5. ORGANIZACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE ACLM:

5.1. Documentos de JCCM:

La documentación del Archivo de Castilla-La Mancha procede en su mayoría de la gestión administrativa y está organizada siguiendo el ciclo de vida de los documentos. Los documentos son el resultado de los trámites y tareas de los procedimientos administrativos. El tratamiento documental se inicia en la fase de archivo, es decir, el final del procedimiento. Dado el gran volumen de documentación de la institución, la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha desde su creación hasta el momento actual, es necesario hacer una primera clasificación para poder trabajar el conjunto de documentos de forma lógica y ordenada, los fondos documentales. Tal como podemos ver en la Web de ACLM, la clasificación en fondos obedece a las grandes funciones de gestión documental, que veremos más adelante. Por lo tanto
hablaremos, por ejemplo, del fondo de Hacienda, del fondo de Bienestar Social, etc.

Antes de entrar en la fase de archivo, en la tramitación de los expedientes y documentos, desde el inicio, se utilizan sistemas de información y de gestión documental que controlan el procedimiento según las fases en que se encuentre. Son sistemas automatizados, unos de carácter interdepartamental, es decir comunes a toda la administración, como el Registro Único, el SIACI, para la tramitación de solicitudes y el TAREA, como sistema único de contabilidad pública, y otros de carácter departamental con más o menos desarrollo informático dependiendo del plan de implantación de administración electrónica. Los sistemas departamentales de información o control de la documentación pueden ser bases de datos simples o llegar a crear un sistema desarrollado como SEICA, que es el sistema de gestión de
expedientes de la Consejería de Agricultura y Medio Ambiente. Estos sistemas controlan la documentación mientras está en trámite y pasan a formar parte de archivos electrónicos en dispositivos de memoria a corto plazo o repositorios digitales (fase activa de la documentación).

En el ámbito de función pública, también se han generado entornos electrónicos donde se tramitan procedimientos que sólo tienen valor en la primera fase del ciclo de vida de los documentos, como los sistemas de gestión de personal referidos a solicitud de días (vacaciones, días de asuntos propios, incidencias….), en la formación continua se han desarrollado el sistema de tramitación de cursos telemático.

Podríamos seguir con varios ejemplos, pero por último dentro de Función Pública se han creado sistemas de gestión electrónica dentro del Portal del Empleado, donde se puede acceder a la nómina electrónica, certificados de IRPF, Ayuda Social, etc. incluso acceder al expediente personal digitalizado.

5.2 La identificación de los documentos dentro de los sistemas de información y tramitación de expedientes:

Existen varios puntos en común en la gestión de la información, independientemente del tratamiento más o menos automatizado que se emplee para su control y localización.

En primer lugar vamos a dejar asentados varios conceptos para entender el tratamiento de la documentación en la fase de archivo, teniendo en cuenta que no existe una normalización en la definición de los tipos documentales, desde el archivo se ha trabajado en una clasificación con el fin de poder identificar las series documentales.

a) Documento administrativo:

Los documentos administrativos se definen como el soporte material por el que se materializan los actos administrativos.

Cumple por tanto dos funciones; por un lado es un instrumento de constatación que permite comprobar el desarrollo de una actuación administrativa y por otro es un instrumento de comunicación, ya que los documentos administrativos permiten la traslación del contenido de los actos a otros órganos o unidades de la Administración, a otras administraciones o a terceros interesados.

Su emisión es válida:

– Son emitidos por un órgano administrativo identificado en el membrete del documento, cuando se utiliza papel oficial y además el órgano es reconocido en el sello. Deben aparecer los datos generales de identificación que proporcionan al destinatario la identificación correcta del órgano emisor.

– Lleva la identificación del responsable del órgano, que tiene autorizada la firma por una norma de carácter legal aunque esté delegada en ciertos actos administrativos. Es la firma oficial que autentifica el documento. El sello debe aparecer junto a la firma.

