8. LA VALORACIÓN DOCUMENTAL:

• Es una herramienta de trabajo basada en el valor de los documentos, que ya hemos visto en el apartado del ciclo de vida de la documentación. En la primera fase los
documentos se utilizan por la persona que los ha creado. En la segunda se utilizan esporádicamente. En la tercera edad o fase los documentos se destruyen o se conservan en función de su valor histórico. Esta teoría fue desarrollada en EE.UU. por archiveros y gestores de documentos con el objetivo de resolver los problemas que planteaba la gran cantidad de documentos que se estaban generando. Así los documentos se tratarán de una forma diferente.

• No se pueden eliminar documentos de los archivos de forma aleatoria, ya que forman parte del Patrimonio Documental, por lo tanto hay que llevar a cabo un proceso
de Selección Documental.

• Para poder gestionar grandes volúmenes de documentos es fundamental la valoración de los mismos elaborando las TABLAS DE VALORACIÓN (eliminación, retención) correspondientes a cada serie documental, que indicaran los calendarios de transferencias. La evaluación documental, identificará la fase de archivo en que se encuentra el documento, las condiciones de acceso y establecerá los plazos para su conservación o eliminación parcial o total. Las tablas de valoración deben ser
aprobadas por la Comisión Calificadora de Documentos de Castilla-La Mancha.

• La legislación vigente sobre valoración y selección de documentos, obliga a valorar cada una de las series documentales y elevar los informes de valoración a la
Comisión Calificadora de Documentos que será la encargada de elaborar unas tablas de conservación y/o eliminación que deben ser uniformes para toda la Junta de
Comunidades de Castilla-La Mancha y en las que se determinarán los plazos de conservación de la documentación. Tras la publicación del Decreto 12/2010 por el que se regula la utilización de medios electrónicos en la actividad de la administración en la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha dedica el art. 35 a la destrucción de originales: “los documentos originales y las copias auténticas en papel o cualquier otro soporte no electrónico admitido por la Ley como prueba, de los que se hayan generado copias electrónicas auténticas, podrán destruirse de acuerdo a lo dispuesto en la Ley 19/2002, debiendo realizar la unidad responsable un estudio previo de los riesgos que conlleve la destrucción del documento, haciendo explícita mención a las garantías de conservación de la copia electrónica y el cumplimiento de las condiciones de seguridad que, en relación con el archivo y conservación, establezca el Esquema Nacional de Seguridad..

Como principios generales, hay que tener en cuenta:

1. Primacía del contenido sobre el formato que actúa como soporte: el contenido es la variable principal para determinar los valores, primarios o secundarios y el plazo de conservación de documentos. Las consideraciones sobre el formato, ya sea físico o lógico, en el que se crean o gestionan los documentos no son un elemento de valoración.

2. Se aplica la teoría de los valores, siguiendo el ciclo de vida de los documentos, realizando un análisis detallado de los valores primarios y secundarios de cada serie documental.

3. Junto a la valoración basada en la teoría archivística, es necesario hacer una valoración basada en el análisis del coste, es decir tenemos que ver el cuanto supone para la administración autonómica la conservación y el ahorro de la eliminación, ya que la valoración para la eliminación de documentos presenta un riesgo por la desaparición de dicha documentación. Es muy importante analizar la necesidad de disponibilidad y el uso de la información

4. La Norma ISO 15489, establece cinco etapas para estructurar el proceso de valoración: determinar la obligación legal de conservación de los documentos dentro del sistema, determinar los usos de los documentos dentro del sistema, determinar los vínculos con otros sistemas, considerar el alcance más amplio de uso de los documentos y situar los plazos de los documentos en el contexto de la valoración total del sistema.

5. Para los documentos en formato electrónico, además, se incorpora la necesidad de definir, en función de utilización de los documentos y de los recursos hardware disponibles, unos plazos de conservación, donde varía el sistema de clasificación de archivos según el ciclo de vida de los documentos. Gestión jerárquica de almacenamiento, similar al calendario de transferencia, siguiendo el ciclo de vida de los documentos.

– Plazo de conservación on-line: dispositivos de memoria del sistema operacional, accesibles a tiempo real. (documentación activa). A corto plazo. Documentación activa.
– Plazo de conservación near-line: en dispositivos de memoria de mayor capacidad. Se gestiona mediante históricos. (documentación semiactiva) A medio plazo.
Documentación semiactiva
– Plazo de conservación off-line: en dispositivos de memoria externos, y en formatos de conservación a largo plazo (documentación inactiva). Estos sistemas se aplican cuando no es necesario asegurar la disponibilidad inmediata de los datos más antiguos, motivo por el cual pueden trasladarse a medios de almacenamiento más lentos y económicos, dejando espacio a los datos más recientes a los dispositivos más rápidos. A largo plazo. Documentación inactiva
– Al formular la resolución final de conservación o eliminación hay que tener en cuenta las cualidades de longevidad de los documentos electrónicos, que no son las mismas que el papel o el microfilm son formatos con una obsolescencia física y lógica que debe ser planificada. Se trata de aplicar políticas de preservación de la información en la que se incluyen la migración de documentos históricos electrónicos para que sean legibles con el software y el hardware existente en cada momento.

