de tres meses desde la fecha de pago, la aplicación definitiva sobre las cantidades que hayan sido objeto de devolución o sobre los cheques emitidos pendientes de pago.
La Tesorería adjuntará esta documentación completada al conjunto de documentos que conforman la nómina, los cuales habrán sido previamente recibidos de las respectivas unidades orgánicas encargadas de la elaboración de la nómina, y procederá a su archivo para que estén a disposición de la Cámara de Cuentas.
La Nómina
El reconocimiento de las obligaciones por retribuciones de personal se lleva a cabo basándose en la certificación que acredita al personal que presta servicios en cada Centro Gestor del gasto. Este documento es la nómina de personal, y en él se incluyen las retribuciones íntegras, los descuentos, y el salario neto de cada persona que forma parte de la plantilla activa del Centro o Dependencia.
Las nóminas son documentos en los que se relacionan todos los beneficiarios de un mismo tipo de personal de una dependencia o servicio administrativo. Para cada uno de ellos se consignan las retribuciones íntegras correspondientes a un período determinado, los descuentos aplicados y el importe neto a recibir, con todas estas cantidades totalizadas al final del documento.
Las nóminas sirven como documentos justificativos de los salarios del personal.
La elaboración de las nóminas corresponde a las Habilitaciones o Cajas pagadoras de los Ministerios y Organismos autónomos. Todas las Habilitaciones confeccionan una nómina mensual para cada tipo de personal, denominada “nómina ordinaria”, que incluirá al menos las remuneraciones fijas en su cuantía y periódicas, y se cerrará el día 5 del mes al que correspondan los haberes.
Se elaborarán tantas nóminas ordinarias como tipos de personal haya, es decir, funcionarios, contratados laborales y contratados laborales en el extranjero. Pueden elaborarse nóminas adicionales que recojan las retribuciones no periódicas, en las cuales, a efectos justificativos, todos los beneficiarios se consideran como nuevas incorporaciones a la nómina.
La estructura de la nómina se compone de tres partes diferenciadas: cuerpo de nómina, resúmenes de nómina y estados justificativos de la nómina.
A) Cuerpo de nómina
Incluye los datos de cabecera que identifican al Ministerio u Organismo correspondiente, la Habilitación, la clase de nómina según el tipo de personal (funcionarios, laborales, etc.), y el período al que corresponde.
A continuación de los datos de cabecera, se listan todos los beneficiarios en orden alfabético de apellidos, junto con sus datos personales y sus retribuciones.
B) Resúmenes de nómina
Este apartado consta de varios informes en los que la nómina se resume y totaliza según diferentes criterios: por aplicaciones presupuestarias, por conceptos, un resumen de reintegros, y la denominada hoja resumen de nómina, que debe estar firmada por el Habilitado y el Jefe del Centro o Dependencia. Esta hoja recoge los importes íntegros, líquidos y netos, que deben coincidir con los totales del cuerpo de la nómina. También sirve como comprobación, al totalizar los importes íntegros de la nómina del mes a partir de los importes de la nómina del mes anterior y la suma algebraica de las variaciones ocurridas, las cuales deberán justificarse.
C) Estados justificativos de la nómina
Se compone de ocho informes que reflejan las variaciones mensuales en retribuciones y deducciones, con el detalle correspondiente para las altas, bajas y modificaciones, así como un resumen final.
Por ejemplo, las altas incluyen a los funcionarios de nuevo ingreso o aquellos reingresados al servicio activo.
Las bajas incluyen cambios de puesto de trabajo o la jubilación del funcionario.
Entre las modificaciones se pueden considerar:
- Aumentos definitivos: trienios, cambio de puesto de trabajo.
- Aumentos transitorios: productividad, gratificaciones.
- Disminuciones definitivas: reducción de la jornada de trabajo.
- Disminuciones transitorias: ejercicio del derecho a la huelga.
En cuanto a los descuentos, las modificaciones pueden incluir variaciones en el salario bruto, como la retención del IRPF.
