7. LA GESTIÓN DOCUMENTAL DENTRO DE LA PRODUCCIÓN ADMINISTRATIVA:

La implantación de un sistema único de gestión documental incluye:

– Finalización del expediente
– Ingreso de expedientes en el Sistema de Gestión de Archivos
– Las transferencias de documentos
– Consultas, préstamos y copias                                                                                                                                                                                                                                                          – Instalación

Para la seguridad de la información es fundamental establecer niveles de acceso al sistema de gestión de archivos:

– Gestor del Sistema (Servicio de Informática)
– Mantenimiento del Sistema (Servicio de Informática)
– Administrador del Sistema ( ACLM)
– Autores o generadores (módulo de oficinista)
– Almacenamiento, clasificación, indización y recuperación de la información (módulo de archivero).

7.1. La formación de usuarios del sistema:

La implantación del sistema de gestión de los documentos administrativos y de archivo se realiza mediante la previa formación de usuarios, es decir, cursos programados para el personal administrativo responsable del archivo de cada unidad o servicio administrativo.

Esta formación se ha programado conjuntamente con la Escuela de Administración Regional. El primero que corresponde al curso básico de gestión de los documentos administrativo, y el segundo, gestionado directamente por el archivo de Castilla-La mancha sobre el Sistema de Gestión Documental de ACLM para la automatización de los archivos de las diferentes unidades a través del módulo de transferencias de la aplicación informática del Archivo.

La experiencia demuestra que la formación adecuada y específica, lejos de las propuestas generalitas, basada en un programa concreto prácticas especialmente elaborados para la ACLM, son la herramienta esencial para asegurar el éxito de la aplicación del tratamiento archivístico uniforme y perdurable en sus distintas fases.

7.2. Finalización del expediente:

– Casi todos los documentos forman parte de un expediente. Se entiende por expediente administrativo un conjunto ordenado de documentos generados por una unidad u oficina (productor) en la resolución administrativa de un mismo asunto.
– Todos los documentos y expedientes forman parte de una serie. Se entiende por serie al conjunto de documentos y expedientes generados por una unidad u oficina resultados de una misma gestión, actividad o procedimiento.
– Dentro de una serie los expedientes deben estar individualizados, ya que cada uno se refiere a la resolución de un asunto, es decir, debe abrirse un expediente para cada asunto (ej.: un expediente para cada persona, para cada obra, para cada acta, para cada petición de traslado, para cada convocatoria de oposiciones)                            – Debe determinarse el título oficial del expediente, que suelen estar establecidos en normativas, reglamentos, en la propia documentación, etc. El título debe identificar el tipo de información que contiene, y una vez determinado su título debe mantenerse en el tiempo.
– La denominación de la Serie Documental será facilitada por el Archivo.
– Los criterios para la formación de un expediente deben ser uniformes, constantes y conocidos por todo el personal de la unidad.
– Debe evitarse la desmembración y dispersión de los expedientes y la creación de falsas series documentales.
– Hay que evitar la duplicidad de expedientes.
– Es necesario que no se extraigan documentos originales de los expedientes, se pueden hacer fotocopias, tanto si es para iniciar un nuevo expediente como para satisfacer petición de los interesados. Ante la necesidad de realizarlo, deje una hoja testigo con los datos del documento, día y persona a la que se lo ha prestado.
– Cuando un expediente ya resuelto sirva de modelo o antecedente para la resolución de otros, no debe usarse el original, sino una copia. Dicha copia debe ser entendida como documentación de apoyo informativo, y será destruida cuando concluya su utilización.
– Los expedientes iniciados por un negociado y continuados por otro deben entenderse como producción documental de la unidad que lo inicia, a la que debe retornar una vez finalizada su tramitación.
– La documentación referente a información, comunicación, publicaciones, es decir documentos de apoyo informativo, por ejemplo fotocopias del BOE, catálogos comerciales, fotocopias de otros expedientes, disposiciones normativas, etc. debe conservarse mientras constituyan fuente de información para las oficinas, después deben destruirse.
– La correspondencia emitida o recibida durante la tramitación de un expediente forma parte del expediente y no se puede archivar a parte. Hay que tener en cuenta que todo no es correspondencia, aunque venga por correo, y que muchos documentos pasarán a formar parte de su expediente, aunque hayan pasado por Registro. Sólo los documentos que no formen parte de un expediente, de forma excepcional se organizaran con la serie “correspondencia.
– La correspondencia, como norma general, no se archiva por “entrada” y “salidas” ya que rompe la unidad de los escritos e impide saber lo que se contestó en cada caso. Cada documento se une a su respuesta.

