5. Organización del sistema de gestión documentalde ACLM. TEMA 3.1 – OPOSICIÓN CONSERJE MANTENEDOR 2022
23 de diciembre de 20227. La gestión documental dentrode la producción administrativa. TEMA 3.1 – OPOSICIÓN CONSERJE MANTENEDOR 2022
23 de diciembre de 2022
6. LA INFORMACIÓN NORMALIZADA DENTRO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE ARCHIVO:
Después de ver los sistemas de gestión documental durante la tramitación de los expedientes, vamos a exponer cómo se organiza la documentación cuando entran en fase de archivo, para lo cual es necesario conocer cómo está organizada la administración para la que trabajamos, ya que los distintos órganos gestores son los productores de los documentos que pasan a la fase de archivo, con el fin de normalizar los grandes volúmenes de documentación, partiendo de la utilización de una semántica común.
El sistema de gestión archivística establece vínculos entre las funciones, las entidades productoras de documentos, las series documentales, el tipo documental, el contenido y el contexto del documento, tarea que se denominada descripción en la terminología archivística.[7]
6.1. Para describir los documentos en el sistema de archivos se parte de una denominación semántica común, derivada del estudio y análisis de:
– La estructura orgánica de la JCCN
– La estructura orgánica de los órganos de gobierno y de la administración.
– El estudio de las competencias asignadas a cada uno de ellos.
– Los procedimientos administrativos
– La gestión de los procedimientos en las unidades administrativas
– La normativa: las funciones, derivadas de las competencias de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha reflejadas en el Estatuto de Autonomía, los Decretos de traspaso de competencias del Estado así como la legislación autonómica que desarrolla la ejecución de las mismas.
– La historia institucional de los Órganos de Gobierno y de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha, origen de la Comunidad Autónoma, a través de los distintos decretos de estructura orgánica para poder asignar las funciones de gestión documental y hacer una primera agrupación de la documentación en fondos. – Los tipos de documentos
– Las series documentales, que identifican los expedientes
– Las fechas iniciales y finales de cada documento
[7] La ISAD (G), norma internacional general de descripción archivística, pretende ser un punto de partida pero no ha sido utilizada ya que se trata de archivos administrativos abiertos, en fase activa, para cuya tramitación se ha utilizado una aplicación informática no comercial implementada por los Servicios Informáticos de la Consejería a la que está adscrito ACLM.
6.2. Modelo de registro informático en el sistema de gestión ACLM:
Teniendo en cuenta los puntos anteriores se ha desarrollado una herramienta informática que permite gestionar la documentación en la fase de archivo denominad Base de Datos de Gestión de ACLM, desarrollada por los servicios informáticos de la Consejería, es decir con recursos propios.
La base del sistema es el control de la documentación, en el que se reflejan los datos necesarios tanto para su control, como para su recuperación. Es lo que se denomina descripción. La siguiente pantalla refleja un registro:
CÓDIGO DE IDENTIFICACIÓN: Información de referencia que codifica, tanto el lugar del registro en la base de datos, como la localización física de la documentación. A través de este código se puede hacer el seguimiento del ciclo de vida de los documentos, es decir, los archivos por los que han ido pasando hasta su instalación definitiva. En la terminología archivística se denomina Signatura.
ÁREA FUNCIONAL: Permite identificar el origen de la documentación, independientemente del cambio de nombre del área de gobierno a que se adscribe en cada uno de los momentos en que se configura o cambia en la estructura orgánica. Indica la información de procedencia. En la tradición archivística pueden aparecer como fondos, es decir una estructuración de grandes volúmenes de documentación desde el punto de vista orgánico.
ORGANISMO PRODUCTOR: Este dato siempre se conserva ya que en cada momento es preciso conocer cuál es el órgano encargado de la gestión y de la tramitación administrativa, puesto que conlleva la responsabilidad del trámite. Los trámites administrativos no son anónimos. Indica información de procedencia. A la vez sirve como referencia para anexionar la función al organismo productor y refleja la estructura orgánica.
FECHA: Todo documento, para tener validez tiene que tener una marca de tiempo, en este caso se recoge la fecha inicial del expediente, que coincide con la fecha del Registro de Entrada y la fecha de finalización del mismo (final del procedimiento). Información de tiempo
SERIE: Titulo del documento. Indica información del contexto
RESUMEN: Indica información del contexto relacionado con las bases de datos de gestión departamental, con el fin de conservar la misma denominación que en la fase de gestión. En notas se especificará cualquier otro asunto.
DESCRIPTORES: Indización manual a posteriori, donde se señala la identificación del ciudadano o empresa (NIF/CIF/NIE); así como palabras clave que definan el documento. De momento no se puede capturar del Registro de Entrada. Para normalizar este campo se han tenido en cuenta la ISAAR (CPF): Norma Internacional sobre los registros de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, Personas y familias. Para el almacenamiento y gestión de los nombres geográficos se ha utilizado el Tesauro ISOC de topónimos.[8]
[8] Tesauro ISOC de topónimos 2004. Tesauro de topónimos. Ángeles Maldonado Martínez, Luís Rodríguez Yunta (coord.) CSIC, Madrid, 2004.
