9. LA INSTALACIÓN:

Sólo vamos a tratar la instalación física de los documentos en papel, ya que el Archivo de documentos electrónicos en repositorios digitales, que incluyen desde los discos duros de almacenamiento de los documentos que se reciben o se generan hasta las aplicaciones corporativas, son tratados por los departamentos de informática, utilizando estándares abiertos que garanticen el intercambio de datos entre sistemas.[11]

La ordenación física de los documentos electrónicos es de escasa importancia, tanto para la conservación de datos relativos al contexto como para la recuperación de dicho documento. La organización intelectual o lógica, sin embargo, es absolutamente necesaria para la comprensión del documento electrónico y para la conservación de su contexto y su accesibilidad. Las relaciones lógicas de un documento dependen de los atributos físicos y de otra información contextual que genera el software.[12]

[11] EAD(Descripción Archivística Codificada, es un estándar para codificar instrumentos de descripción archivística por medio de SGML (Standard Generalized Markup Language, ISO 8879:1986) y XML (eXtended Markup Language), mantenido en la Network Development and MARC Standards Office de la LC (Library of Congress, Biblioteca del Congreso de Estados Unidos) en colaboración con la Society of American Archivists (EAD Working Group).

[12] DOLLAR, C. M. (1992). Archivistica e Informática: L’Impatto Delle Tecnologie Dell’Informazione Sui Principi e Sui Metodi Dell’Archivistica. Macerata: Publlicazioni dell’Università

9.1. Las unidades de instalación:

La instalación consiste en el alojamiento físico de los documentos en las estanterías mediante unidades de instalación (cajas de archivo definitivo). De una instalación adecuada y bien gestionada depende la agilización del servicio y la conservación adecuada de los documentos.

Antes de incluir los expedientes en las cajas para su envío al archivo, hay que tener en cuenta:

– Los documentos dentro de cada expediente deben estar ordenados siguiendo el procedimiento administrativo, que en general coincide con una secuencia cronológica.
– Los expedientes tienen que estar ordenados, y deben estar identificados dentro del Cuadro de Clasificación de Series Documentales.
– Deben ir ordenados siguiendo el criterio utilizado en las bases de datos de gestión departamental, tanto con su contenido como la codificación asignada a los mismos.
El orden lógico de la codificación suele ser cronológico, albafético o una combinación alfanumérica.

Los expedientes se introducen dentro de las cajas y cada una de las cajas constituye una unidad, que será a la que se le asigna un número secuencial que se denomina signatura y será la referencia física de la localización del expediente. Los expedientes que hay dentro de cada caja deben ir debidamente identificados, es decir deben ser guardados dentro de las cajas de acuerdo al orden original de los mismos dentro de la oficina.

Para los documentos de tamaños diferentes al estándar de cajas de archivo definitivo, se utilizaran sistemas específicos para formatos especiales. El caso más frecuente es la utilización de planeros.

Las transferencias ordenadas de cajas permiten una instalación adecuada en los depósitos de archivo, es decir, los lugares adaptados para almacenamiento de documentos. El Archivo de Castilla-La Mancha gestiona los espacios disponibles en las distintas instalaciones de las Consejerías, Delegaciones, oficinas Comarcales y demás espacios destinados archivo en los edificios propiedad de JCCM en toda la región.

En el momento de realizar una transferencia, además de utilizar el módulo de gestión antes descrito, también conlleva un trabajo físico, consistente en instalar adecuadamente los expedientes dentro de las cajas y signaturando o referenciando cada envío con un número correlativo que comenzará siempre por el número 1 en cada transferencia, quedando identificado en la etiqueta externa de la siguiente manera:

Cuando los documentos pasan a otra fase de archivo, se referenciaran tanto en la base de datos, como de forma externa en la caja, de manera que tengamos establecida toda la concordancia de signaturas, reflejando el paso de un archivo a otro, también en el exterior de la caja, para no perder nunca la localización física.