7.3. Las transferencias de documentos: Ingreso de los documentos dentro del Sistema Automatizado de gestión de Archivos.

Tienen el carácter de un procedimiento administrativo especial de las Administraciones Públicas consistente en la entrega, ordenada y relacionada por escrito, de los documentos de un archivo a otro, así como del traspaso de las responsabilidades relativas a su custodia y conservación.

Plazos.

1. Los órganos de las Administraciones Públicas y demás entidades integradas en el Sistema de Archivos transferirán su documentación de acuerdo a los siguientes plazos:

a. Los archivos de oficina custodiarán un documento un máximo de cinco años, transcurrido este plazo lo transferirán al archivo central que les corresponda.
b. Los archivos centrales custodiarán un documento un máximo de quince años, transcurrido este plazo lo transferirán al archivo intermedio que les corresponda.
c. Los archivos intermedios custodiarán un documento un máximo de treinta años, transcurrido este plazo lo transferirán al archivo histórico definitivo que les corresponda.

2. A efectos del inicio del cómputo de los plazos máximos anteriores, los expedientes administrativos constituyen una unidad documental, tomándose como fecha inicial la fecha de la resolución o acto que ponga término al procedimiento. Cuando se trate de expedientes de información y conocimiento, en los que no exista resolución o acto que ponga fin al procedimiento, se computará el plazo para realizar la transferencia a partir de la fecha del primer documento.
3. Las transferencias de ficheros automatizados se regirán por el régimen general de transferencias de documentos. El plazo se computará a partir de la fecha del primer dato introducido

Módulo de transferencias de la aplicación informática de ACLM:

Hemos hablado a lo largo del tema de las transferencias de documentos, y ahora vamos a concretar este procedimiento, que tiene una importancia capital para que el sistema de archivos funciones, ya que garantiza el paso de la documentación de un archivo a otro, de acuerdo con unas normas, de forma que evita el colapso de las oficinas con documentos que no utilizan con frecuencia impidiendo organizar los expedientes que se están tramitando en ese momento.

Los documentos que ya están tramitados han entrado en una segunda etapa de su ciclo vital y es el momento de realizar la transferencia al Archivo Central del organismo al que pertenece la oficina o unidad administrativa.

El primer paso fundamental para transferir documentación desde los archivos de oficina al archivo central es ponerse en contacto con la persona encargada del archivo, con el tiempo suficiente para que pueda ser preparada la recepción del envío y la reserva de espacio necesaria.

El Archivo de Oficina es el que debe preparar la transferencia siguiendo las indicaciones del Archivo Central:

– Preparación de los documentos, revisando los expedientes para asegurarse de que están completos.
– Preparación de las cajas de archivo definitivo en las que se instalará la documentación para ser traslada al Archivo Central, numerándolas correlativamente y señalando el número que le corresponde con una etiqueta en el exterior de la caja. (este número será el “código de identificación de la caja”, de esta forma se identifica la situación de la misma en cada momento para poder ser encontrada sin dificultad alguna).
– Cumplimentar un formulario informatizado integrado en el Sistema General de Información del Archivo de Castilla-La Mancha, denominado “módulo de transferencias”, donde se incluye información sobre los documentos que se envían al archivo con el fin de localizarlos con facilidad. En este formulario se indica el nombre de la unidad administrativa, la institución a la que pertenece y se detallan el contenido de cada una de las cajas que han sido identificadas con un número, tal y como se ha especificado en el párrafo anterior.

La Relación de entrega:

El sistema informático de e gestión de ACLM, como ya se ha explicado anteriormente, tiene como misión esencial y primera registrar y describir los expedientes y documentos en su fase de tramitación, operación que debe ser realizada por los mismos usuarios de los archivos de oficina, el personal administrativo de cada unidad, así les permite controlar y recuperar fácilmente la información desde su inicio.

La operación de transferencia está totalmente informatizada con el sistema. Estas actuaciones siempre se inician, como ya hemos dicho, previo contacto con el Archivo Central correspondiente, quien supervisa las operaciones y las condiciones de la documentación a transferir.

El Módulo de usuario de oficina:

El Módulo de archivero: control de entrada de documentos:

Esquema resumen del proceso de transferencias:

7.4. Préstamo y Consulta de documentos. Búsqueda de la información.

La Herramienta de búsqueda del sistema de ACLM: ofrece una gran variedad de campos como puntos de acceso para la consulta de expedientes y documentos. El resultado exacto de la consulta efectuada será siempre el reflejo de la planificación adecuada de la descripción de expedientes y documentos, conscientes de la explotación máxima que el sistema nos ofrece para realizar las consultas y recuperación de información en todos los campos descritos.