– Siempre tienen que estar fechados, todos los documentos se realizan en un tiempo concreto, día, mes, año y lugar de expedición.

– Llevan un código que permite hacer referencia al número de expediente por lo tanto permiten identificar el tipo de documento, bien en la referencia o bien el título, que no es otra cosa que la clasificación del documento.

– El cuerpo del documento incluye la exposición de motivos y la disposición.

Producen efectos frente a terceros o en el ámbito de la propia administración.

Los documentos administrativos más abundantes en el archivo son aquellos emitidos en el marco del procedimiento administrativo, entendiendo que no son los únicos que pueden ser emitidos por la Administración.

b) Clasificación de los documentos existentes en los archivos administrativos según su contenido

Esta clasificación se ha hecho desde el punto de vista del archivo con el fin de poder identificar las series documentales (ver anexo):

– Correspondencia

– Documentación, información y comunicación

– Estadísticas

– Expedientes

– Documentos de constancia

– Documentos de decisión

– Peticiones

– Documentos gráficos

– Reuniones

– Ficheros de datos

c) El expediente administrativo:

Conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedentes y fundamento a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarlas. Los procedimientos administrativos dan lugar a los expedientes pero debemos diferenciar el procedimiento del expediente. El expediente es el conjunto ordenado de documentos que se han generado en la tramitación de un procedimiento.

Por lo tanto en el expediente se incluyen:

– Documentos administrativos
– Documentos presentados por el interesado: las solicitudes, los documentos acreditativos de identidad así como los que acreditan reunir las condiciones exigidas por la administración en cada procedimiento. Además los ciudadanos pueden presentar, quejas, reclamaciones y sugerencias

Organización interna: Los documentos de un expediente están ordenados de acuerdo con las fases del procedimiento (Inicio, ordenación, instrucción y finalización), generalmente será un orden cronológico, a medida que se van produciendo los documentos, de acuerdo a la norma que lo regula.

Desde el punto de vista de la clasificación archivística hay que tener en cuenta la siguiente división:

• Expedientes sometidos a procedimiento: representan las actuaciones y diligencias previstas en la norma que regula el trámite para la resolución administrativa de un asunto.

• Expedientes no reglados: responden a asuntos cuya actuación no está sometida a procedimiento y surten efectos con fines de estadística, constancia o información.

Documentos que forman parte de un expediente:

d) El soporte original de los documentos:

– Soporte papel
– Soporte electrónico
– Documentos digitalizados (sólo si se consideran copias auténticas)

El documento, como hemos explicado al principio del tema es la información, soportado en un formato que debe ser tenido en cuenta a la hora de la fase de archivo, el tratamiento automatizado para su localización es el mismo; y como veremos varía la forma de archivo físico, puesto que los documentos en papel se instalarán en un depósito o local con instalaciones al efecto y los documentos electrónicos se almacenan en repositorios digitales.

e) Tipos de expedientes según el soporte:

– Expedientes en papel
– Expedientes mixtos
– Expedientes electrónicos

Lógicamente, tras ver los tipos de soportes, en el momento actual nos encontramos con estos tres tipos de expedientes desde el punto de vista del soporte, pero no del contenido, el valor de los documentos es el mismo, por lo tanto deben tener unos puntos comunes de tratamiento documental con el fin de recuperarlos en conjunto sin perjuicio del lugar de almacenamiento (físico o digital).

f) Características comunes:

Todo documento debe estar identificado en un sistema, independientemente del soporte en que se encuentre. Los sistemas de control de documentos deben estar estructurados de la siguiente manera:

– Información de referencia
– Información del contexto
– Información de procedencia
– Información de autenticidad
– Información de integridad
– Información del tiempo (fechas)

g) Actualmente la información está recogida en diferentes sistemas de gestión de documentos:

– El Registro Único
– El catálogo de procedimientos
– La identificación del documento en el programa TAREA
– Identificación de los documentos en los programas de gestión documental utilizados por los órganos gestores
– Identificación de los documentos en el Sistema de Gestión documental de ACLM (en fase de archivo).

h) Elementos comunes para recuperar la información:

Como conclusión vamos a citar los sistemas de de acceso codificados (estandarizados) existentes actualmente en JCCM para localizar la información. Son comunes a todos los órganos administrativos, no están interrelacionados entre si con herramientas informáticas, pero todos ellos forman un conjunto que debe ser controlado en la gestión de expedientes.