La Norma ISO 15489, proporciona una guía sobre cómo gestionar o administrar los documentos y su relación con los sistemas electrónicos para la conservación de archivos en diferentes soportes. Su objetivo es normalizar las políticas, procedimientos y prácticas de la gestión de documentos de archivo con el fin de asegurar su adecuada atención y protección, y permitir que la evidencia y la información que contienen puedan recuperarse de un modo más eficiente y eficaz.

a) Eliminación de Documentos en papel

b) Conservación o eliminación de los contenidos digitales.

El ciclo de vida de los documentos digitales abarca las actividades relacionadas con su creación, almacenamiento, recuperación y posterior archivo a corto, medio y largo plazo.

Actualmente se están haciendo los esfuerzos y la planificación prestando mayor información a las técnicas relacionadas con las primeras etapas del ciclo de los documentos:

– Desarrollo de herramientas
– Desarrollo de sistemas de metadatos
– Desarrollo de estándares

Mientras no se disponga de un sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo que garantice el valor de los documentos que se gestionan con aplicaciones ofimáticas, es necesario implantar buenas prácticas en la creación, gestión, archivado y conservación de los documentos generados electrónicamente.

c) Como norma general, en la situación actual podemos aplicar, la eliminación de los documentos señalados en las tablas anteriores.

La identificación y valoración de series es el procedimiento archivístico básico en el que se fundamenta la gestión de documentos. El resultado son las tablas de valoración para cada serie que en estos momentos está sin elaborar, que debe fijar los plazos de transferencias y conservación o eliminación de cada serie documental. La Ley 19/2002 de Archivos Públicos de Castilla-La Mancha prevé la regulación de la composición y funcionamiento de la Comisión Calificadora de Documentos de Castilla-La Mancha, labor normativa que se ha postpuesto en función del desarrollo legal de la Administración Electrónica para crear un único criterio independientemente del formato. El Decreto 12/2010 en el art. 34 hace establece, entre otras, que cada órgano administrativo, de acuerdo con el procedimiento administrativo de que se trate, establecerá los períodos máximos de utilidad administrativa de los documentos electrónicos.

Debido a la adaptación de los espacios disponibles y los flujos de trabajo de las oficinas gestoras, el sistema de gestión de archivos está abierto a lo largo de todo el año, siempre adaptándose a las necesidades de los gestores, por lo que las transferencias se realizan de forma ordenada, previo aviso al responsable del archivo.

La destrucción consiste en la supresión de información o documentos por cualquier sistema que imposibilite su recuperación o posterior acceso y utilización. La eliminación de una serie documental puede ser total o parcial, utilizando un criterio de selección previamente establecido. Es necesario conservar las fuentes de información secundaria que reflejen la información de la documentación destruida, así como llevar un registro de destrucción de documentos.

En cuanto al acceso a los documentos, actualmente, se tiene en cuenta cada solicitud de forma individualizada puesto que dentro de la documentación administrativa no se pueden hacer valoraciones genéricas de datos susceptibles de ser cedidos a terceros.

d) Buenas prácticas para la eliminación de documentos.

Dentro del Sistema de Gestión de Archivos de ACLM, hay que tener en cuenta estos criterios para la eliminación:

Documentos en papel en las oficinas:

La mejor eliminación documental es la no creación de documentos innecesarios. Hay que racionalizar la producción documental aplicando criterios de economía y eficacia en la producción y conservación de documentos.

Debemos tener en cuenta, en primer lugar, El catálogo de simplificación documental:

Se trata de la relación de documentos cuya obligación de aportación ha sido suprimida, así como la de certificaciones o acreditaciones que se sustituyen por declaraciones responsables, Repositorio de modelos de declaraciones responsables, bases de convocatorias, formularios, campos de información, etc.

Mediante Acuerdo, aprobado en el Consejo de Gobierno de fecha 8 de marzo de 2011, se establecen una serie de medidas racionalizadoras y de ahorro con la finalidad de:

• Generalizar la aplicación de nuevas formas de acreditación del cumplimiento de requisitos para la resolución de procedimientos administrativos, eliminando la exigencia de adjuntar documentación adicional junto con las solicitudes de iniciación de los procedimientos.
• Generalizar las técnicas de la comunicación previa o de la declaración responsable, frente a las tradicionales técnicas de la autorización y la licencia.
• La eliminación de las comunicaciones o notas internas en formato papel para la convocatoria de reuniones o la petición de informes o actuaciones entre los órganos y unidades de la Administración Regional.