Pantalla de la Herramienta de Búsqueda:

Siempre teniendo en cuenta la Protección de Datos es necesaria la gestión de los accesos, para asegurar la confidencialidad:

a) Consulta desde el módulo de oficinista: acceso a los documentos de la unidad administrativa productora

b) Consulta desde el módulo de archivero

El sistema de gestión de archivos facilita la consulta y el préstamo a los organismos productores que la requieran con fines de tramitación o información administrativa, bien proporcionando el expediente original, dando información sobre los datos del contenido o proporcionando copias, siempre utilizando los medios que permitan la
celeridad, la eficacia y la eficiencia.

La experiencia ha demostrado que las consultas se refieren a dos aspectos:

– Consulta de expedientes
– Consulta de información general sobre los procedimientos administrativos

El préstamo de documentos es un procedimiento interno:

– Sólo se prestan documentos a las unidades administrativas que los han producido.
– Nunca pueden salir los documentos fuera de las instalaciones de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha, salvo casos excepcionales (préstamos extraordinarios) por motivos de difusión u otros, que llevan expediente a parte.
– Mientras dure el préstamo, la unidad administrativa solicitante será la responsable de la integridad del documento.
– El procedimiento se inicia poniéndose en contacto con el responsable del archivo por medios electrónicos (e-correo) que llevará el control de las mismas a través de la aplicación informática integrada en el módulo de control del archivero.

El módulo de préstamo de documentos es una de las implementaciones del sistema en el que actualmente se está trabajando. Esta función permite desde el módulo de control del archivero cumplimentar una ficha para cada usuario que solicita el expediente con la información relativa a la documentación, los plazos de préstamo, los datos del usuario y la lista de los documentos en circulación, aspectos todos ellos que permiten al Archivo ejercer un control real de los préstamos y, en caso de demora de su devolución, el envío automático de la reclamación. En la actualidad esta operación aún se realiza manualmente creando cada registro nuevo con los datos del formulario de préstamo enviado por los usuarios, disponible a través de la página Web de ACLM que será enviado por correo electrónico al responsable del archivo.

La Consulta de documentos garantiza el derecho de acceso de los ciudadanos a los archivos y registros. Es un servicio ofrecido a la propia administración, a los ciudadanos, los profesionales y las empresas

El objeto es facilitar a toda la ciudadanía y a las empresas la consulta de la información generada en todos los procedimientos y servicios administrativos. El personal al servicio de los archivos públicos es el responsable de delimitar el acceso a la información de aquellos documentos restringidos por las disposiciones legales.

La consulta se realiza en las propias instalaciones de los archivos, existen formularios de solicitud de los ciudadanos, ya que se trata de documentación administrativa. Estos formularios están en la Web de JCCM, a través del servicio SIACI:
http://www.jccm.es/web

AUTORIZACIÓN DE CONSULTA DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO DE CASTILLA-LA MANCHA ≥

Esquema resumen del proceso de consultas y préstamos:

7.5. Las copias de documentos:

El derecho de acceso conlleva el de obtener copias o certificaciones de los documentos.

De acuerdo con los medios técnicos disponibles, el Archivo proporciona la reproducción de la documentación que custodia, respetando la normativa de acceso y de derechos de autor, y siempre que las condiciones de conservación de los documentos lo permitan.

La obtención de copias de los documentos de uso más frecuente, que han sido digitalizados o proceden de ficheros informáticos se puede descargar desde la WEB.

a) La cartografía referente a los Montes de Utilidad Pública cuyo formato original es papel se puede consultar en la Web del Archivo de Castilla-La Mancha.

b) Los archivos informáticos que, de entre la cartografía digital propiedad de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha, obren en poder de esta Consejería y sean susceptibles de ser cedidos a terceros en función de la sensibilidad de su contenido. En algunos casos pueden solicitarse también salidas gráficas en papel. Disponible en la WEB en Atención a la ciudadanía:
http://www.jccm.es/web

SOLICITUD DE CARTOGRAFÍA >

c) Otro ejemplo es el acceso a las colecciones fotográficas propiedad de JCCM, que se pueden consultar en el Archivo de la Imagen de Castilla-La Mancha, gestionado por la Consejería de Educación y Cultura.

http://clip.jccm.es/archivo_de_la_imagen/es/micrositios/inicio.cmd