9.2. Espacios destinados a archivo dentro de los edificios públicos:

La correcta planificación de las instalaciones del archivo, tanto si se considera la construcción de un edificio de nueva planta, cómo la adecuación de un edificio antiguo, es una cuestión esencial para facilitar las actividades archivísticas que se van a desarrollar.

En las previsiones iniciales para la instalación de un archivo, se tiene que hacer la reserva del espacio suficiente para los servicios que ofrece y una previsión de suelo que tenga en cuenta el crecimiento de sus fondos. La falta de este espacio suele ser uno de los problemas más graves que condiciona su organización y reduce la efectividad de sus servicios.

Es importante estudiar los accesos y la seguridad de las instalaciones. Deben contar con unos espacios bien determinados, que responden a funciones principales (recoger, custodiar, conservar e informar). Así pues, es imprescindible distinguir, como mínimo, tres áreas o zonas de trabajo, un área de depósitos documentales y un área de servicios técnicos.

Área de depósitos documentales: La planificación de la instalación del archivo en las dependencias administrativas incluye la previsión de un espacio suficiente destinado al almacenamiento de los fondos documentales. Es recomendable hacer un estudio exhaustivo que tenga en cuenta todos los requisitos sobre el crecimiento documental de los fondos, las características arquitectónicas del lugar escogido, las condiciones ambientales, los aspectos funcionales, etc. La finalidad no es otra que proporcionar la seguridad y el control eficaz de los fondos documentales, permitir el almacenamiento y la recuperación rápida de los documentos.

Las estanterías para instalar las cajas pueden ser fijas o compactas de raíles.

Los depósitos son parte del área reservada del archivo, de su uso exclusivo, destinados a la conservación de la documentación. Si todo el edificio debe reunir las características arquitectónicas de seguridad, en el depósito deben extremarse.

Hay que conjugar dos factores:

– La facilidad de acceso para recibir transferencias documentales.
– Acceso controlado.

Mobiliario

Las estanterías son el componente esencial de los depósitos. Las estanterías serán metálicas, incombustibles, inocuas, sólidas, sin elementos cortantes ni punzantes, cómodas de manejar y con capacidad para desplazarse en altura cada 25 mm.; con los laterales cerrados y las divisiones interiores abiertas. La altura, para que sean accesibles sin escalera, será de 1,90 m. El ancho de cada módulo será de 1 m., y el fondo de las baldas de 40 cm. Los bloques de estanterías tendrán una separación de 1,20 m., y entre cuerpos 0,80 m. Si las estanterías son móviles, además de necesitar un pavimento perfectamente horizontal, como sólo hay uno o varios cuerpos fijos y los demás se desplazan sobre raíles por un motor o mecanismo manual, se ahorra el espacio de los pasillos. El mayor volumen de la documentación será en papel, pero hay que prever la existencia de otro tipo de material como películas, material magnético, que requerirán almacenaje especial. Los planeros, por ejemplo son ya un
elemento normalizado; y ahora se pueden adquirir armarios de seguridad antitérmicos y magnéticamente seguros para todo tipo de material magnético. Los envases y cajas que se utilicen serán de cartón no ácido y resistentes, sólidos, con uno de los lados abatibles para mayor facilidad de uso, y de dimensiones normalizadas (38 x 28 x 12 o DINA-4).

Condiciones de instalación: peligros y prevenciones

• Las condiciones ambientales han de vigilarse constantemente para evitar deterioros en la documentación.
• La temperatura del depósito no debe ser inferior a 15ºC. ni superior a 21ºC, siendo lo ideal 17-18ºC, con oscilaciones inferiores a + 3ºC.
• La humedad relativa se situará entre 45 y 65%, con unas variaciones + 5%.
• La relación entre humedad/temperatura también tiene que ser constante. Ha de evitarse la incidencia de la luz solar en la documentación por lo que si hay vanos se instalarán en ellos filtros solares permanentes.

Para facilitar la limpieza del polvo, los revestimientos de las paredes y suelos serán sintéticos. La iluminación, incandescente, será suficiente con 100 lux a nivel de pavimento. Se situarán 60 W. cada 2 metros en los pasillos entre estanterías y 75 W. cada 4 ó 5 en los pasillos centrales. Un interruptor general a la entrada y varios parciales en los pasillos así como tomas de electricidad con cubierta de seguridad son otros requisitos de la instalación eléctrica.