Para ello se elaborará:

Un Catálogo de Simplificación Documental, en permanente actualización, que contendrá la relación de documentos cuya obligación de aportación haya sido suprimida, así como la relación de certificaciones o acreditaciones sustituidas por declaraciones responsables.

Un Repositorio de modelos de declaraciones responsables, bases reguladoras y convocatorias, formularios, campos de información, etc., que servirán de referencia a la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha.

No se pedirán ni originales, ni fotocopias de:

– Documento Nacional de Identidad o documento acreditativo de la identidad de extranjeros residentes en España
– Certificado de empadronamiento
– Certificación acreditativa del cumplimiento de obligaciones tributarias con el Estado Agencia Estatal de Administración Tributaria
– Certificado del Impuesto sobre actividades económicas Agencia Estatal de Administración Tributaria
– Certificado de datos de identificación Agencia Estatal de Administración Tributaria
– Certificado del impuesto sobre la Renta de las personas físicas Agencia Estatal de Administración Tributaria
– Certificado sobre pensiones públicas exentas Agencia Estatal de Administración Tributaria
– Certificación acreditativa del cumplimiento de obligaciones con la Seguridad Social Tesorería General de la Seguridad Social
– Informe de vida laboral de las empresas Tesorería General de la Seguridad Social
– Acreditación de actividad agraria por cuenta propia Tesorería General de la Seguridad Social
– Informe de vida laboral de persona física Tesorería General de la Seguridad Social
– Informe medio anual de trabajadores en situación de alta Tesorería General de la Seguridad Social

Orden de 02/01/2008, , POR LA QUE SE REGULAN LA COMPOSICION Y EL FUNCIONAMIENTO DE LA COMISION DE
SIMPLIFICACION Y ACTUALIZACION DE PROCEDIMIENTOS PREVISTA EN LA LEY 8/2006, DE 20 DE DICIEMBRE

Deben eliminarse en los archivos de oficina o gestión, y nunca deben pasar a la fase de archivo central:

• La documentación de apoyo informativo, que se ha usado para la resolución de un expediente pero que no forma parte de él (ej.: fotocopias del BOE, catálogos comerciales, fotocopias de otros expedientes, disposiciones normativas, etc.)
• Copias de textos bibliográficos
• Los documentos que han servido para confeccionar un documento definitivo (ej. encuestas, cuestionarios… para elaborar un informe cuyos datos recoge)
• Documentos duplicados (fotocopias)
• Documentos originales múltiples producidos como comunicaciones internas y difusión general entre oficinas. Éstos sólo los deben conservar y remitir al Archivo central la unidad productora, mientras las receptoras las conservarán el tiempo que estimen conveniente en sus archivos de oficina.

Correos electrónicos:

Se recomienda la siguiente práctica:

– Formalizar los mensajes de correo electrónico como documentos completos, huyendo de la comunicación informal y utilizando los documentos de autentificación
necesarios.
– Incluir reglas de valoración dentro de los mensajes formalizados mediante la clasificación funcional y los vínculos necesarios con reglas autoejecutables.
– Eliminar los mensajes no formalizados ni clasificados a los 15 ó 30 días de su envío o recepción.
– Si el mensaje está relacionado con las funciones y actividades asimiladas a un procedimiento, se tratará como documento administrativo.
– Si se trata de un duplicado que ha llegado para nuestro conocimiento es eliminable en el tiempo establecido.
– Si se trata de un borrador que no tendrá valor cuando llegue la versión final, también tendrá un plazo de eliminación.

Documentos electrónicos

Nos referimos a los documentos producto de digitalizaciones, hay que tener en cuenta en qué tipo de expediente se encuentran, definir el original, y conservarlo sólo en un formato, el que se considere original.

– Definición de expediente electrónico
– Definición de procedimiento mixto
– Originales en dos formatos diferentes

Teniendo en cuenta las tres definiciones no debemos almacenar:

– Copias en papel de documentos originales electrónicos.
– Copias electrónica de documentos originales en papel.
– La digitalización de documentos para completar los procedimientos electrónicos debe estar realizada con una metodología de priorización de servicios, con una
herramienta común y que garantice la autenticidad de la copia escaneada.
– Utilización de formato PDF, eliminación de copias en formatos anteriores en los que se haya elaborado el documento.

c) La digitalización de documentos:

La digitalización de documentos de un servicio puede tener distinto uso, según se plantee la tramitación telemática de la totalidad de sus trámites o sólo parte de ellos.

Actualmente en la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha se ofrecen determinados trámites por canal telemático, como la presentación de solicitudes y el aporte de documentos, la notificación, el pago o la aportación de alguna certificación. También se puede ver en algunas áreas el estado en que se encuentra el expediente.