6.3. Funciones de gestión documental: (ver anexo)
La identificación de las funciones de las instituciones es esencial para comprender la procedencia de la documentación, ya que las relaciones entre los documentos y las instituciones pueden fluctuar a lo largo del tiempo debido a los cambios en la estructura administrativa u organizativa de una institución.
Las relaciones entre las series documentales y las funciones permanecen constantes.
El Consejo Internacional de Archivos ha elaborado las normas ISDF para la descripción de funciones.
Las relaciones entre las áreas funcionales de gestión documental y los órganos productores de los documentos, desde el inicio de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha pueden consultarse en la página Web del Archivo de Castilla-La Mancha:
http://pagina.jccm.es/aapp/ArchivoCLM/inicio.do
A continuación reflejamos las funciones, pero en la citada Web se puede ver el desplegable con las subfunciones que identifican todas las competencias gestionadas por JCCM a modo de palabras clave, con un lenguaje controlado.
En los archivos históricos, con instituciones que ya no existen, se clasifica a priori por fondos documentales, en ACLM, se ha optado por asimilar las funciones a los fondos ya que es una institución abierta en continúo cambio.
6.4. Las series documentales:
Consejerías, cada Consejería, por norma legal tiene asignadas unas funciones y unas áreas de actuación. El desarrollo de estas funciones, es decir la actividad administrativa, está organizado en procedimientos, actividades y servicios reflejados en los documentos. Los procedimientos se dividen en trámites administrativos. Partiendo de esta idea los documentos se clasifican:
Tradición archivística de clasificación de documentos en papel una vez que han entrado en fase de archivo. Los documentos se clasifican cuando ha terminado el trámite administrativo del expediente, momento en que pasan a la fase de archivo, controlados desde el Sistema de Gestión de Archivos.
La clasificación es la operación intelectual consistente en agrupar los documentos por categorías, mediante clases o familias, dentro de una estructura jerárquica, estableciendo normas de acuerdo con el principio de procedencia de los documentos y el orden original del los mismos, que se plasma en el Cuadro de Clasificación.
El Cuadro de Clasificación refleja la producción documental administrativa del organismo que lo ha generado en el desarrollo de las funciones y actividades encomendadas al mismo por la legislación.
A continuación se recoge un extracto del cuadro de clasificación del fondo de Industria y Energía, que se encuentra desarrollado en la documentación anexa:
Ha sido elaborado teniendo en cuenta los siguientes elementos:
– Análisis de la institución de la procede la documentación, es decir la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha, estudiando las competencias de esta administración, la organización de la misma, y la ejecución de dichas competencias a través del estudio legislativo que las desarrolla. Las competencias adquiridas por el
Gobierno Regional se clasifican jerárquicamente desde lo general a lo particular, es decir, comenzando por las áreas de gobierno, las funciones encomendadas a cada una de ellas, los procedimientos derivados de las mismas así como las distintas actividades que se plasman en la gestión administrativa.
– Estudio de los procedimientos y actividades administrativas, desde su inicio, su desarrollo, las variaciones normativas de un procedimiento adaptándose anualmente a los planes, programas, presupuestos y necesidades trazados por el Gobierno Regional.
– El Estudio de los expedientes en los que se plasman estos procedimientos administrativos, así como los tipos documentales que componen los mismos siguiendo el procedimiento administrativo.
– Las fechas iniciales y finales en los que está vigente el procedimiento asimilado a cada serie, con el fin de que procedimientos que ya no están en activo, es decir, pasan a la fase semiactiva o inactiva del ciclo vital de los documentos, considerándose series cerradas que deberán ser valoradas para su conservación o eliminación.
El resultado de la clasificación es la identificación de las Series Documentales que componen el cuadro de clasificación de documentos que se encuentran en fase de archivo. La clasificación se ha hecho desde el punto de vista funcional, sin descartar en ningún momento la relación de cada una de las series con el órgano al que está adscrita dicha serie a lo largo de la historia de la institución.
A partir del desarrollo de la administración electrónica, se han desarrollado programas de gestión de documentos electrónicos, basados en la clasificación a priori, es decir, desde el inicio del expediente. El sistema de archivo se inicia con el Registro de Entrada. [9]
La documentación se identifica en el sistema desde varios puntos: identificación del titular, tipo documental, organismo gestor, palabras clave, etc.
[9] Existen normas para la aplicar en el desarrollo y mejoramiento de la gestión documental tales como la ISO 9001:2008 – Sistema de Gestión de la Calidad, el Modelo MOREQ – Modelo de Requisitos parar la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo, La ISO 15489 – Records Management y su reciente adaptación NTC-ISO 15489 Gestión de Documentos.