4.Tablas dinámicas.

Absolutamente, las tablas dinámicas son una de las herramientas más poderosas y versátiles de Excel 2019 y versiones anteriores. Permiten resumir y analizar grandes conjuntos de datos de manera eficiente, facilitando la toma de decisiones y la identificación de patrones. Aquí hay una breve guía sobre cómo utilizar tablas dinámicas:

Crear una Tabla Dinámica:

1. Seleccionar los Datos:
   • Asegúrate de que tus datos estén bien organizados en columnas y filas.
2. Ir a la Pestaña “Insertar”:
   • Vaya a la pestaña “Insertar” en la barra del menú de Excel.
3. Seleccionar “Tabla Dinámica”:
   • Haga clic en “Tabla Dinámica”. Aparecerá un cuadro de diálogo.
4. Elección del origen de los datos:
   • Asegúrese de que la tabla o rango de datos esté seleccionado en el cuadro de diálogo.
5. Ubicar la Tabla Dinámica:
   • Elige dónde quieres colocar la tabla dinámica (en una nueva hoja o en una existente).
6. Arrastrar Campos a Áreas:
   • En el panel lateral, arrastre los campos de su conjunto de datos a las áreas de “Filtros”, “Columnas”, “Filas” y “Valores”.
7. Configurar valores:
   • Configure la operación que desea realizar para los valores (suma, promedio, contar, etc.).
8. Explorar y Analizar:
   • Excel generará una tabla dinámica inicial. Puedes experimentar arrastrando y soltando campos en diferentes áreas para cambiar la perspectiva de los datos.

Modificar y Actualizar la Tabla Dinámica:

• Agregar o Quitar Campos:
  • Puede agregar o quitar campos arrastrándolos a las áreas correspondientes en el panel lateral.
• Cambiar operaciones:
  • Puedes cambiar la operación realizada en los valores modificando la configuración de la tabla dinámica.
• Actualizar Datos:
  • Si tus datos cambian, simplemente haz clic derecho en la tabla dinámica y selecciona “Actualizar”.
• Formato y estilo:
  • Puedes aplicar formato y estilo a la tabla dinámica para que sea más legible y atractiva.

Analizar y Explorar:

• Agrupar y Filtrar:
  • Puedes agrupar datos por fechas, números, etc., y aplicar filtros fácilmente.
• Gráficos Dinámicos:
  • Puedes crear gráficos dinámicos basados ​​en tus tablas dinámicas para visualizar aún más los datos.

Las tablas dinámicas son realmente poderosas y permiten un análisis eficiente de grandes conjuntos de datos.

4.1. Crear la tabla dinámica.

Comenzaremos con una hoja de cálculo que contiene las estadísticas de ventas de una empresa (consulte la página anterior). Supongamos que queremos abordar la pregunta: ¿Cuál es el total de ventas para cada vendedor? Este proceso podría llevar mucho tiempo, ya que cada vendedor aparece en varias filas junto con sus ventas mensuales. Una alternativa podría ser utilizar la función Subtotal, pero aún así, tendríamos una gran cantidad de datos para analizar y, sobre todo, se requeriría una preparación previa de ordenación para obtener un dato significativo. Los valores iniciales se pueden observar en la imagen de la derecha. En este ejemplo, usaremos unos pocos valores para que el usuario pueda replicar la información fácilmente. No obstante, es importante destacar que las tablas dinámicas suelen contener millas de filas para procesar.

Para crear la tabla dinámica, siga estos pasos: Colóquese dentro de la tabla de datos. Vaya a la pestaña Insertar / Tabla dinámica y se inicia el asistente. Seleccionamos la tabla y elegimos colocarla en una Nueva hoja de cálculo. Una tabla dinámica en blanco aparecerá en el lado izquierdo y la lista de campos en el derecho.

4.2. Agregar campos a la tabla dinámica.

Ahora tenemos que determinar qué campos se incluirán en la tabla dinámica después de haberla creada. Cada campo corresponde simplemente a una cabecera de columna de los datos de origen. En la lista de campos, marcamos con una marca de verificación al lado de cada campo que deseamos agregar. Los campos seleccionados se agregarán a una de las cuatro áreas ubicadas debajo de la Lista de campos. Si un campo no está en la zona deseada, se puede arrastrar a otra área.

En nuestro ejemplo, incluimos “Vendedor” como Etiqueta de fila y el “Total de Ventas” como Valor (consulte la imagen en la página anterior).

Observamos cómo fácilmente hemos obtenido la información que necesitábamos con solo unos pocos clics.

4.3. Cambiar datos en la tabla dinámica.

Una de las mejores características de las tablas dinámicas es que te permiten ajustar los datos para responder a diversas preguntas e incluso experimentar con la información.

En nuestro ejemplo, hemos utilizado la tabla dinámica para responder a la pregunta: ¿Cuál es el total vendido por cada vendedor? Sin embargo, ahora queremos responder a una nueva pregunta, por ejemplo: ¿Cuál es el total vendido en cada mes? Podemos lograr esto simplemente cambiando las etiquetas de fila. Para hacerlo, sigue estos pasos: desmarca el campo “Vendedor” y marca el campo “Mes”, que, por defecto, también se convertirá en la Etiqueta de fila.

Observamos cómo respondemos fácilmente a la nueva pregunta y los datos están ahora agrupados por meses.

4.4. Añadir columnas a la tabla dinámica.

En nuestro ejemplo, con los datos agrupados por el total por mes, deseamos además agrupar esa información por ciudad, ya que hay vendedores que comparten la misma ciudad. Añadimos el campo “Ciudad” marcando su casilla; Por defecto, el campo se añade en las filas y vemos cómo la tabla se agrupa por mes, pero no queremos ver la información de esta manera. Vamos a pasar el dato de “Ciudad” a la zona de encabezados de columna. Para ello, arrastramos el valor “Ciudad” de los encabezados de fila hacia la zona de columnas.

4.5. Agregar Filtro a la tabla dinámica.

Puedes concentrarte solo en una parte de los datos y filtrar todo lo demás. A continuación, le mostraré cómo concentrarse solo en ciertos vendedores para ver el impacto en las ventas totales. Queremos ver los datos de Carlos Tojeiro y de Susana Vázquez. Arrastramos un campo desde la lista de campos al área de Filtro de informe. En este ejemplo, estamos usando el campo “Vendedor”. El filtro del informe aparece encima de la tabla dinámica.

Al hacer clic en la flecha hacia abajo, en el lado derecho del filtro para ver la lista de elementos, marcamos la opción “Seleccionar varios elementos” y luego marcamos solo los dos vendedores que necesitamos: Carlos Tojeiro y Susana Vázquez. Observamos cómo solo aparecerán datos de Coruña y Madrid, que eran las ciudades de esos dos vendedores.