De momento se organiza en “paquetes de servicios telemáticos”, como por ejemplo las solicitudes se tramitan a través del SIACI, que se relaciona con el resto de servicios.

También podemos denominar paquetes telemáticos las soluciones de la Consejería de Agricultura y Medio Ambiente para la tramitación de expedientes de la PAC, Derechos de Pago Único, Registro Vitícola, Reestructuración del Viñedo.

Para poder ver el estado en que se encuentra la tramitación de procedimientos dentro del campo de la administración electrónica, podemos consultar la página www.jccm.es, en atención a la ciudadanía, donde se puede consultar el catálogo de trámites relativo a convocatorias y servicios.

http://www.jccm.es/web/index/programa1212683546762pl/1193043192639.html

Como vemos, sólo se está trabajando en el inicio y parte del trámite, no en la fase de archivo, por lo tanto debemos tener en cuenta que el expediente final es un expediente mixto, por lo tanto debemos identificar correctamente y de forma uniforme toda la documentación, independientemente del soporte en que se encuentren los diversos trámites de un expediente, deben localizarse con los mismos puntos de acceso.

No se puede pasar toda la documentación de papel a digital, sobre todo por los costes añadidos, ya que habría que cubrir un doble gasto en el almacenamiento, ya que hay que en muchos casos habría que conservar también el formato del original.

Por lo tanto vamos a dar unas pautas para la digitalización de documentos de forma que los recursos se usen racionalmente:

– Establecer el esquema de los documentos que entran en el sistema con formato digital original. Sistemas de firma electrónica y sellado de tiempo, que sustituyan la
impresión y posterior escaneado del documento.
– Definir e Identificar los documentos que deben ser escaneados para incorporar al expediente digital, por ejemplo los documentos que debe presentar el ciudadano. Escanear sólo aquellos documentos que se integren a un expediente electrónico. No generar copias electrónicas de originales en papel.
– Optimizar los recursos, impulsando el uso de soluciones e infraestructuras comunes, evitando duplicidad de desarrollos. Se recomienda utilizar el formato de PDF[10].
– Potenciar la interoperatividad entre los organismos, utilizando una estandarización en la identificación de documentos.
– Sólo se consideraran documentos originales digitales los que garanticen la autenticidad, integridad y trazabilidad.
– La Ley 11/2007 prevé la posibilidad de realizar copias electrónicas de documentos electrónicos y además la posibilidad de incorporar al expediente copias de
documentos en papel digitalizados como copias auténticas, siempre que se cumplan los requerimientos y actuaciones previstas en el art. 46 de la Ley 30/1992.
– En el Decreto autonómico 12/2010, arts. 31 y 32 se distingue entre copias electrónicas de documentos electrónicos y copias electrónicas de documentos originales en papel y compulsa electrónica. El art. 33 está dedicado a las copias en papel de documentos emitidos electrónicamente.
– La compulsa electrónica supone un procedimiento de digitalización de la documentación en soporte papel y su comprobación con el original por parte de la
Administración, produciendo una copia en soporte electrónico con los requisitos de autenticidad, integridad, confidencialidad, disponibilidad y conservación necesarios para su validez.

[10] ISO 19005-1:2005: Document management — Electronic document file format for long-term preservation — Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1)

Debe consultarse la NT de Interoperatibilidad de digitalización de documentos, que tiene por objeto establecer los requisitos a cumplir en la digitalización de documentos en soporte papel o en otro soporte no electrónico susceptible de digitalización a través de medios fotoeléctricos

Para que las imágenes puedan tener un tratamiento de archivo:

Con anterioridad a la obtención de imágenes, los documentos deben ser descritos dentro del Sistema de Gestión, bien departamental o bien interdepartamental, con referencia, contextual, de procedencia, de autenticidad, integridad y referencia temporal.

A partir del fichero maestro se creará un fichero de consulta en formato PDF.

Previamente a su conservación en el repositorio correspondiente, se revisará cada una de las imágenes que componen el fichero con la finalidad de que todos los documentos estén referenciados de la misma manera.

Como ejemplos de programas de digitalización, podemos citar el Portal del Empleado, digitalizando los expedientes personales de todos los empleados públicos. Es un programa a largo plazo, que permite la consulta inmediata de los expedientes, con claves de acceso que garantizan la confidencialidad de la información. Está pensado como sistema de gestión de documentación en fase activa y semiactiva. Los documentos digitalizados son copias para consultas, nunca sustituyen al original en papel.

El Archivo de Castilla-La Mancha está llevando a cabo proyectos de digitalización de documentos seleccionados desde dos puntos de vista, el volumen de consultas y la sustitución de soportes con la finalidad de facilitar la consulta vía Web. Para lo cual se ha creado una colección digital de copias escaneadas que sólo sustituyen al original para consulta y copia.