– Nº de Registro de Entrada.
– Código SIACI (solicitudes).
– DNI ciudadano/ NIF.
– TAREA.
– Presupuestos Generales de JCCM (partida presupuestaria)
– Nº de Referencia de control de expedientes en sistemas departamentales.
– Herramientas informáticas de gestión documental con puntos de acceso para la recuperación de la información.
– Sistema de Gestión ACLM.

El siguiente paso debe tratar de llegar a conseguir que exista un sistema de gestión global de procesos y trámites. Para ello se diseñarán aplicaciones informáticas de flujos de trabajo o Workflows, es decir, un conjunto de tareas ejecutadas de forma secuencial o en paralelo por distintos miembros para la consecución de un mismo objetivo. Los flujos de trabajo de la administración incluyen en su secuencia de tareas la gestión de documentos. La gestión de procesos documentales, conlleva contar con unas soluciones informáticas capaces de satisfacer las necesidades los usuarios, automatizando el intercambio de información entre los participantes y de acuerdo a las normas establecidas a priori. La gestión de aquellos procesos que requieren el intercambio y revisión de documentos por distintas personas se puede automatizar, facilitando la gestión y el control de la información. De esta forma, se evita tener que manejar grandes volúmenes de papel, logrando un conocimiento real de los costes y su reducción respecto a los procesos manuales, permite una visión global de los procesos corporativos, un mejor entendimiento del procedimiento completo y el control total del cumplimiento de estándares. Existirá además un sistema de gestión de archivos digitales basados en una indización a priori con un vocabulario controlado mediante descriptores o palabras clave o bien utilizando tesauro elaborado al efecto o utilizando tesauros ya existentes y adaptándolos como por ejemplo
EUROVOC[5]

i) El catálogo de procedimientos

A la vez se está trabajando, desde la Oficina de Calidad, en el control de de acceso no estandarizados sobre los órganos administrativos con el fin de llegar en un futuro a gestionar la documentación de manera más o menos homogénea, con el fin de implantar los criterios del Esquema Nacional de Innteroperatibilidad en el ámbito de la Administración electrónica.

La Oficina de Calidad está trabajando en la creación de un listado de procedimientos con el fin de crear una base de datos de información referente a todos procedimientos administrativos gestionados por JCCM.

http://www.jccm.es/web/index/programa1212683546762pl/1193043192639.html

El objeto de los Catálogos de Procedimientos es identificar, racionalizar, simplificar, automatizar y poner a disposición de los ciudadanos aquellos procedimientos administrativos que sean susceptibles de ser tramitados por medios telemáticos.

Una vez identificados los procedimientos, y los trámites correspondientes deben ser agrupados en una familia.[6]

[5] EuroVoc es un tesauro multilingüe cuya función primera es el tratamiento de la información documental que generan las instituciones de la Unión Europea. Se trata de un tesauro multidisciplinario que cubre ámbitos suficientemente amplios para dar cabida no sólo a los aspectos comunitarios, sino también a las perspectivas nacionales, con un perceptible acento en la actividad parlamentaria.

[6] Familia: la agrupación de procedimientos administrativos atendiendo a criterios genéricos de similitud por razón de esquema de tramitación, documentación de entrada y salida de la información, dejando al margen criterios de semejanza en la materia objeto del procedimiento, órgano competente u otra información análoga