En cuanto a la prevención, detección y extinción del fuego, los materiales empleados tienen que ser incombustibles. Se instalará un sistema de detección automática de humos así como pulsadores de alarma. También habrá extintores portátiles de polvo trivalentes.

El depósito tiene que estar aislado del resto de las dependencias, y evitaremos que pasen por su recinto conducciones eléctricas. Las salidas de emergencia estarán bien señalizadas y las puertas metálicas cortafuegos con cerraduras antipánico deben ser holgadas para que no se bloqueen con el calor. Así mismo debería implementarse un plan de evacuación de emergencia de la documentación.

Por lo que se refiere a los factores biológicos degradantes (insectos, roedores y microorganismos), la prevención se concreta en instalaciones herméticas, control de las condiciones ambientales y limpieza regular, que incluye desinfección y desinsectación, de los depósitos, que al menos debe ser una vez al año. Habrá que controlar en qué condiciones están los documentos que se ingresan, y si es necesario desinsectarlos previamente en la sala de trabajo.

9.3. Buenas prácticas para la conservación adecuada de los documentos en papel:

Estudiado el espacio y la localización de los depósitos en los edificios administrativos de la región y su ubicación dentro de cada una de las poblaciones, la administración del espacio de depósito se ha adaptado a las exigencias de cada unidad administrativa ofreciendo la posibilidad de ejercer la distribución de los espacios disponibles asignando un código a cada depósito, intentando una organización continua de las unidades de instalación dentro del depósito concreto, intentando eliminar distribución por secciones o estanterías.

La instalación continua de las cajas de archivo es un sistema que facilita la localización y ahorra espacio. Este sistema topográfico es utilizado tradicionalmente por la práctica archivística.

• Los documentos importantes no se perforan nunca.
• No se ha de forzar la capacidad de las carpetas ni de los archivadores. Si es necesario, se abrirán varias carpetas y se numerarán.
• Evitar el uso de elementos metálicos para unir los documentos importantes (grapas, fastener, etc.), gomas elásticas ni carpetas o camisas de plástico.
• Utilizar el material de oficina más aconsejable para garantizar la perdurabilidad de los documentos: papel permanente, clips de plástico, cola de celulosa, etiquetas
de papel engominado, cajas de cartón neutro, hojas y cajas de formatos normalizado (DIN A4 o DIN A5), armarios y contenedores metálicos.
• No situar los documentos al lado de las ventanas ni cercanos a los fluorescentes. La luz no debe incidir directamente sobre el papel.
• No archivar documentos en zonas por donde pasen cañerías o existan humedades.
• Utilizar carpetillas y contenedores (de papel, cartulina o cartón).
• Archivar los documentos lejos de fuentes de calor directo.
• El punto fundamental para conservar la documentación es hacer bien el cierre del expediente:

– Cuando termina la tramitación tanto en soporte papel como en electrónico, siempre han que comprobar que el expediente está completo
– Para asegurar su conservación y acceso el expediente deberá ser archivado
– A partir del momento del cierre del expediente y en función de los plazos que marque el procedimiento, se pasan todos los expedientes cerrados al sistema de gestión del Archivo de Castilla-La Mancha.

INSTALACIÓN DE DOCUMENTOS EN PAPEL EN EL ARCHIVO DE OFICINA.

La elección de determinado material y mobiliario, es muy importante a la  hora de creación de un archivo de oficina, puede ser determinante para el éxito del sistema de archivo.

IDENTIFICACIÓN DE LAS CAJAS

INSTALACIÓN EN LA FASE DE ARCHIVO CENTRAL

Con el objetivo de ahorro de espacio, lo más aconsejable es la instalación de armarios compactos, se trata de un sistema móvil de almacenaje que a diferencia de las estanterías fijas sólo necesita un pasillo de servicio, permitiendo aprovechar al máximo la superficie del local aumentando la capacidad de archivo hasta un 60 %.